martes, 27 de septiembre de 2011

Correo Electrónico – Gestión de la Bandeja de Entrada

El correo electrónico es una herramienta poderosa, pero cuando el nivel de uso alcanza niveles elevados como cuando se reciben más emails de los que uno puede responder o procesar, se convierte en una carga que es imperativo controlar. 


Con independencia del tipo de usuario de correo que uno sea (archivador, buscador o marcador) y aún con independencia de la herramienta (webmails como Gmail y Hotmail o Microsoft Outlook), hay algunas prácticas que hacen de la gestión de la bandeja de entrada un mero trámite. Se pueden implementar todas o sólo algunas, pero cada una es el resultado de tener que resolver un problema concreto. Tienen su razón de ser.

Las prácticas que recomiendo para un uso eficaz del email son:


  1. Defina un esquema regular de revisión:
    No se puede vivir pendiente de responder correos electrónicos. En algún momento hay que dejar espacio para las tareas para las cuales realmente nos pagan.

    Para más detalles sobre este punto ver:
    Correo Electrónico - Defina un Esquema Regular de Revisión

  1. Clasifique antes de “procesar”
    Si uno se larga a procesar (lo que normalmente la gente interpreta como responder los correos) es muy probable que en su afán por resolver el tema usted se pierda en la tarea. Su objetivo está bien encaminado, pero el árbol le impedirá ver el bosque. Termine de clasificar primero para tener en claro todo lo que tiene por delante.
    Luego empiece a procesar…

    Tratamos este tema en mayor profundidad en:
    "Correo Electrónico – Clasifique antes de Procesar"

  1. Priorice
    Si se tomó el pequeño esfuerzo de clasificar previamente, verá que ésta recomendación surge como una consecuencia natural. Se dará cuenta inmediatamente por cuales correos tiene sentido empezar. Todo no es lo mismo, y cuando las cantidades son enormes, el asegurar que se atendió lo importante primero le evitará problemas si alguna cosa urgente (pero en muchas ocasiones poco importante) lo interrumpe.
  
  1. Genere un “esquema de contención”
    No hay manera de asegurar que uno puede leer todos los correos que recibe si a la vez es eficaz en su trabajo. Tendrá momentos en que no podrá evitar tener que ocuparse de otros asuntos, ya sea por su relevancia o sencillamente porque no se puede dar el lujo de decir “ahora no”. Si usted genera un esquema de contención eficaz, siempre podrá retornar a su pila de correos y continuar trabajándola de acuerdo a sus prioridades.

  1. No tenga la Bandeja siempre a la vista
    Como decíamos en otro artículo (ver Correo Electrónico - La Bandeja de Entrada - Generalidades ), el correo electrónico tiene la tendencia a inducir a la reactividad. Cuando uno es lo suficientemente responsable como para no querer dejar temas sin atender, inconcientemente puede terminar respondiendo cualquier correo por el sólo hecho de que arribó. En conjunto con la primer recomendación, sacar la bandeja de entrada del email de la vista cuando se está haciendo otra cosa es un poderoso consejo que quita distracciones y stress.

  1. Tienda a mantener “Vacía” la Bandeja
    Si bien en este punto puedo parecer contradictorio con el anterior, con este consejo en conjunto con el de mantener un esquema regular de revisión, haber clasificado, priorizado y generado un esquema de contención, usted puede pensar seriamente en vaciar su bandeja de entrada. Cuando hace la clasificación usted limpia el correo del buzón, con independencia de lo que haga después. Este es un poderoso elemento de organización y un gran liberador de stress.
    Detalle: Vaciar la bandeja de entrada no significa haber "procesado" todos los correos electrónicos, sino haberlos clasificado y apartado de la vista. Por lo menos ese es el significado que le doy.
    La siguiente es una nota muy interesante al respecto de esta temática:
    No al “Inbox a cero”, sí al Email inteligente,

    También recomendamos leer Sí al Inbox a cero, porque No Existe Productividad sin Control


  1. Elimine lo que no le sirva ni le interese
    Aquí no hay demasiadas explicaciones. Si no le sirve ni le interesa, que nunca más lo vuelva a molestar teniendo que tomar una nueva decisión. Sencillamente “fuera”…

  1. Si se resuelve en menos de 2 minutos “Hágalo”
    Nuestro buen amigo David Allen aquí puso su poderoso bocadillo. La cantidad de cosas que quité de la pila de pendientes (o que ni siquiera entraron en una lista de tareas) por aplicar esta sencilla regla no tiene nombre.
    Es un consejo de los que me gustan: "sencillo, elegante y eficaz"

  1. Respóndase la pregunta: “¿Cuál es el siguiente paso con este correo?”
    Este es otro consejo terriblemente poderoso que pone nuestro cerebro en el punto de trabajo adecuado con un aspecto que es crítico. Uno debe tomar la decisión de que hacer con lo que tiene entre las manos. Hay que tomar “LA” decisión.
    David Allen también hace un extenso comentario sobre el impacto que tiene el responder esta pregunta en nuestro quehacer diario.
Tanto los webmails tales como Gmail, Hotmail y Yahoo como los software cliente que residen en su computadora como Outllook o Eudora le ofrecen mecanismos para implementar hábitos eficaces. Un caso aparte es la combinación de estas herramientas con dispositivos de telefonía celular tipo Blackberry o Smartphones con Android. Es para analizar largo y tendido.

