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Explota tu Agenda para dar un Seguimiento Implacable


Una organización eficaz se caracteriza por hacer un seguimiento “implacable” de todos tus asuntos. No hay lugar aquí para confiarse en la memoria. Todos y cada uno de los temas de los que eres responsable deben ser monitoreados de manera fiable y persistente sin soltar presa hasta cerrarlos.



Para que tu organización funcione es indispensable un seguimiento a toda prueba. No hay opción: tiene que ser implacable. Que no deje cabos sueltos hasta que el tema en cuestión quede completamente cerrado.

El seguimiento constante genera confianza porque aquellos que te pidan algo sabrán con certeza que no quedaron sin la debida atención. Significa no perderle pisada a los temas y asegurarte que se mantienen en el curso de tu plan o que te puedas dar cuenta a tiempo que debes modificarlo porque no refleja la realidad.


Ahora bien, la pregunta del millón es:

¿Cómo armar ese seguimiento tan sólido que quieres?


La respuesta es simple: 

Domina el Uso de la Agenda 

En primer lugar el calendario te permite establecer revisiones a intervalos regulares con  fechas específicas.

Las listas de tareas te ofrecen a su vez un mecanismo sencillo para definir de manera flexible las revisiones que hagan falta y los puntos de control que te ayuden a contrastar el grado de avance de tu plan. Así podrás hacer correcciones y tomar las acciones pertinentes. Esto hace a la flexibilidad y adaptabilidad de tu sistema de organización.


Aquí usar una agenda electrónica te puede dar da algunas ventajas adicionales. Las fechas de Inicio y Vencimiento de las Tareas  (por ejemplo si fuera el caso que uses Microsoft Outlook) te permiten por un lado alejar de tu vista las tareas que decides aplazar, y por el otro poner una llamada de atención en la fecha siguiente a la de vencimiento al aparecerte esa tarea en rojo. Además puedes usar los avisos para que te aparezca una alarma (visual y sonora) tanto en la computadora como en tu smartphone.

Usando inteligentemente estas herramientas y combinándolas con un plan eficaz, podrás dar un seguimiento cercano a todos tus proyectos abiertos de manera simultánea.

El caso del seguimiento de proyectos se ve obvio, pero a veces las tareas sencillas son las que más te complican porque se acumulan rápidamente, y generan un caos que impide ver a tiempo los temas que debes seguir (los que “realmente” debes seguir”). 
Poder dejar marcas como ayuda-memoria a futuro es la mejor manera de quitarles a esas tareas la capacidad de abrumarte y que puedas enfocarte en lo que realmente tienes que hacer en ese momento. Es el equivalente a las notas de papel bien a la vista en un escritorio o pegadas en nuestro monitor. Si las tienes siempre a la vista, siempre serás consciente que eso está pendiente.

Las alertas y avisos son buenos trucos para llamar tu atención y volcarla a los temas que tienen relevancia, pero haciéndolo en el momento adecuado. Ni antes, ni después.

En Resumen

Usa tu agenda para dar un seguimiento implacable de todos tus  asuntos, ya sean simples o complejos. Un seguimiento estricto te permitirá saber donde estás parado, y generar un marco de confianza a tu alrededor que facilitará tu trabajo y el de todos los que te rodean.


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Comentarios

  1. excelente consejo, yo utilizo al igual que tú los avisos solo en las tareas que puedo hacer antes o a mas tardar en la fecha de vencimiento ...

    ResponderEliminar
  2. Y combinada con el Blackberry mucho mas poderosos aún.

    Gracias por tu comentario.

    Saludos

    JC

    ResponderEliminar
  3. JC, escribiste un artículo muy educativo. La agenda es una herramienta muy útil para dirigir nuestra vida.

    Es una manera más precisa de hacerle un seguimiento a nuestras acciones para saber si vamos en la dirección de nuestros objetivos.

    Gracias por haber creado un blog muy útil para la humanidad.

    ResponderEliminar
  4. Luis:

    Muchas gracias por tu comentario. Espero que la gente pueda sacar provecho del material.

    Saludos

    JC

    ResponderEliminar

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