Como Me Organizo

Cuando armas tu agenda del d í a y anotas tus compromisos, ¿ tienes en cuenta los tiempos de viaje? Tal vez sea hora de empezar... Por lo general la gente no reserva el tiempo necesario para desplazarse de un lado a otro en su calendario. Sencillamente anota la cita, el turno o lo que sea que se fije en su agenda, y listo. Parece que no les hace falta nada mas.   Las excusas   ¿ Te suena familiar alguna de estas excusas? •   Ni siquiera me detengo a pensarlo : si hablamos en sentido estricto no hay ning ú n compromiso en el viaje, ni con los dem á s ni contigo. La obligación, intuitivamente, es la cita y nada mas. •   Reservo mentalmente el tiempo de viaje : como ya sabes que tienes que viajar para asistir a tu compromiso no sientes que sea necesario perder el tiempo planificando a semejante nivel de detalle. Lo ves como demasiado "puntilloso", y hasta como una perdida de tiempo. Las dos excusas anteriores se ven como muy buenas auto-tr...

Hace algún tiempo Jeroen Sangers publicó una reseña en El Canasto sobre el libro “Take Back Your Life”, de Sally Mc Ghee. Siendo un trabajo fuertemente orientado a Microsoft Outlook y teniendo que manejar esa plataforma desde hace algunos años, llamó inmediatamente mi atención. Y debo decir que no me defraudó... La metodología explicada por Sally Mc Ghee, es hasta ahora lo mejor que he visto para sacar provecho en serio de una herramienta tan compleja y poderosa como Outlook, utilizando para ello criterios y procesos muy similares al   Getting Things Done de David Allen . Si bien no son exactamente iguales, las semejanzas entre ambos métodos son notorias, y muestran a las claras el origen en común de ambos autores. Un capitulo muy recomendable del libro es el de la preparación de metas y objetivos. Muy bien estructurado y listo para poner en práctica. Uno siempre puede adaptar el método a las necesidades personales, pero este tema es en general poco trabajado en ...

Entre las habilidades que uno se ve forzado a desarrollar para mejorar la productividad personal está la habilidad de ser o no multitarea. Poner el enfoque en una cosa o en muchas al mismo tiempo “es la cuestión”. Este es uno de esos temas de productividad personal bastante trillado. Mi intención aquí es contar mi perspectiva, esperando que alguno de los ángulos que uso para encarar este asunto sea de utilidad. La “monotarea” equivale a poner un foco absoluto en lo que uno hace. Tiene muchos beneficios el lograr concentrarse con fuerza en un tema, porque en lo que respecta al objeto de la tarea se mejora la calidad y eficacia del trabajo. Ahora la “multitarea”, entendiendo como tal la realización de múltiples tareas de manera simultánea, es una habilidad muy requerida en los tiempos que corren pero bastante difícil de dominar y con consecuencias importantes para nuestra salud (mental y física) si no se lo hace bien. Para hacer multitarea en términos generales h...

Es decisivo tener en la mente aquellas cosas importantes que tenemos que hacer. Y aquello que no está a la vista está fuera de nuestra mente. Todos tenemos un lugar donde sabemos que si la información se pone allí nos aseguramos de tenerla siempre a la vista para no olvidarnos de aquello que no puede pasarse por alto. “Out of Sight, Out of Mind” La posibilidad de perdernos en la bruma de actividades que tenemos que hacer es un riesgo latente a lo largo del día, y hay ciertas cosas que no podemos darnos el lujo de que caigan en el olvido. Porque son importantes. Porque tienen consecuencias, buenas o malas. En esos casos, nuestro sistema de organización personal tiene que considerar la forma de ponerlas bien a la vista para asegurarnos que no pasamos por alto su existencia. Estrategias para mantener a la vista determinada información hay miles, probablemente tantas como personas y situaciones posibles. Por supuesto hay algunas prácticas muy probadas que pueden intentars...

Incrementar de manera artificial el nivel de prioridad de una actividad es tan nocivo como no darle prioridad alta a algo que la debe tener. Torcerá tu percepción de la realidad de tal manera que incrementará tu stress y te expondrá al riesgo de no ver cosas verdaderamente importantes. Existe una práctica muy común que es, cuando te organizas, subir artificialmente las prioridades de ciertas tareas. Puede que sea para dejar de procrastinar, o sencillamente para incrementar tu enfoque. Tal vez deseas simplemente hacer esa tarea y sólo con ese argumento le terminas imponiendo a la misma una elevada prioridad en tu sistema de organización. La Agenda es un Sistema de Navegación Tu agenda funciona como el sistema de navegación de un barco o el de un avión. Si desplazas manualmente, por ejemplo con auxilio de un imán, la orientación de la aguja de la brújula para que no mire al norte puedes terminar  en cualquier lado menos en tu destino. El problema es que los ef...

Si lo que quiero ver es cómo me organizo , el uso de la agenda es central.  El Uso de La Agenda La Herramienta ¿Agenda Electrónica o en Papel? Agenda Electrónica o en Papel - ¿Y un poco de ambas? La agenda siempre a mano Agenda y Tarjetas de Credito El Calendario Calendario - Reserva por adelantado sólo las actividades fijas Calendario-Anticipa los Viajes La Lista de Tareas Tareas - La parte Flexible de nuestra Agenda   Tareas - Listas Cortas vs Largas Saber priorizar es fundamental No Suba Artificialmente la Prioridad ¿Puede ser Urgente pero No Importante? La Prueba del Tiempo Como priorizar cuando no hay urgencias Tareas y Tarjetas de Credito No seas tan estricto con los 2 minutos Cuando los dos minutos juegan en contra La Administración de Contactos Agenda de Contactos Agenda - Contactos - Siempre al Día El Seguimiento Explota tu Agenda para dar un Seguimiento Implacable Bibliografía Recomendada

Nuestra agenda tiene un área de actividades fijas con el calendario, pero también nos permite disponer de un espacio para las actividades que no están atadas a un horario determinado. Este espacio de actividades flexibles es nuestra lista de tareas pendientes (o To-Do List), una herramienta imprescindible en nuestro sistema de organización. La organización de nuestro día está íntimamente relacionada con el arte de la agenda. Desde nuestras obligaciones laborales y personales hasta nuestros más caros deseos, todos tienen que entrar en el mismo número limitado de horas. Sólo veinticuatro… Cuando nuestra vida se concentra en pocas actividades con tiempos claramente delimitados esto no es un problema, e incluso solemos prescindir de las agendas para organizarnos en estos casos. Carece de sentido complicarse por algo que uno puede administrar sin mayores inconvenientes. El hecho en ese caso es que existe tiempo de sobra. El problema es cuando el tiempo empieza a no alcanzar....

El calendario de nuestra agenda representa tiempos concretos de nuestra jornada, y es recomendable no recargarle por adelantado más tiempo del estrictamente necesario. Si mantenemos la disciplina de cargar “solamente” las actividades fijas que conocemos de antemano, incrementaremos notablemente nuestra flexibilidad para adaptarnos a las sorpresas que se nos presentan a diario. Esto ayuda a reducir sensiblemente el stress y nos brinda un mayor control sobre nuestro tiempo. Es muy común leer sobre la conveniencia de reservar bloques de tiempo en nuestro calendario para aquellas actividades que queremos personalmente hacer. No digo que sea un mal consejo, muy por el contrario. Es claro que tenemos que asignar el tiempo debido a nuestras propias prioridades, y planificar en qué momento las haremos es una excelente costumbre. Mi observación viene por el lado de ser prudentes con ésta práctica, especialmente cuando nos adelantamos mucho en el tiempo con la planificación. Si un...