jueves, 28 de junio de 2012

El valor intangible de una buena organización

Si bien el valor de la buena organización y una elevada productividad personal pueden ser medidos de manera concreta, también existen beneficios intangibles de su aplicación que son innegables. Hay momentos especiales en tu vida que te hacen ver esta realidad de la manera más cruda.
La verdad es que esta nota es una que tal vez hubiera preferido no escribir, pero como uno de los objetivos de este blog es compartir experiencias, creo que vale la pena hacerlo.


Los Beneficios Tangibles de una Buena Organización

Hay una gran cantidad de beneficios que puedes considerar cuando evalúas la conveniencia de aplicar técnicas de organización y productividad personal. Algunos muy obvios, relacionados con la metodología para el día a día, las herramientas que usas, o el marco de trabajo para asegurar que tu sistema de organización no te haga perder consistencia. El alcanzar tus metas y el incremento en tu capacidad de hacer más cosas en el mismo tiempo físico que siempre has tenido forman parte de ese conjunto.

Otros beneficios, quizás no son tan obvios pero resultan de tanto o más valor que los primeros cuando los evalúas bajo ciertas circunstancias. Es a estos aspectos a los que me quiero referir aquí.

La Anécdota

Hace un tiempo pasé por la traumática experiencia de un accidente de tránsito de cierta gravedad. Gracias a Dios salí ileso. Por suerte viajaba sólo y nadie salió lastimado más allá de haberme llevado algunos pocos golpes sin mayor importancia. Pero el auto, no sirvió más…




De golpe, una serie de valores intangibles no considerados en mi forma de organizarme empezaron a surgir espontáneamente. Criterios que tienes internalizados desde hace mucho tiempo como el ser ordenado, flexible y previsor tuvieron un impacto significativo en mitigar las consecuencias negativas de éste accidente, controlando los riesgos y minimizando los impactos físicos, económicos y emocionales de un evento fortuito y desafortunado.

Empezando por la elección del automóvil hace algunos años. Cuando tuve que decidir cuál comprar tuve la visión de comprar un auto de mucha confiabilidad que no me produjera dolores de cabeza relacionados con su mantenimiento. Y además (gracias a Dios), tomé la sabia decisión de invertir unos pocos pesos más en comprar una unidad con mayores prestaciones de seguridad tales como frenos ABS, airbags, y distribución electrónica de frenado. Consideré que valía la pena, especialmente teniendo en cuenta que en ese vehículo iba a transportar también a mi familia.

Me incliné en ese momento por un Toyota Corolla XEi  y  tal vez esa elección sea la razón por la cual estoy en este momento pudiendo compartir con ustedes esta experiencia por este medio. Los dispositivos de seguridad y protección que tuvieron que intervenir lo hicieron según lo esperado. Más allá del hecho de no tener sorpresas mecánicas que me lo sacaran de servicio durante todo este tiempo.

¿Cómo medir económicamente el valor de vivir? ¿O cómo medir el valor de no terminar hospitalizado con varios huesos rotos o incluso el hecho de estar en una pieza? ¿Cómo estimar el impacto profundo en la vida de mis hijas, mi esposa, mis padres, mi hermano o mis amigos?

Otras decisiones relacionadas con la organización tuvieron que ver con aspectos como el financiero. Al elegir el seguro de cobertura, seguí un consejo previsor que me había dado un amigo hace mucho. Elegí una cobertura total con una franquicia para reducir la cuota mensual, en vez de la clásica cobertura que se suele elegir contra daños a terceros.

El racional fue que en caso de una situación extrema, podía manejar económicamente el valor de la franquicia, pero recuperar el valor de un auto perdido podía tomarme años. También tuve que considerar la elección de una empresa de seguros solvente, porque de nada me sirve elegir la mejor cobertura si la compañía que la ofrece corre el riesgo de no poder responder en caso de siniestro.

Gracias a Dios no he tenido que recurrir mucho a la empresa de seguros. Este es el primer (y espero que único) accidente de envergadura que experimento en muchos años de manejo. Y no crean que no he tenido la tentación de bajar el costo del seguro reduciendo el nivel de cobertura justamente debido a mi baja siniestralidad. Decidí no hacerlo, y gracias a eso tuve la posibilidad de recuperar mi movilidad en mi amada Buenos Aires con rapidez.

El hecho de estar sin auto no me trajo pocos trastornos. Si, ya sé. Comparado con la vida y la salud no son nada. Pero ya en tren de volver a la normalidad debes mirar para adelante y seguir tomando decisiones. El no poder disponer del auto me quitó no menos de una hora de mi vida diaria sólo por viajar en medios públicos. 