Elija la herramienta que mejor se adapte a su forma de trabajar y pensar, pero no pierda de vista que como toda herramienta, si se la usa mal los resultados no serán los que se esperan.

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viernes, 23 de septiembre de 2011

Correo Electrónico – Los Usuarios Marcadores

Los usuarios marcadores son un tipo de usuario característico por su preferencia a la clasificación de correos con base en sus prioridades. No les gusta mucho invertir su tiempo en almacenar y en mantener un sistema de archivo de correos, pero a la vez le resulta importante encontrar rápido aquellos mensajes que son relevantes a su actividad. Y para ello utiliza marcas que pueden ser de distinto tipo.



La marca más sencilla que uno puede manejar sobre un correo electrónico es la de “NO LEIDO”. Es una indicación elemental de que tenemos algo que hacer con ese email. Si la cantidad de correos que se reciben está por debajo de nuestro umbral de procesamiento este sistema termina siendo el más usado por los usuarios.

Mientras uno tenga capacidad de administrar las tareas que genera nuestra interacción con el mundo a través del email con pocos mensajes, invertir en un sistema de clasificación superior a “Leído/No Leído”, o en un sistema de almacenamiento por carpetas temáticas es poco menos que un sin sentido. Nuestro sistema de organización tiene valor cuanto más funcional sea a nuestra productividad y si le tenemos que dedicar más tiempo para obtener el mismo resultado, entonces resulta en una inversión estéril.

Dicho lo anterior, está claro que el uso de un sistema de organización de correos diferente al anterior sólo se justifica cuando nuestra cantidad de correos alcanza su nivel crítico, el cual es diferente para cada persona según su propia actividad. Ahí el sistema por marca de “No Leído” hace agua, y hay que empezar a tener otro esquema.

Si a uno le sigue gustando la idea de las marcas, y como dijimos al principio no se quiere demorar demasiado tiempo buscando correos ni teniendo que invertir tiempo en un sistema de archivos al efecto, hay que pensar en usar más tipos de marcas.


Es interesante observar que al igual que los usuarios archivadores la clasificación previa aquí empieza a jugar aquí su papel. No me sirve de nada tener muchas marcas si no le dedico un poco de tiempo a pensar un esquema de clasificación que le sea útil a mi mente para responder efectivamente a mi trabajo. No importa cuantas marcas utilicemos, éstas tienen que tener sentido “para mí”. Son de mi único interés, y sólo me sirven a mí para clasificar mis acciones sobre el buzón de correo.

Sugerencia: no crear demasiadas categorías de marcas. Un sistema de clasificación es tan bueno como su “elegante simplicidad”, y uno pensando creativamente podría fácilmente crear suficiente cantidad de marcas como para que luego no pueda seguirlas adecuadamente.

Cada marca tiene que tener un sentido y propósito concreto, que se refleje adecuadamente en las acciones que vienen a continuación. Si no puedo decir con claridad para qué voy a usar esa marca, mejor dejar su creación para otro momento. Es preferible arrancar con pocas, e ir agregando conservadoramente más categorías que crear muchas de golpe y no poder digerir el engendro que luego nosotros mismos creamos. Nos provocaríamos un nivel de frustración que nos haría dar uno o varios pasos atrás.



Otro punto no menos importante es que una vez que creamos nuestro sistema de clasificación por marcas este nos impone luego la disciplina de administrarlas regularmente para evitar que el sistema se descontrole. Si el tema se trató y no tengo nada más que hacer con ese correo no puedo obviarme el paso de quitar la marca que le puse, porque si no corro el riesgo de tener que entrar nuevamente a ese correo en el futuro, y darme cuanta “nuevamente” que “no tengo nada más que hacer con esto”.

La idea como siempre es ganar tiempo, no perderlo. Si no tenemos la disciplina de mantener nuestro sistema de marcas actualizado, éste se nos puede volver en contra y habremos invertido tiempo y esfuerzo en vano. 

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martes, 20 de septiembre de 2011

Correo Electrónico – Los Usuarios Buscadores

Por empezar, este tipo de usuario da como un hecho que su sistema de correo electrónico le facilita el acceso a toda la información que necesita, y dado que simplemente usando diferentes patrones de búsqueda el sabe lo que tiene que encontrar, entiende que la inversión en clasificar y almacenar el correo no se justifica.




