Como Me Organizo

La verdad es que la discusión sobre si nos organizamos con papel o con una agenda electrónica es difícil de zanjar si nos fanatizamos. E incluso podemos ir más lejos. ¿Porqué no combinar ambas herramientas en nuestro sistema de organización? Meditaba sobre este tema a la vez que planificaba mi fin de semana a última hora de un viernes. Y por muchas vueltas que le dí al asunto, aún con una agenda electrónica completamente operacional con Outlook y un Smartphone perfectamente sincronizados, sigo teniendo que volver al viejo papel para algunas cosas. Está bien, no es lo mismo. Hay una trampa. Es una impresión en tríptico (tres columnas de contenido) de mi Calendario para sábado y domingo con mi lista de tareas y un espacio en blanco para escribir por si acaso. Es como si mi vieja agenda de papel hubiera vuelto de la ultratumba… ¿Cual es el problema que tuvimos que solucionar?  El acceso a la agenda. Mi escenario el fin de semana obviamente cambia. Ya no paso h

Si uno se larga a procesar el correo, lo que normalmente la gente mal interpreta como responder los correos, es muy probable que en el afán por resolver el tema uno se pierda en la tarea. El objetivo es loable, pero el árbol impedirá ver el bosque. Es necesario remover la paja del trigo, discriminando los mensajes según el criterio que mejor se ajuste a nuestros objetivos o los de nuestra organización. Pero lo interesante del punto es que la clasificación no es el  procesamiento en sí. Es más bien una etapa intermedia que puede realizarse en muy poco tiempo y cuyas ventajas son inapreciables cuando la carga de trabajo arrecia. ¿Qué criterios podemos utilizar para clasificar? Bueno, algunas potenciales opciones son: Por Nivel de Urgencia: “Urgente/No Urgente” Por Nivel de Prioridad: Alta/Media/Baja Por Tipo de Acción: Leer/Revisar/Llamar Si usamos clasificaciones del tipo GTD, podríamos pensar clasificaciones como las siguientes: §         

Como decíamos en Correo Electrónico - La Bandeja de Entrada - Generalidades , el mail tiende a inducir a la reactividad. Porque uno intenta mantenerse sin pendientes con el correo. Entonces, en el mismísimo momento en el que entra un mensaje en nuestro Gmail, nuestro Outlook o aún peor en nuestro Blackberry es común ponerse a responder como un autómata. Aquí pueden ocurrir dos cosas: a)       El tema realmente es algo que puede resolverse rápido. b)       El tema no se resuelve lo rápido que uno pensó, y ya compenetrado con el problema no se detiene a analizar cuánto tiempo le va a tomar resolverlo. Con el agravante que puede estar desarmando su propia planificación diaria. Así es común que se produzca una interrupción en la actividad que saca de curso a la persona de sus planes. Esto impacta directamente en la obtención de resultados. La masificación de celulares de 2G, Edge y 3G, tales como un Smartphone o un Blackberry, han llevado este problema al extre

Dentro de los sistemas de apoyo a tu actividad diaria el cuaderno de notas juega un rol destacado. No se si podría considerarse totalmente indispensable, pero casi… Tomar notas mientras vas haciendo alguna actividad te permite enfocarte con más fuerza en lo que estás haciendo y al mismo tiempo mantener un registro básico del curso de los acontecimientos. Mejor Escríbelo... Pongamos por ejemplo que durante el curso de una reunión vas escribiendo los elementos salientes de la misma, la información que entiendes necesitarás con posterioridad. Datos técnicos, situaciones complejas, pedidos de un cliente, y por sobre todas las cosas: “Los Puntos de Acción”. Es muy tentador confiar en la memoria para las reuniones más simples, pero como casi cualquier aspecto relacionado a la organización “cuando las cantidades aumentan el riesgo de error se incrementa sensiblemente”. Ya sea porque se tienen muchas reuniones cortas o pocas pero largas, las notas son un elemento que resultan s