Como Me Organizo

Cuando la cantidad de notas e información se acumulan por diversos motivos en nuestro sistema de organización, tratarlas puede convertirse en un verdadero desafío. Uno de los criterios para decidir si eliminar o no un elemento puede ser someterlo a “La Prueba del Tiempo”… El mundo que nos rodea tiene muchas veces la costumbre de abrumarnos con información y demandas, especialmente en ésta época, en la cual la tecnología permite manejar cantidades enormes de ambas. Pero no todo tiene la misma relevancia. Como decimos una y otra vez, saber priorizar es fundamental . Y lo que suele ocurrir muchas veces es que las cosas a las que les asignamos la mayor prioridad dejan otras en el camino, como suele decirse “cajoneadas”.  Esas cosas, en principio sin importancia suelen apilarse y generar una abundante carga de trabajo. Hay muchas maneras de manejar ese cúmulo de “cosas”. Una es ignorarlo y tirarlo a la basura sin más. Es una opción y no es poco tentadora. ...

Cuando hablamos del email como sistema de archivos lo estamos sacando de su función básica que es comunicar. Pero en el moderno mundo digital en que vivimos, los correos electrónicos deben entenderse como archivos que tienen una gran repercusión en nuestro desempeño, tanto desde el punto de vista de la ejecución como del seguimiento de nuestras actividades. En el acelerado mundo digital en el que vivimos actualmente, el email juega un papel de relevancia. Además de su versatilidad desde el punto de vista de la comunicación, tiene un aspecto formal que no todos perciben. Es un sistema de base de datos, o de archivos si se prefiere, en el cual los elementos o registros tienen la forma de un mensaje. Y no estoy incluyendo en la balanza cuando el mensaje viene con un adjunto. Ahora bien, personalmente no me gusta utilizar el correo electrónico como sistema de archivos. Mis documentos están en el disco rígido de la computadora, sobre directorios y sub-directorios que s...

La tentación de empezar el día leyendo el correo es “irresistible”, pero hacerlo tiene consecuencias y no son precisamente las que más nos convienen. Cambiar ésta costumbre es recomendable si uno quiere ser consistente con los planes que elabora. Llega a su oficina. Prende la computadora, revisa el correo y se pone manos a la obra. En pocos minutos empieza a sumergirse en su batalla diaria y cuando quiso ver, se le fueron horas respondiendo correos, disparando llamadas a diestra y siniestra siguiendo una agenda muy diferente de la que se planteó alguna vez. Es una auto-trampa muy común. La cantidad de mensajes que uno recibe es a veces tan grande que no bien sentarse delante de la Bandeja de Entrada uno sabe que tiene para un buen rato. Es una excelente receta para lidiar con temas actuales y en teoría bien concretos. También para imponer el comportamiento reactivo sobre el proactivo. Oh, oh… algo no es como debiera. Con la mejor buena voluntad uno enfrenta la fue...

Siendo el email una de las herramientas más importantes en nuestro arsenal de comunicaciones, es bueno aprender a usarla correctamente. Muchos usos y costumbres son nocivos, mientras que las mejores prácticas potencian nuestra productividad. Aquí ilustramos algunas. El correo electrónico es una de las herramientas más difundidas a nivel empresarial para manejar las comunicaciones internas y externas. A pesar de este rol relevante y su enorme impacto en la productividad tanto a niveles grupales como individuales, son pocas las que invierten en capacitar a la gente y por supuesto pocas personas se toman el trabajo de aprender cómo sacarle provecho por iniciativa propia. Hay muchas listas de mejores prácticas. Aquí sólo quiero presentar aquellas a las que personalmente suscribo. Son esas que a lo largo de años me han resultado sanas y efectivas en el día a día. Y que ni por el advenimiento de los Smartphones, el Blackberry, el iPad o ningún otro artilugio tecnológico me ...

Indice de Contenidos > El Dominio del Correo Electrónico El Dominio del Correo Electrónico Reglas de Uso del Email 10 Pecados Capitales del Correo Correo Electrónico - La Bandeja de Entrada - Generalidades Correo Electrónico - Gestión de la Bandeja de Entrada Correo Electrónico - Clasifique antes de Procesar Correo Electrónico - Defina un Esquema Regular de Revisión No empiece el dia con el Correo Correo Electronico - Los Usuarios Archivadores Correo Electrónico - Los Usuarios Buscadores Correo Electrónico - Los Usuarios Marcadores Correo Electronico-Vaya directo al grano Bibliografía Recomendada

El mantenimiento del orden de las actividades así como de su organización y planificación es en realidad un trabajo constante y cotidiano. Cuando no lo hacemos de esa forma indefectiblemente tendremos que dedicar energía adicional para que todo entre en caja nuevamente. Organizar las cosas “a la primera” es la consigna. En la medida que crecemos en nuestro nivel de actividad y generamos cada vez un mayor volumen de proyectos, tareas y compromisos, el dejar el re-encauzado de nuestro material para la revisión semanal al estilo GTD puede convertirse en una sobrecarga excesiva y un doble trabajo. O se mantienen las cosas bajo control de manera regular o se termina indefectiblemente afectando valioso (por escaso) tiempo extra. ¿Cuántas personas se pueden dar el lujo de disponer de varias horas un día específico de la semana para poner en orden su sistema de organización? Puede que sean muchas. Pero para mí caso particular, es casi una quimera siquiera considerarlo. El volum...

Adoptar un sistema de organización, cualquiera que sea, es un buen camino para poner orden. Mi esquema de organización puede ser el más eficaz del mundo pero si lo “dinamito” con regularidad no podrá funcionar nunca. Tengo que ser ordenado toda vez que pueda, y si no lo soy incorporar entonces el hábito a mis costumbres de alguna manera. Desde muy chico  me inculcaron el ser ordenado. No obstante, con los años incorporé además la habilidad de convivir con cierta dosis de caos, algo que es muy útil por cierto en este alocado mundo en que vivimos. Pero no por eso dejo de poner esfuerzo en encauzar mis cosas a diario. ¿Por qué? Porque el universo tiende a salirse de curso con facilidad y una cosa es tener que lidiar con un problema fuera de control y otra muy distinta es tener que hacerle frente a múltiples fuerzas afectándome simultáneamente. Es la mejor manera de entrar en situación de stress y multiplicar las chances de tener que dejar problemas sin resolver. No, gracias. Pa...

Si uno se larga a procesar el correo, lo que normalmente la gente mal interpreta como responder los correos, es muy probable que en el afán por resolver el tema uno se pierda en la tarea. El objetivo es loable, pero el árbol impedirá ver el bosque. Es necesario remover la paja del trigo, discriminando los mensajes según el criterio que mejor se ajuste a nuestros objetivos o los de nuestra organización. Pero lo interesante del punto es que la clasificación no es el  procesamiento en sí. Es más bien una etapa intermedia que puede realizarse en muy poco tiempo y cuyas ventajas son inapreciables cuando la carga de trabajo arrecia. ¿Qué criterios podemos utilizar para clasificar? Bueno, algunas potenciales opciones son: Por Nivel de Urgencia: “Urgente/No Urgente” Por Nivel de Prioridad: Alta/Media/Baja Por Tipo de Acción: Leer/Revisar/Llamar Si usamos clasificaciones del tipo GTD, podríamos pensar clasificaciones como las siguientes: § ...