Los usuarios “Buscadores” son aquellos que

“Optan por un mínimo trabajo”

Argumentando que pueden usar herramientas para buscar lo que necesitan más tarde.
En esencia, es lo que podríamos llamar una alternativa de “mínimo esfuerzo” por cuanto es más cómodo buscar sólo cuando hace falta.

Los Buscadores se suelen declarar así mismos como “No Estructurados”. Esto es una forma de percibir el universo de información como carente de estructuras, con lo cual la información es útil sí y sólo sí la necesito y cuando la necesito. Si existe una estructura intrínseca al trabajo, sencillamente no les interesa.
Hasta aquí, las ventajas.

Cuando pasamos a considerar las desventajas, entramos a considerar que la búsqueda de información en grandes cantidades de correos, si bien desde el punto de vista de la consulta es sencilla, requiere de tiempos de ejecución no siempre compatibles con los de nuestro trabajo. Eso nos puede llevar a tener que agudizar nuestro ingenio para encontrar el material en el revoltijo de mails usando consultas por diferentes criterios como fechas, nombre del emisor del correo, asunto, alguna palabra que podamos recordar de los mensajes involucrados, etc.

Si el tiempo apremia, ésta metodología de trabajo puede hacernos fallar en alcanzar nuestro resultado en tiempo y forma.

La otra gran desventaja es el problema del espacio de almacenamiento. Cuando la cantidad de información es grande en tamaño, grande en cantidad y grande en años de histórico, empezamos a necesitar cada vez un almacenamiento cada vez mayor. No discriminar las cosas importantes de guardar de las que no lo son en semejante enjambre puede desalentar a cualquiera para siquiera intentar una búsqueda.

En esencia, la clave es nuevamente la cantidad de mails que recibamos y debamos procesar. Si la cantidad es limitada y manejable, es claro que la inversión de tiempo en clasificar y archivar no se justifica.

Si la cantidad de correos empieza a pesar, definir una estructura mínima para almacenar la información que sabemos que podemos necesitar volver a ver puede hacer la diferencia entre alcanzar o no nuestros objetivos.


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viernes, 16 de septiembre de 2011

Correo Electronico - Los Usuarios Archivadores

Este tipo de usuario del correo electrónico se caracteriza por el hecho de creer que “cada cosa tiene su lugar” y que debería estar allí en caso de necesidad para ser encontrada instantáneamente cuando se la busca.




Es muy útil para aquel tipo de usuario meticuloso al mejor estilo “bibliotecario” que guarda cada elemento en su lugar específico porque cuanto mejor organizado este el sistema de organización y más se lo respete, más rápido encontrará la información cuando la necesite.

Hay un concepto aquí que vale la pena remarcar. El sistema de correo electrónico es por naturaleza un sistema de almacenamiento. A menos que la borremos la información estará siempre ahí. Ahora bien, no es menos cierto que cuando la cantidad de correo electrónico alcanza niveles abrumadores, la búsqueda de la información puede resultar tediosa y poco efectiva si uno tiene que tener la información disponible a cierta velocidad.

Encontrar un equilibrio sobre qué cosas tiene sentido guardar aparte y qué cosas no es muy dependiente del trabajo de cada uno. Pero la clave pasa por tomarse el trabajo de determinar qué información puede ser relevante tiempo después.

Partiendo de la base de que tenemos un sistema correo electrónico que nos permite almacenar toda la información, o sea que en última instancia podemos llegar a buscar la información de todas formas, la recomendación es identificar aquellos correos que uno sabe que puede ir a buscar más tarde.




Por poner un ejemplo, relacionado con un proyecto determinado uno podría guardar en su sistema de archivos el mensaje donde consta el pedido. Es un dato claramente relevante al proyecto, y normalmente utilizado por los cliente en sus reclamos de respuesta. Además, puede ser conveniente también guardar en su sistema el mensaje de respuesta, porque es la constancia que usted tiene de que entregó lo solicitado y es normal tener que verificar si se entregó, cuándo se entregó y qué se entregó.

Todo el material interior al proyecto, tanto el que forma parte del proceso de trabajo o las delegaciones de actividades a 3ros pueden tener algún nivel de almacenamiento, pero los sistemas de correo electrónico nos ofrecen herramientas que permiten encontrar eventualmente la información si realmente la necesitamos.

Cada proceso de archivado representa una inversión en tiempo y espacio. Si esa acción se multiplica a las decenas de intercambios de correo que uno maneja diariamente, la carga administrativa sobre nuestro trabajo se multiplica exponencialmente. Equilibrio parece ser en este caso la palabra correcta.

