Como Me Organizo

A pesar que el teléfono celular es una de las herramientas de productividad fundamentales de los tiempos modernos y que nos ofrece la libertad de comunicarnos en cualquier momento y en cualquier lugar paradójicamente puede convertirse en un grillete del cual es muy difícil soltarse. La tecnología es una de las armas más poderosas del ser humano. Y no sólo por la tecnología en sí misma, sino por nuestra habilidad para adaptarla y evolucionarla según las necesidades que tengamos. Nuestra capacidad en éste sentido no conoce límites. El teléfono celular es uno de los avances más revolucionarios de la era moderna. Conceptualmente su impacto en nuestra vida cotidiana es incluso superior al de Internet, a pesar de lo que muchos pudieran suponer. Cambió completamente el paradigma por el cual para comunicarme con una persona ésta debía encontrarse físicamente en determinado lugar. Al igual que el automóvil, ofreció a las personas uno de sus más preciados bienes: la libe...

Tener un Smartphone nos abre un enorme abanico de posibilidades de la era de internet. Agenda integrada a la computadora, email, chat, Facebook, Twitter, navegación web. Y todo esto sin contar los servicios tradicionales  como la telefonía móvil, la casilla de mensajes de voz y el SMS. Pero... ¿sabemos realmente trabajar con ésta poderosa herramienta? He visto a la gente comprarse teléfonos celulares por diferentes motivos a lo largo de los años. De ser un servicio de telefonía básica éste dispositivo se convirtió en los últimos años en muchas más cosas, incluida la opción de accesorio de moda. De tener un mero teléfono se pasó a tener que armonizarlo con nuestro vestuario y nuestro entorno de trabajo. No quiero menospreciar el rol social del celular en la actualidad. Lo tiene, y bien ganado. Claramente un director de una gran empresa no puede hoy usar un celular básico sin dar una pobre imagen a sus pares o a sus empleados. Su estrategia comunicacional horizontal o ...

El mantenimiento del orden de las actividades así como de su organización y planificación es en realidad un trabajo constante y cotidiano. Cuando no lo hacemos de esa forma indefectiblemente tendremos que dedicar energía adicional para que todo entre en caja nuevamente. Organizar las cosas “a la primera” es la consigna. En la medida que crecemos en nuestro nivel de actividad y generamos cada vez un mayor volumen de proyectos, tareas y compromisos, el dejar el re-encauzado de nuestro material para la revisión semanal al estilo GTD puede convertirse en una sobrecarga excesiva y un doble trabajo. O se mantienen las cosas bajo control de manera regular o se termina indefectiblemente afectando valioso (por escaso) tiempo extra. ¿Cuántas personas se pueden dar el lujo de disponer de varias horas un día específico de la semana para poner en orden su sistema de organización? Puede que sean muchas. Pero para mí caso particular, es casi una quimera siquiera considerarlo. El volum...

La gestión de contactos es una parte relevante del uso de la agenda que nos permite interactuar de manera fluida con las personas con las que nos relacionamos en cada uno de nuestros roles. Mantenerla actualizada es una necesidad real que convertida en hábito produce mejoras significativas en nuestra capacidad de concretar proyectos de manera efectiva en cualquier plano de acción. A pesar de ser una sección de todas las agendas disponibles comercialmente  desde que tengo memoria, tanto en las versiones de papel como en las electrónicas, el área de contactos es frecuentemente descuidada. Y es una pena que así sea, porque un factor muy importante de nuestra efectividad tanto en el plano laboral como en el personal se basa en nuestra capacidad de comunicarnos fluidamente con las personas con las que interactuamos a diario.  El temido "Lo dejé en algún lado..." Pongamos un ejemplo. Supongamos que tengo que llamar urgente a un cliente importante por un asunto grave...

Como decíamos en Correo Electrónico - La Bandeja de Entrada - Generalidades , el mail tiende a inducir a la reactividad. Porque uno intenta mantenerse sin pendientes con el correo. Entonces, en el mismísimo momento en el que entra un mensaje en nuestro Gmail, nuestro Outlook o aún peor en nuestro Blackberry es común ponerse a responder como un autómata. Aquí pueden ocurrir dos cosas: a)       El tema realmente es algo que puede resolverse rápido. b)       El tema no se resuelve lo rápido que uno pensó, y ya compenetrado con el problema no se detiene a analizar cuánto tiempo le va a tomar resolverlo. Con el agravante que puede estar desarmando su propia planificación diaria. Así es común que se produzca una interrupción en la actividad que saca de curso a la persona de sus planes. Esto impacta directamente en la obtención de resultados. La masificación de celulares de 2G, Edge y 3G, tales como un Smartphone o ...

¿No sabes si invertir en una agenda electrónica o seguir con la de papel? Hay ventajas y desventajas en ambos casos... La Raíz del Problema Cuando uno trata de ver cómo se organiza, ésta decisión suele terminar influenciada por cuestiones económicas y hasta generacionales que van desde la más sencilla que es trabajar sobre papel, hasta las más elaboradas y costosas como un Microsoft Outlook sincronizado con un Smartphone y hasta con una Tablet. Como regla general, soy partidario de inclinarse por “ aquello que funcione ”. Y punto! Desde el estricto punto de vista de nuestra organización personal, si una simple agenda en papel resuelve el problema, no parece razonable gastar nuestro valioso dinero en un artefacto que encima hay que aprender a usar. El conflicto viene cuando algo produce un cambio y nuestra forma de organizarnos se empieza a estrellar contra una nueva realidad. Cuando lo que hacemos deja de funcionar hay que  adaptarse,  y a veces esto no...

Empezar el día bien plantado es una parte importante de encaminar el resto de la jornada.  Pocas cosas nos aportan más dirección que tener en claro hacia donde vamos, donde estamos, que nos espera y por donde empezar. Más allá de tener un plan bien armado del día, cosa que puede ocurrir o no, lo que he encontrado muy eficaz es darle rápidamente un vistazo a mi calendario tan pronto como me dispongo a iniciar mis actividades. Paradójicamente, algo que me da mucha sensación de control es echarle un vistazo al calendario de ese día al final de mi día anterior. Justo antes de terminar la jornada, reviso rápidamente que tengo agendado como actividades fijas  al día siguiente. Esto me permite crear una imagen mental de los puntos fijos de la jornada por venir, y me permite tomar los recaudos necesarios en caso que deba preparar algo antes. Enlaces Recomendados   Ver "Getting Things Done" en Bibliografía Recomendada