jueves, 9 de abril de 2015

Sobre eficacia, productividad y otras yerbas

¿Qué te interesa más? Ser productivo, eficaz, efectivo, eficiente u organizado? Ten cuidado de no poner el carro delante de los caballos…



Hay mucha confusión dando vueltas por ahí con respecto al asunto de la productividad personal.

En “Los 7 hábitos de la gente altamente efectiva” Stephen Covey tiene como principal mérito poner desde el mismísimo título los caballos delante del carro y no al revés. Pone el énfasis en la efectividad, como corresponde. Es uno de los motivos por los cuales me gusta tanto su forma de encarar estos temas.


Primero lo primero


La idea central es ser “efectivo”, o sea “eficaz”. Ser capaz de lograr los efectos que deseamos o esperamos. De nada nos sirve hacer muchas cosas si aquello que resulta de nuestro trabajo no es lo buscado. Si después de mucho esfuerzo no obtenemos “los resultados”.

Ser eficaz no es lo mismo que ser “eficiente”. La eficiencia tiene más que ver con la habilidad de lograr que el resultado se obtenga con el mejor uso de los recursos disponibles. Por ejemplo, cuando hablamos de un automóvil, se dice que éste es más eficiente si hace lo mismo (nos lleva donde queremos) con un menor uso de combustible (recursos) comparado a otros de la competencia.



¿Quieres ser eficaz o eficiente?


En primer lugar, es importante tener en claro que “debes” ser eficaz. El resultado tienes que obtenerlo. No hay alternativa válida desde el punto de vista de tus objetivos. Si no logras lo que te propones todo lo que dejes en el camino será simplemente trabajo desperdiciado. No le importará a nadie, y tampoco debería importarte a tí.

Por supuesto, también quieres ser eficiente, aunque esto ya no es un problema tanto de “deber” como de “convenir”. Esto quiere decir que tus resultados se obtengan con el mejor uso posible de tus “siempre escasos recursos” disponibles. Cuando hablo de recursos me refiero a tu tiempo o tu energía por hablar de los más obvios. Podemos hablar de recursos materiales o humanos. Si por ejemplo obtienes tu resultado pero en el camino liquidaste todos tus recursos, esto no será sustentable. Será difícil de sostener o de ser reproducido en el tiempo.

Digamos que la eficacia es la obtención del resultado y la eficiencia es el mejor camino para obtenerlo. Desde el punto de vista personal, la eficacia es el fin, y la eficiencia es uno de los medios para alcanzar ese fin.


¿Eficiente?


El uso y costumbres no ayuda a comprender bien la diferencia. Cuando andas por el mercado laboral seguramente habrás escuchado que una persona es eficiente cuando logra cumplir todas sus tareas en los tiempos previstos o menos. Y se da por sabido que sus tareas son sus objetivos o sea que dan por hecho que fue “eficaz”.

Esto lleva a confusión. Una persona puede ser muy eficiente para hacer una enorme cantidad de cosas, todas ellas sin la menor importancia para sus objetivos, los de su empresa o ambos. Todos los organismos burocráticos, especialmente los más grandes, tienden a crecer y propagarse llenando de tareas a la gente sin más objeto que justificar su existencia. Y hay muchos individuos que se comportan de igual forma. Aun no teniendo nada relevante que hacer, se llenarán de tareas inútiles con tal de justificar su trabajo. Eso sí, las harán todas “eficientemente”…

Comprender en su justa dimensión el objeto de nuestro esfuerzo es importante para poder dirigir nuestras energías en la dirección correcta y no hacer esfuerzos inútiles.


Entrando en la “productividad personal”


La productividad es un concepto asociado a la eficacia y la eficiencia, pero desde otro lugar. En alguna medida se superponen, pero es importante que entiendas que expresan cosas diferentes.

Siempre debes partir del concepto de que “debes ser eficaz”. Lo que hagas te conducirá entonces a obtener al resultado que buscas.

Luego, puedes pensar en ser “más eficiente”. Es decir obtener el mismo resultado con menos recursos. Por ejemplo, si hablas de “eficiencia personal” podrías referirte a que tú obtienes el mismo resultado en “menos tiempo”, con menor esfuerzo o con un menor uso de energías físicas y/o mentales.

La productividad habla de la “cantidad de producido por unidad de tiempo”. Cantidad de “resultados” obtenidos. Es una forma de medir la capacidad de producir resultados.

Si tienes que producir una tuerca, no es lo mismo que lo hagas en un día, en una hora o en cinco minutos. El punto es que en la medida que tu productividad personal aumenta, puedes elegir producir más de lo mismo y ganar más, o dedicar el tiempo o las energías liberadas a otras cosas que también te interesen y satisfagan otras metas.

En los tiempos que corren, la gente se ve cada vez más atiborrada de obligaciones, tanto profesionales como personales. Cuando esto ocurre, la habilidad de manejar esa cantidad de temas es crucial. Porque en definitiva, el tiempo es el mismo siempre. Sólo tienes 24 hs al día.

Mejorar tu productividad personal es una inversión en un medio. Un medio  para ser más eficiente en lo que sea que hagas. Es una obviedad que esto se refiere a aquellos resultados que buscas. Lo que no debes hacer es enfocarte exclusivamente en la productividad personal porque produce el tipo de aberración que se genera cuando se confunden medios con fines.


Y ya sobre la Organización Personal


Tu organización personal es la forma en la cual arreglas tus asuntos. Ahora bien, puedes preguntarte "¿cómo me organizo? con o sin un propósito en mente. Ten claro que lo más conveniente es hacerlo con las metas claras.

Hay gente que parece asumir que todo tiene que estar ordenado de una manera casi obsesiva. Si bien es un hábito saludable mantener un grado de orden, no debe convertirse en algo que desenfoque tu mente de la verdadera fuente de motivación: tus metas.

Una mejor organización personal, “orientada a mejorar tu productividad personal para alcanzar tus metas” te da los cimientos para lidiar con esa realidad.

Las alternativas que tienes son dos: Pones tus asuntos bajo control, o no tomas más compromisos de los que puedes manejar. Y a veces no tienes la opción de tomar menos compromisos. A veces la realidad que enfrentas no tiene vuelta atrás y la única forma es encontrar la manera de administrar los temas para que calcen en lo que tienes como vida.


Sobre Medios y Fines


Los medios y los fines son “valores” que tienen un orden entre sí. En esencia estamos hablando en ambos casos de “intereses”, es decir de cosas a las que se les da valor en un escenario dado.

La diferencia es que un fin es algo que quieres obtener, y un medio es una herramienta para obtener ese algo. El fin está antes que el medio, y esto debes tenerlo siempre en claro porque si no pierde la esencia de lo que tengas entre manos y te desenfocas. ¿Resultado? No, lo que justamente no obtendrás es el resultado…


En Resumen


Todos tus esfuerzos siempre deben tener como norte el ser eficaz, consiguiendo los resultados que buscas. Para lograrlo, lo más recomendable es serlo de la manera más eficiente. Y para ser más eficiente la mejor manera es mejorar tu productividad personal partiendo de una buena organización personal.


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