jueves, 26 de septiembre de 2013

Outlook-Contextos con Atajos

¿Quieres asignar contextos rápidamente para tus tareas en Outlook? ¿Te molestan todos esos clicks que tienes que dar sólo para etiquetar una tarea o una cita? 
Usa un atajo...



Contextos por aquí, contextos por allá

Todo aquel que implementa GTD  se encuentra con la necesidad de implementar los contextos. Esas asignaciones que David Allen le aplica a los entornos físicos donde se realizan ciertas tareas.

Aterrizando en Outlook

La forma en que implemento mis contextos en Outlook son naturalmente las "categorías", peeeeero... (siempre hay uno), es una verdadera molestia tener que estar pasando por los varios clicks necesarios cada vez que creamos una tarea o una cita. Pueden necesitarse entre tres y cuatro clicks si uno usa la opción de arrancar por el botón derecho para asignar la categoría, y en el mejor de los casos dos si tengo disponible el botón de categorías en la barra de menúes. Aclaro desde el principio que en mi caso trabajo con Microsoft Outlook 2007 por standard corporativo.

Y si por casualidad se te ocurrió ponerte estricto en no dejar pasar ni una cosa que ande por tu mente, ésta "inocente" acción de categorizar se puede comer de manera agregada valioso tiempo productivo.

Asi que la manera más práctica de resolver este asunto (y muchos otros) es buscar el viejo y no poco ponderado "ATAJO".

Un sólo click es mucho mejor. Si accedes al menú de categorías, te encontrarás un item (bien abajo) que dice "Todas las Categorías".












 Al seleccionarlo verás una tabla con todas las categorías existentes en tu sistema y a su lado estará identificada su "Tecla de Método Abreviado", también conocida como atajo o "shortcut" en inglés. Si ya no hay una asignada puedes elegir la tuya y hasta elegirle un color (algo muy útil). 

Con éste esquema montado, que toma muy poco esfuerzo ponerlo a punto, uno tiene asignado el contexto al elemento de Outlook que necesite con la simple combinación de "CNTRL+Fx", donde Fx representa las teclas de función que todos tenemos en la parte superior del teclado. 

Y el beneficio no termina ahí. También se puede eliminar la misma asignación volviendo a pulsar la combinación de teclas correspondiente, así que uno puede cambiar sus elementos de contexto a la velocidad del rayo. 


Mis Contextos y sus Atajos

Asi que la manera más práctica de poner o sacar una tarea de un contexto es el atajo de teclado. 

Actualmente uso tres contextos básicos:
  • @Work: F2
  • @Home: F3
  • @Errands: F4
Operativamente hablando no necesito más. 

@Work lo utilizo para todo lo relacionado con el trabajo y (aquí me salteo un poco el concepto asociado al espacio físico) no importa si trabajo desde casa. Si es una tarea o una cita asociada mi actividad laboral cae aquí.

@Home sí es asociada efectivamente a mi presencia física en el hogar.

@Errands también está asociado a mi presencia física, pero esta vez en la calle como corresponde.





Tengo algunas categorías más en mi sistema, pero no tienen el impacto operativo de estas tres. Algunas las uso para planificar, como "Objetivos Semanales". Y otra a mi actividad como Rotario. Pero en el día a día, las tres primeras son las que mandan.

Conclusión

Con los atajos de teclado asigno o cambio mis contextos con un sólo click, lo cual me permite enfocarme más rápidamente en la tarea que tengo entre manos. Y especialmente cuando tengo una intensa cantidad de tareas que surgen o caen, reduzco tiempo administrativo improductivo para entregárselo a la tan preciada generación de valor.


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lunes, 23 de septiembre de 2013

Agradar a los demás

¿Necesitas que los demás colaboren contigo para alcanzar tu más preciado fin? Estas tradicionales reglas seguramente te serán de utilidad.

Agradar a los demás siempre ha sido una habilidad relevante para las personas influyentes y altamente efectivas. Y no me refiero sólo a los buenos momentos que puede proporcionarnos el tomarlo cómo hábito. Agradar al prójimo es en esencia uno de los mayores "abrepuertas" conocido.

En "Como ganar amigos e influir sobre las personas", Dale Carnegie enumera seis reglas para agradar a nuestros semejantes. Y éstas son:


REGLA 1
Interésese sinceramente por los demás.


REGLA 2
Sonría


REGLA 3
Recuerde que para toda persona su nombre es el sonido más dulce e importante en cualquier idioma



REGLA 4
Sea un buen oyente.
Anime a los demás a que hablen de sí mismos



REGLA 5
Hable siempre de lo que interese a los demás


REGLA 6
Haga que la otra persona se sienta importante
y hágalo sinceramente


Estas reglas son todas muy buenas y es altamente recomendable incorporarlas a nuestros hábitos para formar parte de nuestro arsenal productivo, si es que ya no lo son. 

