martes, 10 de enero de 2012

IN - Evernote – Mis primeras armas


Después de mucho leer sobre “Evernote”, en la comunidad de blogueros decidí que era hora de probarlo. Los beneficios que encuentro en este momento están en la capacidad de integrar información puesta en notas desde múltiples computadoras o dispositivos móviles, así como en la facilidad para extraer datos de cualquier tipo de documento.

La verdad es que cuando allá por fines de 2008 leí por primera vez “Getting Things Done de David Allen, el primer dilema que tuve que enfrentar fue obviamente la implementación de la bandeja de entrada (IN).



Como imagino que le habrá pasado a mucha otra gente, mi computadora corporativa Dell en aquel entonces arrancaba y lo primero que uno tenía que hacer era ver que nos deparaba el día. También en aquel momento tenía mi vieja y querida Palm Zire 72  con Palm Desktop, pero para ser honesto usaba el Agenduz de Iambic como gestor de agenda. Mucho más completo y versátil que el software de Palm, me daba un interesante esquema para manejar mis tareas aplicando la matriz recomendada por Stephen Covey en “Los 7 Hábitos de la gente altamente efectiva”. Lo mejor: pasar las tareas de un cuadrante a otro arrastrando la tarea. No tenía comparación con nada…

Intentar implementar una bandeja de entrada de “cosas” (o “stuff”) genéricas tenía varios desafíos (encima me acababan de asignar una Blackberry Pearl 8120 con la que ya estaba tratando de adaptar mi manera de trabajar).

El primer tema a resolver era como manejar una cantidad completamente irracional de tipos de documento. Es frecuente en mi trabajo lidiar con archivos “pdf, ppt, doc, xls” y muchos otros entre los que se podían encontrar los viejos y por ello no poco útiles “txt” o archivos de texto plano. Este buen amigo terminó siendo una de mis elecciónes para adaptar notas genéricas a cualquier herramienta que tuviera que incorporar. 

Así nació mi querida carpeta “IN”, en el escritorio de la laptop dando inicio a una nueva era en mi organización. De la misma forma, generé unas carpetas adicionales cuyos nombres pueden adivinar: “Reference, DoIt, etc”. Así que todo lo que me quedaba era enviar cualquier cosa al “IN” y luego, cuando comenzaba el procesamiento empezaba por clasificar esos archivos arrastrándolos a la carpeta correspondiente, cuyo vaciado luego procedía a ejecutar.

No obstante, mi sistema de organización seguía sobre el Agenduz/Palm. Así que cuando debía convertir en “Tarea” una nota, sólo copiaba el título de la nota (donde había escrito previamente la acción) en mi software de organización personal. 


Ya sé lo que están pensando: SI, ERA ENGORROSO. Pero fue un comienzo, porque puse en marcha el sistema y como dije varias veces, terminó siendo un camino de ida. 

Evernote, parece ser un paso más en la dirección correcta si bien estoy librando mis primeras batallas con la herramienta. Estoy pudiendo generar notas con la simple selección de lo que me interesa, lo cual me resulta muy versátil y facilita enormemente mi trabajo diario. Además de generar una nota consolidada en la misma bandeja con independencia de la computadora en que me encuentre.

No lo he podido aún implementar en mi actual Blackberry 8310. El problema ha sido la lentitud operativa del software (probablemente como consecuencia de tener un procesador algo antiguo y escasa memoria disponible), pero el hecho de poder enviarme mensajes y/o fotos a la cuenta de correo electrónico que mi cuenta de Evernote me asigna, está haciendo la actividad de recopilación muy, pero muy eficaz. 

La parte de exportación pinta bien, pero creo que la posibilidad de exportar a una nota de texto me gustaría mucho tenerla. Es algo muy sencillo, y me dejaría operar mas suavemente con mis notas actuales. Pero el poder exportar a PDF, HTML o fusionar múltiples notas es sencillamente espectacular.

Punto a revisar: 
Generar tareas en MS Outlook (y de ahí al Blackberry) con notas que tengo en Evernote. El Copy&Paste funciona siempre, pero aún me sigue conviniendo mandarme las notas con acciones a mi propia cuenta de correo en Outlook para recibirla en una bandeja especial desde donde la convierto en tarea con sólo arrastrarla. 

El mundo no es perfecto, y Evernote no tiene porque solucionar todo. Se acerca mucho a la capacidad de tener una bandeja IN que consolide todas nuestras cosas y eso es lo importante, aunque termina siendo otra bandeja de entrada más a gestionar. Paso a paso iremos puliendo su uso y encontrando nuevas ventajas. El saldo, apenas empezando, es más que positivo.

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