Una organización eficaz se
caracteriza por hacer un seguimiento “implacable” de todos nuestros asuntos. No
hay lugar aquí para confiar en nuestra memoria. Todos y cada uno de los temas
de los que somos responsables deben ser monitoreados de manera fiable y
persistente sin soltar presa hasta cerrarlos.
Para que
nuestra organización funcione es indispensable un seguimiento a toda prueba. No hay opción: tiene
que ser implacable. Que no deje cabos sueltos hasta que el tema en cuestión
quede completamente cerrado.
El seguimiento constante
genera confianza porque aquellos que nos piden algo saben con certeza que no
los dejaremos colgados. Significa no perderle pisada a los temas y asegurarnos
que se mantienen en el curso de nuestro plan o que nos demos cuenta a tiempo
que debemos modificarlo porque no refleja la realidad.
Ahora bien, la
pregunta del millón es:
¿Cómo armar ese seguimiento tan sólido
que queremos?
Bueno, nuestra
agenda es un auxiliar excelente.
En primer lugar
el calendario nos permite establecer revisiones a intervalos regulares y/o
fechas específicas.
Las listas de tareas nos ofrecen a su vez un mecanismo sencillo para definir de manera flexible las revisiones que hacen falta y los puntos de control que nos ayuden a contrastar el grado de avance de nuestro plan. Así podremos hacer correcciones y tomar las acciones pertinentes. Esto hace a la flexibilidad de nuestro sistema de organización (ver Flexibilidad es el Nombre del Juego)
Aquí la agenda
electrónica da algunas herramientas muy útiles. Las fechas de Inicio y
Vencimiento de las Tareas (por ejemplo
en Microsoft Outlook) nos permiten por un lado alejar de nuestra vista las
tareas que decidimos aplazar, y por el otro poner una llamada en la fecha
siguiente a la de vencimiento al aparecernos esa tarea en rojo. Además podemos
usar los avisos para que nos aparezca una alarma (visual y sonora) tanto en la
computadora como en nuestro Smartphone (Blackberry en mi caso).
Usando
inteligentemente estas herramientas y combinándolas con un plan eficaz,
podremos dar un seguimiento cercano a todos nuestros proyectos abiertos de
manera simultánea.
El caso del
seguimiento de proyectos se ve obvio, pero a veces las tareas sencillas son las
que más nos complican porque se acumulan rápidamente, y nos generan un caos que
nos impide ver a tiempo los temas que debemos seguir (los que “realmente”
debemos seguir”).
Poder dejar
marcas como ayuda-memoria a futuro es la mejor manera de quitarles a esas
tareas la capacidad de abrumarnos y que podamos enfocarnos en lo que realmente
tenemos que hacer en ese momento. Es el equivalente a las notas de papel bien a
la vista en un escritorio o pegadas en nuestro monitor. Si las tenemos siempre
a la vista, siempre tendremos en el fondo de nuestra mente que eso está
pendiente.
Las alertas y
avisos son buenos trucos para llamar nuestra atención y volcarla a los temas
que tienen relevancia, pero haciéndolo en el momento adecuado. Ni antes, ni
después.
Usemos
nuestra agenda para dar un seguimiento implacable de todos nuestros asuntos, ya
sean simples o complejos. Un seguimiento estricto nos permitirá saber donde
estamos parados, y generar un marco de confianza a nuestro alrededor que
facilitará nuestro trabajo y el de todos los que nos rodean.
