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Mostrando entradas de 2011

Explota tu Agenda para dar un Seguimiento Implacable

Una organización eficaz se caracteriza por hacer un seguimiento “implacable” de todos tus asuntos. No hay lugar aquí para confiarse en la memoria. Todos y cada uno de los temas de los que eres responsable deben ser monitoreados de manera fiable y persistente sin soltar presa hasta cerrarlos. Para que tu organización funcione es indispensable un seguimiento a toda prueba. No hay opción: tiene que ser implacable. Que no deje cabos sueltos hasta que el tema en cuestión quede completamente cerrado. El seguimiento constante genera confianza porque aquellos que te pidan algo sabrán con certeza que no quedaron sin la debida atención. Significa no perderle pisada a los temas y asegurarte que se mantienen en el curso de tu plan o que te puedas dar cuenta a tiempo que debes modificarlo porque no refleja la realidad. Ahora bien, la pregunta del millón es: ¿Cómo armar ese seguimiento tan sólido que quieres? La respuesta es simple:  Domina el Uso de la Agenda 

Hábitos – Seamos Ordenados

Adoptar un sistema de organización, cualquiera que sea, es un buen camino para poner orden. Mi esquema de organización puede ser el más eficaz del mundo pero si lo “dinamito” con regularidad no podrá funcionar nunca. Tengo que ser ordenado toda vez que pueda, y si no lo soy incorporar entonces el hábito a mis costumbres de alguna manera. Desde muy chico  me inculcaron el ser ordenado. No obstante, con los años incorporé además la habilidad de convivir con cierta dosis de caos, algo que es muy útil por cierto en este alocado mundo en que vivimos. Pero no por eso dejo de poner esfuerzo en encauzar mis cosas a diario. ¿Por qué? Porque el universo tiende a salirse de curso con facilidad y una cosa es tener que lidiar con un problema fuera de control y otra muy distinta es tener que hacerle frente a múltiples fuerzas afectándome simultáneamente. Es la mejor manera de entrar en situación de stress y multiplicar las chances de tener que dejar problemas sin resolver. No, gracias. Paso.

Agenda Electrónica o en Papel - ¿Y un poco de ambas?

La verdad es que la discusión sobre si nos organizamos con papel o con una agenda electrónica es difícil de zanjar si nos fanatizamos. E incluso podemos ir más lejos. ¿Porqué no combinar ambas herramientas en nuestro sistema de organización? Meditaba sobre este tema a la vez que planificaba mi fin de semana a última hora de un viernes. Y por muchas vueltas que le dí al asunto, aún con una agenda electrónica completamente operacional con Outlook y un Smartphone perfectamente sincronizados, sigo teniendo que volver al viejo papel para algunas cosas. Está bien, no es lo mismo. Hay una trampa. Es una impresión en tríptico (tres columnas de contenido) de mi Calendario para sábado y domingo con mi lista de tareas y un espacio en blanco para escribir por si acaso. Es como si mi vieja agenda de papel hubiera vuelto de la ultratumba… ¿Cual es el problema que tuvimos que solucionar?  El acceso a la agenda. Mi escenario el fin de semana obviamente cambia. Ya no paso h

Correo Electrónico – Los Usuarios Marcadores

Los usuarios marcadores son un tipo de usuario característico por su preferencia a la clasificación de correos con base en sus prioridades. No les gusta mucho invertir su tiempo en almacenar y en mantener un sistema de archivo de correos, pero a la vez le resulta importante encontrar rápido aquellos mensajes que son relevantes a su actividad. Y para ello utiliza marcas que pueden ser de distinto tipo. La marca más sencilla que uno puede manejar sobre un correo electrónico es la de “NO LEIDO”. Es una indicación elemental de que tenemos algo que hacer con ese email. Si la cantidad de correos que se reciben está por debajo de nuestro umbral de procesamiento este sistema termina siendo el más usado por los usuarios. Mientras uno tenga capacidad de administrar las tareas que genera nuestra interacción con el mundo a través del email con pocos mensajes, invertir en un sistema de clasificación superior a “Leído/No Leído”, o en un sistema de almacenamiento por carpetas t

Correo Electrónico – Los Usuarios Buscadores

Por empezar, este tipo de usuario da como un hecho que su sistema de correo electrónico le facilita el acceso a toda la información que necesita, y dado que simplemente usando diferentes patrones de búsqueda el sabe lo que tiene que encontrar, entiende que la inversión en clasificar y almacenar el correo no se justifica. Los usuarios “Buscadores” son aquellos que “Optan por un mínimo trabajo” Argumentando que pueden usar herramientas para buscar lo que necesitan más tarde. En esencia, es lo que podríamos llamar una alternativa de “mínimo esfuerzo” por cuanto es más cómodo buscar sólo cuando hace falta. Los Buscadores se suelen declarar así mismos como “No Estructurados”. Esto es una forma de percibir el universo de información como carente de estructuras, con lo cual la información es útil sí y sólo sí la necesito y cuando la necesito. Si existe una estructura intrínseca al trabajo, sencillamente no les interesa. Hasta aquí, las ventajas. Cuando

