jueves, 21 de marzo de 2013

No empiece el dia con el Correo

La tentación de empezar el día leyendo el correo es “irresistible”, pero hacerlo tiene consecuencias y no son precisamente las que más nos convienen. Cambiar ésta costumbre es recomendable si uno quiere ser consistente con los planes que elabora.


Llega a su oficina. Prende la computadora, revisa el correo y se pone manos a la obra. En pocos minutos empieza a sumergirse en su batalla diaria y cuando quiso ver, se le fueron horas respondiendo correos, disparando llamadas a diestra y siniestra siguiendo una agenda muy diferente de la que se planteó alguna vez.

Es una auto-trampa muy común. La cantidad de mensajes que uno recibe es a veces tan grande que no bien sentarse delante de la Bandeja de Entrada uno sabe que tiene para un buen rato. Es una excelente receta para lidiar con temas actuales y en teoría bien concretos. También para imponer el comportamiento reactivo sobre el proactivo.

Oh, oh… algo no es como debiera.

Con la mejor buena voluntad uno enfrenta la fuente de los temas que maneja, y la tentación de hacerlo usando el correo, que es precisamente por donde entran las demandas, es inevitable.

Lo recomendable es arrancar el día con una visión sobre el panorama que nos ofrece la agenda. Incorporar mentalmente los compromisos asentados en el calendario y la lista de tareas. Una vez acomodado ese “mapa”, uno podría pensar en seguir con la bandeja de entrada de correos, la cual por supuesto podría obligarnos a cambiar de ruta.

Pensémoslo como el ejemplo en que uno se sube al auto con un itinerario preparado. Tiene toda su planificación hecha, pero no la mira. Prende la radio y se entera que hay en un embotellamiento en el camino al trabajo, e instintivamente busca el camino de salida que mejor conoce. Bien hecho. Sólo que ese día tenía que empezar por visitar a un cliente, al que llegaba por otro camino…

Si uno empieza con la bandeja de entrada, la característica a inducir reactividad tan propia del email se manifiesta en todo su esplendor y uno puede perder rápidamente el momento justo en el cual, en términos futbolísticos,  es bueno “parar la pelota y mirar hacia donde está el arco, para luego patear o hacer un pase al jugador mejor posicionado”.

¿Cómo cambiar éste hábito? La receta que a mí me funcionó fue relativamente sencilla. Convertí la actividad de lectura de mi bandeja de entrada en una tarea más en mi lista de Tareas Pendientes, a ser aplicada de manera flexible, recurrente cada día y con alta prioridad. Por supuesto, al utilizar una herramienta como Microsoft Outlook, uno también puede configurar el programa para que la pantalla de inicio sea precisamente la que me muestra el Calendario Integrado con la Lista de Tareas Pendientes. Es un pequeño truco adicional que aporta lo suyo al cambio de hábitos y créanme: es muy efectivo.

De ésta manera lo primero que tengo que hacer al arrancar mi día es revisar el estado de mi agenda, no el de mi correo electrónico. Como parte importante de mi actividad, la lectura y procesamiento de email se convierte en una tarea más, cuya ejecución pasa a ser evaluada dentro de un contexto en el cual debe competir por mi tiempo con el resto de mis actividades “planeadas”.

Por supuesto que una vez revisados los compromisos y las tareas pendientes, el procesamiento de correo se hace inexorablemente. Pero es difícil que me olvide por ejemplo, que tengo una reunión de la gerencia en 5 minutos, y que deberé trabajar sobre mis correos en otro espacio de tiempo disponible durante el día.

Aquí hay un detalle adicional. La vista por defecto a la que siempre vuelvo es la del Calendario. Una vez procesados los correos electrónicos, me re-enfoco rápidamente en la vista de Calendario y Tareas pendientes. Verifico el estado de la bandeja de entrada dos o tres veces más en el día, pero no es más que el hábito de un conductor que tiene regularmente que controlar si hay vehículos en sus espejos retrovisores, aunque el 80% de su tiempo de enfoque esté puesto en el parabrisas.