La flexibilidad siempre presente

Mi sistema de organización personal de paso sirvió como esquema de contención. Reorganicé rápidamente mis actividades en función de los recursos disponibles (un auto menos), tuve que dedicar tiempo a trámites con la empresa de seguros (algo no previsto la semana anterior) y lograr cerrar la organización de un evento comercial que debía poner a funcionar durante todo un día, a la vez que mantener la continuidad en el seguimiento de todos mis proyectos.  La flexibilidad incorporada a mi sistema de organización me permitió controlar la situación.

Nuevamente terminé reafirmando el concepto en la práctica: 



La rueda no se detuvo. Sencillamente se adaptó al nuevo escenario de trabajo y continuó girando. Si no hubiera sido así, los dolores de cabeza hubieran sido de una escala muy superior para mí, para mis afectos  y para quienes trabajan conmigo.

En esencia el mensaje es: ser organizado y eficiente “paga”. Incluso para poder convivir con un grado inevitable (y a veces hasta saludable) de desorden, tener al día y bajo control las cosas que están en tus manos hace una gran diferencia en tu vida. Es un intangible, como el valor de una marca.

En Resumen

Nadie quiere ni planifica los accidentes, pero puedes mantener hábitos y criterios saludables de organización y productividad que te permitan reaccionar eficazmente ante una eventualidad. Tu vida profesional y personal seguramente te lo agradecerán (¡especialmente la personal!).

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jueves, 21 de junio de 2012

Nuestra Area de Atención Prioritaria

Es decisivo tener en la mente aquellas cosas importantes que tenemos que hacer. Y aquello que no está a la vista está fuera de nuestra mente. Todos tenemos un lugar donde sabemos que si la información se pone allí nos aseguramos de tenerla siempre a la vista para no olvidarnos de aquello que no puede pasarse por alto.






“Out of Sight, Out of Mind”

La posibilidad de perdernos en la bruma de actividades que tenemos que hacer es un riesgo latente a lo largo del día, y hay ciertas cosas que no podemos darnos el lujo de que caigan en el olvido. Porque son importantes. Porque tienen consecuencias, buenas o malas. En esos casos, nuestro sistema de organización personal tiene que considerar la forma de ponerlas bien a la vista para asegurarnos que no pasamos por alto su existencia.

Estrategias para mantener a la vista determinada información hay miles, probablemente tantas como personas y situaciones posibles. Por supuesto hay algunas prácticas muy probadas que pueden intentarse, siempre en el conocimiento que tal vez no sean lo más adecuado para nuestra particular forma de actuar y requieran tal vez alguna adaptación.

Podemos por ejemplo usar las alarmas o notificaciones audibles, como las que hay en un reloj digital, un smartphone, o nuestra computadora. Esto tiene sentido cuando la necesidad es la de recordar algo en horarios específicos con suficiente antelación a un evento dado. Y especialmente cuando no necesito saber algo todo el tiempo, sino únicamente en determinado momento del día.

Mucha gente usa desde hace años (al menos desde que fueron creados) los Post-It, para pegarlos por ejemplo en la pantalla de su notebook como una manera de asegurarse que tiene bien de frente el tema en cuestión.
Otras personas tienen mecanismos más tradicionales como la vieja plancha de corcho donde pueden pinchar sus recordatorios, o la tradicional variante del pizarrón ya sea con tizas o marcadores de colores.

Si nuestra actividad se desarrolla mayormente en un escritorio con una computadora, no es de extrañar el uso de las herramientas que nos provee el software de organización que utilizamos, ya sea aprovechando los elementos de nota o de tareas asignados a determinada categoría de alta prioridad. También se pueden poner notas en el calendario en un día específico pero en el área libre, sin un horario específico.





La esencia es siempre la misma. Llamar nuestra propia atención. Y para eso nadie mejor que nosotros mismos para elegir dónde y cómo, porque sólo nosotros sabemos cómo pensamos y cuál es la mejor manera de asegurar nuestra atención. Por eso es muy difícil pensar una estrategia que aplique a todas las personas.  

Además del uso de esa zona prioritaria para recordar hechos, tareas pendientes o vencimientos, podemos usar esa área prioritaria para algo mucho más proactivo. La podemos asignar para mantener bien a la vista nuestra misión u objetivo del día. Para recordarnos a lo largo de la jornada qué es aquello a lo que deberíamos estar volviendo sistemáticamente para asegurarnos que avanzamos hacia nuestras metas. Es una poderosa manera de mejorar nuestro enfoque, a pesar de no vincularse directamente con recordar algo que deba hacerse en un momento puntual. De ésta manera, sin importar que nos interrumpan, que nos hayamos enfrascado en una emergencia o que hayamos hecho otras cosas que no podían dejarse pasar, tan pronto logremos liberarnos de aquello que se aleja de nuestra metas podremos volver a ellas rápidamente para asegurarnos el hacer algo importante.