Recomendaciones para los Archivadores:

  1. Ser conservador en el sentido de guardar en su sistema de correos TODOS los mensajes (los mensajes útiles… correo basura y mensajes sin interés conviene siempre eliminarlos)

  1. Decida que tipo de correo puede “realmente necesitar que se encuentre rápido”. Sea tan concreto como sea posible. Si tiene dudas, déjelo en su almacén de emails. Si lo necesita podrá encontrarlo. La probabilidad de que nunca lo necesite es muchísimo más alta.






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jueves, 15 de septiembre de 2011

Sacarse las Cosas de la Cabeza

¿Cuál es la gran ventaja de armarse un buen sistema de organización, ya sea en formato electrónico o en papel? Respuesta: El sacarse las cosas de la cabeza.



Si hay algo que nos puede complicar en el dia a día, es el tener cientos de cosas pendientes flotando en nuestra mente y haciéndonos sentir frustrados a nosotros y a quienes dependen de nuestra acción para alcanzar algún objetivo.

Si somos personas responsables, que valoran cumplir con sus compromisos, todo aquello pendiente y que no pudo hacerse es como una puñalada a la autoestima. Imaginemos lo que resulta si la cantidad de esos compromisos "vencidos" se apilan como los papeles de esos escritorios que todos hemos visto en los cuales hasta da un poco de temor acercarse. Bueno, imagine que esas son actividades y compromisos pendientes, flotando por su cerebro y que recurrentemente le recuerdan que está en falta. Y eso sin llegar al hecho de tener que enfrentar una recriminación por el incumplimiento.

Stress, frustración y fatiga mental es lo único que puede esperarse, y finalmente una larga catarata de resultados no deseados con consecuencias que seguramente querremos evitar.

En Resumen

No importa que hablemos de papel o agenda electrónica. Encontrar la manera de sacar las cosas de la cabeza es un excelente mecanismo para reducir la tensión cotidiana, para tener claro que si dejamos de hacer algo podremos retomarlo sin temer que no sabremos como seguir desde donde dejamos la tarea inconclusa. O estar tranquilo que le estamos brindando a una tarea muy importante la prioridad que realmente se merece.



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lunes, 5 de septiembre de 2011

Sistemas de Apoyo - El Sistema de Archivos

El sistema de archivos es uno de los elementos esenciales en la organización. Fichero, biblioteca, almacenamiento, repositorio. Llamémoslo como queramos, es un espacio físico o lógico (PC para ser más claros), donde ponemos algo que consideramos que podemos utilizar posteriormente.




¿Porque digo que podemos utilizarlo posteriormente? Porque si no tiene esa utilidad lo mejor es deshacerse de eso sin más. Desarrollar la actitud de eliminar aquellas cosas que no nos servirán es de un importante valor, y no debería ser dejado de considerar.

Buscamos normalmente que el sistema nos sirva a nosotros que somos quienes lo usamos. Eventualmente a nuestro equipo de trabajo si el material es de uso común.

Dentro de los esquemas de organización que usé durante años el temático es el más elemental. Los temas pueden variar según nuestro trabajo, pero lo más común es que clasifiquemos según:

  1. Tema
  2. Cliente
  3. Proyecto
  4. Interlocutor
  5. etc.

Ahora bien. Lo que me encontré aquí es que cuando uno trabaja con grandes volúmenes de información este sistema es muy difícil de mantener. Y en los últimos años lo único que se es que mi costumbre de guardar todo no es precisamente una ayuda en este sentido porque el consumo de espacio en disco rígido siempre crece (en mi caso tengo la suerte de poder manejar casi todo sin papel). Hacer copias de seguridad (backups) se torna muy engorroso, y la administración de ese bodoque se vuelve muy difícil.

La solución que me esta sirviendo en la actualidad es dividir por cliente, luego por año y dentro de cada año por proyecto. Así puedo eliminar de la maquina los años anteriores con confianza.



El otro secreto es que como mi cantidad de proyectos es muy elevada (siguiendo la línea de trabajo de David Allen considero proyecto a cualquier actividad que demande múltiples tareas para ser completada), dentro de la organización anual los numero con un número de proyecto correlativo. Así los proyectos más recientes se encuentran fácil al fondo de la lista. A cada directorio de proyecto le agrego el “Px” donde “x=número de proyecto del año para ese cliente”.

A su vez cada proyecto puede tener internamente múltiples sub-proyectos, pero eso lo dejamos para otra ocasión.

También dejo para otra discusión como acceder rápido a los archivos. Pero con esta estructura es siempre fácil encontrar la información porque crece de manera orgánica y permite saber donde encontrar cada cosa.

David Allen recomienda mucho el uso de directorios por orden alfabético. Para determinadas cosas puede ser útil. Hasta ahora, cada vez que lo quise implementar ese sistema sólo se me complicó. Al menos a mí.


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