En cualquier circunstancia deberemos siempre interactuar con diferentes tipos de colaboradores, tanto permanentes como circunstanciales. Facilitar la buena voluntad ajena es siempre un activo.

¿Quieres leer el libro de Dale Canegie? Haz click AQUI!


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martes, 17 de septiembre de 2013

¿Quieres evitar Congestiones de Tráfico?

¿Quieres llegar rápido a tu cita y no sabes que camino tomar? El tráfico de tu ciudad es un caos y si hubiera embotellamientos te gustaría saberlo? Pues, es hora de que gires tu vista a Google Maps.



La verdad es que para aquellos que manejamos a diario por ciudades congestionadas el estado del tránsito es una información vital. En mi caso es Buenos Aires, y la verdad es que en los últimos años se ha puesto cada vez peor. Por otras ciudades populosas que he tenido la suerte de visitar el problema es similar.

La experiencia GPS

Ya hace algunos años que uno viene usando el servicio de GPS que brindan dispositivos como los Garmin. Incluso me ha pasado, hace cosa de un par de años en Texas y usando uno de estos bicharracos en un auto de alquiler, el haberme encontrado con una notificación de congestión de tráfico y la consiguiente recomendación de desvío. Por supuesto, casi me caigo de espaldas... Lo que daría por tener un servicio como ese en mi ciudad!


Y Google lo hizo...

Bueno, resulta que hace cosa de un tiempito Google habilitó en Google Maps el layer de tráfico. Y de pronto uno se encuentra con un panorama del estado del tránsito en las principales vías.

No vamos a decir que es la salvación total. El ideal es que funcione bien en el teléfono móvil, de manera de proporcionarnos información mientras viajamos. Lamentablemente si por algún motivo la red de telefonía móvil está congestionada (cosa que me está sucediendo con bastante frecuencia),  la información tardará en refrescarse o el teléfono parecerá como si estuviera sumido en un profundo letargo...

Pero sin dudas, la habilidad de mirar de un pantallazo las vías congestionadas, las "posibles"  y las libres es de un valor enorme. Por lo general antes de salir hacia algún lugar complicado, en áreas de fuerte intensidad de tráfico acudo a esta herramienta. Luego cargo origen y destino para ver que recomendaciones me da (por supuesto, esto me sirve para posicionar adecuadamente el mapa), y activo el Layer de Tráfico. 

Con la información que me provee ésta vista, puedo tomar decisiones informadas de qué camino elegir. Y más de una vez me ha salvado y por supuesto me ahorró cantidades inmensas de mi tan preciado tiempo. 

¿Es infalible? No, por supuesto. El tráfico es dinámico, y uno ve una especie de fotografía del estado de situación al momento de requerir la vista. Pero las chances de evitar un taponamiento previsible son mucho más altas. La diferencia es enorme, y vale la pena hacer la prueba.





Pero ¿cómo lo hacen?

¿Cómo obtiene Google esa información? Bueno, no es muy difícil imaginarlo. Los datos son entregados por telefónos celulares, que reportan su posición en tierra por medio de GPS (o una estimación que Google hace sobre la base de sus puntos de ingreso a la red), y así se puede calcular la velocidad de desplazamiento de cada dispositivo. Sumemos eso en grandes volúmenes, pongámosles algunos algoritmos predictivos y tendremos una interesante aproximación al estado del tránsito. La teoría de los grandes números hace el resto.

Por supuesto, para tener información de una zona, tiene que haber Smartphones conectados a Google reportando su posición. Por eso el mapa aparece en trozos por tramo.


Conclusión

Realmente el layer de tráfico de Google Maps es una herramienta espectacular que mata varios pájaros de un tiro. Nos permite:
  1. Planificar el viaje
  2. Ahorrar Tiempo
  3. Ahorrar Combustible
  4. Bajar el Stress

Demasiados puntos a favor para no considerar su uso...

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miércoles, 11 de septiembre de 2013

¿Cómo se comparan los iPhone 5S y 5C con lo existente?

¿Te quieres comprar un Smartphone? 
Apple acaba de lanzar las nuevas versiones de iPhone 5S y 5C y la grilla de productos disponibles se mueve una vez más. Tiempo de evaluar...




El lanzamiento de nuevos dispositivos en el mercado de Smartphones por parte de un jugador del peso de Apple es siempre noticia. 

Vale la pena la siguiente nota, especialmente por la tabla comparativa incluída de como se posicionan los nuevos dispositivos con respecto a la propia oferta de la empresa de Cupertino, y la de su archi-competidor Samsung.


martes, 10 de septiembre de 2013