Es necesario que encontremos nuestra propia área de atención prioritaria para apoyar a nuestro sistema de organización a lo largo del día. Nos permite asegurar que nuestra atención no se desvíe demasiado. Tanto de aquellas cosas que deben ser hechas en ciertos momentos específicos como de lo verdaderamente importante y prioritario.


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miércoles, 13 de junio de 2012

No Suba Artificialmente la Prioridad


Incrementar de manera artificial el nivel de prioridad de una actividad es tan nocivo como no darle prioridad alta a algo que la debe tener. Torcerá tu percepción de la realidad de tal manera que incrementará tu stress y te expondrá al riesgo de no ver cosas verdaderamente importantes.



Existe una práctica muy común que es, cuando te organizas, subir artificialmente las prioridades de ciertas tareas. Puede que sea para dejar de procrastinar, o sencillamente para incrementar tu enfoque. Tal vez deseas simplemente hacer esa tarea y sólo con ese argumento le terminas imponiendo a la misma una elevada prioridad en tu sistema de organización.

La Agenda es un Sistema de Navegación

Tu agenda funciona como el sistema de navegación de un barco o el de un avión. Si desplazas manualmente, por ejemplo con auxilio de un imán, la orientación de la aguja de la brújula para que no mire al norte puedes terminar  en cualquier lado menos en tu destino. El problema es que los efectos no los detectarás hasta que es demasiado tarde, a menos que viajes a mucha velocidad y las consecuencias sean inevitables. Y dolorosas...

El hecho de que te propongas hacer una tarea el día de hoy no significa necesariamente que esa tarea es urgente y prioritaria. Estas manifestando un deseo, que incluso puede ser una decisión acertada desde el punto de vista de tu carrera, tus perspectivas de largo plazo y muchos otros ángulos por los que se pueda evaluar la calidad de una decisión.






Pero al marcarla como de alta prioridad lo que estas dándole a entender a tu mente es que esa tarea tiene tu compromiso absoluto para ser ejecutada. Y el problema se nota cuando aparecen las cosas que SI cumplen con la premisa de ser prioritarias y urgentes. Esas que de no hacerlas tienen consecuencias importantes, tanto positivas como negativas.


Si Todo es Urgente, NADA es Urgente...

Ahí tendrás un conflicto importante. Porque cuando todo es urgente, en el fondo lo que ocurre es que nada lo es, o al menos tendrás que ponernos a decidir qué actividad es más prioritaria que otra. Mientras que si hubiéras puesto las prioridades en el lugar correcto, podrías haberte evitado ese tiempo perdido en tomar una decisión que tal vez era obvia con sólo tomarte un par de segundos para saber qué cosas debías hacer primero desde el principio.

Imagina una lista de tareas con sólo diez (10) de ellas marcadas con alta prioridad. Casi con seguridad te diría que unas cuantas de esas actividades no son absolutamente urgentes e importantes, y si eliges mal puede no alcanzarte el tiempo para realizar las realmente críticas.

Lo mejor que puedes hacer es meditar adecuadamente si aquello que pones en la prioridad más alta realmente merece estar allí. Cuando lo hagas, verás que pocos ítems realmente se mantienen en el tope de tu atención.

Cuando filtres adecuadamente las cosas que son verdaderamente importantes, lo que ocurrirá con seguridad es que obtendrás un panorama más claro de lo que debes hacer en lo inmediato, para que una vez terminado pases a realizar todas aquellas cosas que quieres hacer, ya sea por conveniencia o por cualquier otro criterio que te resulte adecuado. Tu nivel de stress bajará rápidamente cuando sepas que limpiaste de tus pendientes los compromisos más críticos.

Hay además otra tradicional práctica de organización personal que es una manifestación del mismo problema.

El Calendario es SAGRADO!

En un artículo anterior titulado Calendario-Reserve por adelantado sólo las actividades fijas” comentábamos que no era recomendable poner en el calendario otra cosa que no fueran compromisos verdaderamente fijos. Cargar todo lo que quieres o te gustaría hacer es otra de las prácticas típicas del mal hábito de subir artificialmente el nivel de prioridad.

Un compromiso cargado en tu calendario es algo que está ahí porque necesitas tenerlo en cuenta en una fecha y horario específico. Ese día y a esa hora es de “Alta Prioridad”. Al cargar de forma arbitraria actividades en el calendario provocas el mismo efecto de alteración de la propia percepción de prioridades que poner una marca de “Alta” o “1” en una tarea.

En Resumen

Mantén los niveles de prioridad elevados para las cosas verdaderamente urgentes e importantes, y evita usar el calendario de manera indiscriminada para completar tareas. 

Usar la información de tu sistema de organización de manera adecuada y consistente te permitirá tomar decisiones rápida y efectivamente, bajando tu stress a los niveles mínimos indispensables para actuar en este acelerado mundo en que vivimos.


