lunes, 5 de diciembre de 2011

Explote su Agenda para dar un Seguimiento Implacable


Una organización eficaz se caracteriza por hacer un seguimiento “implacable” de todos nuestros asuntos. No hay lugar aquí para confiar en nuestra memoria. Todos y cada uno de los temas de los que somos responsables deben ser monitoreados de manera fiable y persistente sin soltar presa hasta cerrarlos.



Para que nuestra organización funcione es indispensable un seguimiento a toda prueba. No hay opción: tiene que ser implacable. Que no deje cabos sueltos hasta que el tema en cuestión quede completamente cerrado.

El seguimiento constante genera confianza porque aquellos que nos piden algo saben con certeza que no los dejaremos colgados. Significa no perderle pisada a los temas y asegurarnos que se mantienen en el curso de nuestro plan o que nos demos cuenta a tiempo que debemos modificarlo porque no refleja la realidad.


Ahora bien, la pregunta del millón es:

¿Cómo armar ese seguimiento tan sólido que queremos?


Bueno, nuestra agenda es un auxiliar excelente.

En primer lugar el calendario nos permite establecer revisiones a intervalos regulares y/o fechas específicas.

Las listas de tareas nos ofrecen a su vez un mecanismo sencillo para definir de manera flexible las revisiones que hacen falta y los puntos de control que nos ayuden a contrastar el grado de avance de nuestro plan. Así podremos hacer correcciones y tomar las acciones pertinentes. Esto hace a la flexibilidad de nuestro sistema de organización (ver
Flexibilidad es el Nombre del Juego)

Aquí la agenda electrónica da algunas herramientas muy útiles. Las fechas de Inicio y Vencimiento de las Tareas  (por ejemplo en Microsoft Outlook) nos permiten por un lado alejar de nuestra vista las tareas que decidimos aplazar, y por el otro poner una llamada en la fecha siguiente a la de vencimiento al aparecernos esa tarea en rojo. Además podemos usar los avisos para que nos aparezca una alarma (visual y sonora) tanto en la computadora como en nuestro Smartphone (Blackberry en mi caso).

Usando inteligentemente estas herramientas y combinándolas con un plan eficaz, podremos dar un seguimiento cercano a todos nuestros proyectos abiertos de manera simultánea.

El caso del seguimiento de proyectos se ve obvio, pero a veces las tareas sencillas son las que más nos complican porque se acumulan rápidamente, y nos generan un caos que nos impide ver a tiempo los temas que debemos seguir (los que “realmente” debemos seguir”). 
Poder dejar marcas como ayuda-memoria a futuro es la mejor manera de quitarles a esas tareas la capacidad de abrumarnos y que podamos enfocarnos en lo que realmente tenemos que hacer en ese momento. Es el equivalente a las notas de papel bien a la vista en un escritorio o pegadas en nuestro monitor. Si las tenemos siempre a la vista, siempre tendremos en el fondo de nuestra mente que eso está pendiente.

Las alertas y avisos son buenos trucos para llamar nuestra atención y volcarla a los temas que tienen relevancia, pero haciéndolo en el momento adecuado. Ni antes, ni después.

Usemos nuestra agenda para dar un seguimiento implacable de todos nuestros asuntos, ya sean simples o complejos. Un seguimiento estricto nos permitirá saber donde estamos parados, y generar un marco de confianza a nuestro alrededor que facilitará nuestro trabajo y el de todos los que nos rodean.


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