La bandeja de entrada de correo electrónico se convierte de esta manera en una actividad más de mi trabajo, relevante por cierto, pero nunca en la base de mi sistema de organización. Cambio reactividad por proactividad, pongo mis planes a la vista de entrada y sobre todo gano lo más preciado de todo: control y capacidad de decisión sobre mi siempre escaso y valioso tiempo.


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jueves, 14 de marzo de 2013

Rincon del Lector - Take Back Your Life

Hace algún tiempo Jeroen Sangers publicó una reseña en El Canasto sobre el libro “Take Back Your Life”, de Sally Mc Ghee. Siendo un trabajo fuertemente orientado a Microsoft Outlook y teniendo que manejar esa plataforma desde hace algunos años, llamó inmediatamente mi atención.



Y debo decir que no me defraudó...

La metodología explicada por Sally Mc Ghee, es hasta ahora lo mejor que he visto para sacar provecho en serio de una herramienta tan compleja y poderosa como Outlook, utilizando para ello criterios y procesos muy similares al  Getting Things Done de David Allen. Si bien no son exactamente iguales, las semejanzas entre ambos métodos son notorias, y muestran a las claras el origen en común de ambos autores.

Un capitulo muy recomendable del libro es el de la preparación de metas y objetivos. Muy bien estructurado y listo para poner en práctica. Uno siempre puede adaptar el método a las necesidades personales, pero este tema es en general poco trabajado en la literatura, que suele quedarse en las grandes definiciones. Este libro va "a los bifes", como decimos en mi tierra.

El sistema integrado de gestión que describe es una de las grandes ventajas de utilizar una herramienta como Outlook. Especialmente la habilidad de Outlook de intercambiar indistintamente objetos entre funciones naturalmente separadas como el Calendario, la lista de tareas pendientes, los correos electrónicos y la lista de contactos. La potencia de estos features y el tiempo que nos hacen ahorrar se vuelven críticos (y adictivos) una vez que uno se acostumbra a usarlos. La sola idea de tener que copiar y pegar estos elementos entre distintas herramientas le pone a uno la piel de gallina.

Excelentes recomendaciones también en lo relacionado con las comunicaciones de correo electrónico. Todas correctas y derecho al blanco. Muy recomendable el capítulo también.

La lectura del texto nos lleva a una visión muy de “Sistemas” o si lo prefieren de “IT”. No es incorrecta per se, y para profesionales de la informática esto no es una barrera. Para el común de la gente puede ser un hueso un tanto duro de roer. Lo que si tiene es que desde el punto de vista del manejo de la información, el método “cierra”, en el sentido que no deja muchos puntos sueltos. Yo puedo tener diferentes aproximaciones a ciertos temas, pero el enfoque que se presenta aquí es esencialmente sólido y confiable.

Por ejemplo, una de las recomendaciones que propone es utilizar agresivamente el Calendario como método de asegurar que las cosas se hagan. Lo argumenta correctamente y si bien entiendo los motivos que expone en lo personal le pongo un límite a esa metodología.

Otra cosa interesante es la propuesta de usar la lista de tareas pendientes como bandeja de entrada, pero con la particularidad de usarla sin categorizar. Luego, durante el procesamiento uno asigna la tarea donde corresponda. El concepto es interesante, aunque personalmente prefiero generar las tareas directamente en las categorías que corresponden, y para dejarme mensajes en la bandeja de entrada uso directamente el mandarme email a mi mismo (especialmente si estoy dando vueltas con mi Blackberry).

Una única crítica, comprensible sabiendo las raíces de GTD que comparte con David Allen. No encuentro un enfoque adecuado sobre el manejo de prioridades. Sigo insistiendo que esto es una falencia grave en cualquier metodología de organización. Me da la sensación que ambos interpretan el problema desde un punto de vista tan interno y personal que no juzgan necesario introducirse a esa rama de la discusión. El problema es que sus sistemas de información y los procesos que proponen son una máquina de escalar sin límite los temas a poner bajo control. Si uno los sigue al pie de la letra no se escapa “nada”. Take Back Your Life sí nos pone sobre el tapete el hecho de que no vamos a poder hacer todo.

El libro tiene unas cuantas perlas para quien use cualquier otro sistema, pero entiendo que a quien no necesita aplicar la misma herramienta el libro se le vuelva un tanto pesado. Abunda en detalles de implementación y configuración.