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miércoles, 6 de junio de 2012

Tareas - Listas Cortas vs Largas

¿Qué tan largas conviene armar las listas de tareas? ¿Largas o cortas. ¿Cargamos todo cuanto queremos hacer o sólo aquello sobre lo que debemos concentrarnos ahora?



Las listas de tareas son un auxiliar eficaz de nuestra organización personal pero los resultados que se obtienen de ellas tienen mucho que ver con la calidad y consistencia en la preparación de las mismas.

La Descripcion

Tomada la decisión de si usamos una agenda de papel o una agenda electrónica y sin perder de vista la importancia que siempre le damos a la flexibilidad lo siguiente es el contenido del texto descriptivo. En el artículo de la semana pasada, titulado “Cómo escribir una Tarea” describíamos las características recomendables al escribir su texto. 

Sólo el seguimiento de estas pautas nos revela la estructura intrínseca de nuestra organización, porque las tareas estarán asociadas automáticamente a un contexto de trabajo (en el sentido de contexto de un proyecto), y siempre serán sentencias relativamente cortas que incluyen un verbo.

Si trabajamos sobre un sistema de organización electrónico, esto nos permitirá una ventaja inmediata: nos dará la oportunidad de ordenar las tareas por “asunto” o campo descriptivo. Cuando son pocas tareas puede no parecer relevante, pero si la cantidad es elevada esto ya permite agrupar acciones rápidamente puesto que los encabezados (si mantenemos consistencia en nuestra forma de escribir los textos) van a dejar las cosas en una sección concreta del listado. Y lo más importante, permite ubicar una tarea específica relacionada con el tema que se esté trabajando con mayor rapidez. No tendremos que recorrer la lista entera.

El trabajar con listas en papel no tiene la ventaja del ordenamiento inmediato, pero de todas maneras la consistencia en la forma de escribir ayuda a poner la mente en el tema a tratar con rapidez. El criterio sigue siendo válido, aunque el listado sea más “duro” de ordenar porque significaría re-escribir el listado.


Ahora bien. ¿Listas cortas o listas largas?


Las listas cortas tienen la ventaja de la ejecutividad. De un simple vistazo puedo entender el panorama y tomar decisiones sobre lo que debo o me conviene hacer.

El inconveniente de una lista corta es que su alcance es limitado para proyectos grandes o para grandes cantidades de proyectos, casos en los que se suele requerir cierta habilidad "multitarea". O reelaboramos continuamente la lista de tareas a medida que vamos haciendo las cosas, o trabajamos con una lista más larga que contemple más temas.

En principio lo recomendable si uno quiere hacer bien su trabajo es disponer de una lista completa de TODAS las tareas, algo que debería hacerse en la fase de planificación (diaria, semanal, mensual o la que corresponda). Aquí el problema es la pérdida de enfoque. Como decíamos en otra nota hay un tiempo para todo y una lista muy completa debe contemplar de alguna manera en que debería concentrarme en el momento concreto en que estoy consultándola.

El grave problema de una lista larga es lo poco práctica que puede resultar cuando hay que tomar decisiones rápidas con muchos temas o proyectos activos simultáneamente. Si mi sistema de organización no es lo suficientemente efectivo me va a provocar demoras poco oportunas, porque por efecto de nuestra vieja y querida Ley de Murphy me demoraré más en encontrar la tarea que estoy buscando así como en encontrar la información relevante a la misma. La paradoja es que el listado largo/completo tenía por objeto “mejorar mi productividad” cuando el resultado es un freno permanente a mi capacidad de operar.



Las listas cortas por el contrario son muy efectivas en entornos donde la ejecutividad es primordial porque permiten enfocarse fuerte en lo que se está haciendo. El panorama se puede resolver mentalmente de un solo “vistazo”, y esto fortalece la capacidad de tomar decisiones con rapidez.

El principal inconveniente de las listas cortas es precisamente que por definición no son completas. Cuando uno tiene que trabajar con proyectos de gran tamaño es importante tener toda la información existente a la mano para motorizar el avance. Del mismo modo, una cantidad grande de proyectos de poca envergadura provoca que necesitemos tener a disposición la mayor cantidad posible de información relevante (léase “la siguiente acción”) de cada uno de los proyectos, también para asegurarse que cada uno tenga avances.


En Resumen

Ejecutividad vs Completitud. Ese es el dilema de las listas cortas respecto de las largas. Cualquiera sea el formato de preparación de la lista que hayamos elegido, éste tendrá un impacto medible en nuestra productividad. Sin duda tendremos que elegir el que mejor se ajusta a nuestras características personales, así como encontrar algún tipo de balance en la eventualidad que tengamos que poner en juego ambas características.


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