Por lo demás, es bibliografía que recomiendo fuertemente, luego de leer primero Getting Things Done, que es más útil como una introducción general al tema de la organización personal y a una metodología bien sistémica. A la hora de bajarlo a Microsoft Outlook, definitivamente recomiendo leer el libro de Sally Mc Ghee. 


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jueves, 7 de marzo de 2013

Correo Electronico-Vaya directo al grano


Lo bueno si breve dos veces bueno. Este viejo refrán nunca fue más importante que con el correo electrónico. Los mensajes demasiado largos son el enemigo total de la ejecutividad. Vaya “directo al grano”.




Mucha gente se toma la costumbre de crear correos electrónicos ignorando que si bien es una expresión más moderna de la antigua correspondencia su dinámica es un poco diferente, especialmente en lo que se refiere a reglas de etiqueta e impacto.

Por empezar, en los tiempos antiguos las cartas se demoraban días (y hasta meses) en llegar. El mensaje que el remitente debía preparar tenía que estar en consonancia con esos tiempos. Y como éstos eran más lentos, las formas de cortesía eran esenciales para su uso. Quien se apartara de éstas quedaba fuera de las normas generales de uso y sus resultados no serían los buscados.

Así, el uso de un lenguaje floreado, lleno de adjetivos para generar una buena predisposición en el interlocutor era una regla básica. De la misma forma ocurría con el uso de fórmulas estándar para saludar o despedirse, las cuales de breves no tenían nada.

El email tiene una característica particular que cambia completamente el escenario. Llega, a los efectos de esta discusión, de manera prácticamente instantánea.

Cuando el tiempo de recepción del mensaje cambia tan abruptamente, es inevitable el cambio de paradigma. Las formas necesarias para una comunicación efectiva empiezan a ser otras, y el no abusar del tiempo del interlocutor es una de ellas.
Entendamos que si el mensaje llega de inmediato, los intercambios de mensajes pueden ser varios en un lapso relativamente breve de tiempo. Si el contenido del email es 90% formas y 10% es lo que representa realmente el núcleo de lo que se quiso decir, entonces quiere decir que el tiempo perdido en formalidades sin valor por sí mismas pasa a ser considerable en una secuencia importante de interacciones.

A eso agreguemos que el volumen de correspondencia electrónica no tiene ningún parecido con lo considerado normal antes de su aparición. O sea que las personas pueden tener muchos intercambios de mensajes no con una, sino con muchas personas e instituciones.

Así, una de las reglas básicas de la escritura de correspondencia electrónica pasa a ser:

“Vaya directo al grano”

Y esto no quiere decir que se vaya a ser descortés al ir directo al punto. Algunas formas básicas se pueden mantener y la buena educación siempre paga. Pero las reglas y las necesidades de apurar los tiempos son las mismas para todos los interlocutores, y una persona que respeta los tiempos de otra es apreciada enormemente.

Aún en los tiempos de los Smartphones, donde encima se escribe correo electrónico en los lugares más insólitos, ésta regla se convierte en máxima. Lo más probable es que quien recibe el email no tenga el tiempo necesario para leer una larga lista de renglones, y en cuanto se percate de ello sencillamente lo posponga (tal vez no sea lo más conveniente a nuestros intereses). 
Además las respuestas suelen terminar escritas con abreviaturas, porque es complicado ponerse quisquilloso en escribir como si estuviéramos sentados tranquilamente escribiendo en la comodidad de nuestro escritorio. Así el “Saludos”, se convierte rápidamente en “Sds” y los “OK” reinan en un ambiente en el que a lo sumo lo que se necesita es una confirmación de que se recibió el mensaje. Sin llegar al tipo de comunicación casi telegráfica e ilegible de mucha gente en el SMS, la brevedad termina siendo una habilidad recomendable de adquirir.



Lo bueno, si breve, dos veces bueno. Menor tiempo de escritura; menor tiempo de revisión y corrección; menor tiempo de lectura; menor tiempo de reacción; menor tiempo a la obtención de resultados. El beneficio es para todas las partes involucradas.



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