Correo Electronico - Los Usuarios Archivadores

Este tipo de usuario del correo electrónico se caracteriza por el hecho de creer que “cada cosa tiene su lugar” y que debería estar allí en caso de necesidad para ser encontrada instantáneamente cuando se la busca. Es muy útil para aquel tipo de usuario meticuloso al mejor estilo “bibliotecario” que guarda cada elemento en su lugar específico porque cuanto mejor organizado este el sistema de organización y más se lo respete, más rápido encontrará la información cuando la necesite. Hay un concepto aquí que vale la pena remarcar. El sistema de correo electrónico es por naturaleza un sistema de almacenamiento. A menos que la borremos la información estará siempre ahí. Ahora bien, no es menos cierto que cuando la cantidad de correo electrónico alcanza niveles abrumadores, la búsqueda de la información puede resultar tediosa y poco efectiva si uno tiene que tener la información disponible a cierta velocidad. Encontrar un equilibrio sobre qué cosas tiene sentido guardar a

Sacarse las Cosas de la Cabeza

¿Cuál es la gran ventaja de armarte un buen sistema de organización, ya sea en formato electrónico o en papel? Respuesta: El sacarte temas de la cabeza. Si hay algo que te puede complicar en el día a día, es el tener decenas de temas pendientes flotando en tu mente y haciéndote sentir frustrado a tí y a quienes dependen de tus acciones para alcanzar algún objetivo.  El Exceso de Confianza en la Propia Memoria El confiar excesivamente en tu propia memoria puede llevarte a esta situación. Dejemos de lado por el momento el caso en que esos asuntos pendientes sean temas que podrías haber cerrado previamente. Asumamos que eres lo suficientemente eficaz para ejecutar y lo que enfrentas es una sobrecarga de trabajo, de esas que todos conocemos. Cuando eres una persona responsable, de esas que valora cumplir con sus compromisos, todo aquello pendiente y que no terminas de hacer es como una puñalada a la autoestima.  Imagina el peso que resulta sobre tus espaldas si esos temas pendientes

¿Agenda Electrónica o en Papel?

¿No sabes si invertir en una agenda electrónica o seguir con la de papel? Hay ventajas y desventajas en ambos casos... La Raíz del Problema Cuando uno trata de ver cómo se organiza, ésta decisión suele terminar influenciada por cuestiones económicas y hasta generacionales que van desde la más sencilla que es trabajar sobre papel, hasta las más elaboradas y costosas como un Microsoft Outlook sincronizado con un Smartphone y hasta con una Tablet. Como regla general, soy partidario de inclinarse por “ aquello que funcione ”. Y punto! Desde el estricto punto de vista de nuestra organización personal, si una simple agenda en papel resuelve el problema, no parece razonable gastar nuestro valioso dinero en un artefacto que encima hay que aprender a usar. El conflicto viene cuando algo produce un cambio y nuestra forma de organizarnos se empieza a estrellar contra una nueva realidad. Cuando lo que hacemos deja de funcionar hay que  adaptarse,  y a veces esto nos lleva a

Correo Electrónico - La Bandeja de Entrada - Generalidades

Dentro de las cosas que se vuelven críticas en lo relacionado a la organización en general es el manejo de la bandeja de entrada. Este es un tema muy amplio y además de la naturaleza del trabajo que uno desarrolla depende mucho de la cantidad de correos que recibe. No es lo mismo recibir uno, diez, cincuenta o cien correos diarios. Cuando uno recibe unos pocos correos simplemente los va resolviendo a medida que los recibe. Dependiendo del tiempo que requiera resolver cada tema uno empieza a trabajarlos. Pero cuando se empiezan a recibir decenas de correo de todo tipo el escenario se puede volver más complejo, porque la velocidad de ejecución de los temas no coincide con la facilidad que tiene la gente para escribirnos mensajes. Estos son sólo algunos ejemplos de características inherentes al correo que impactan de lleno en nuestro trabajo: a) Es Incesante: La dirección de correo permite enviar mensajes a cualquier hora con independencia que el receptor esté o no e

¿Por qué Organizarse?

Las cosas no te salen. Estás tapado de trabajo, compromisos y obligaciones. ¿Porqué poner energía en organizarte distinto? Parece una pregunta tonta, pero en el fondo no lo es tanto.  Si buscas en el diccionario de la Real Academia Española, la palabra organizar tiene varias acepciones, pero aquellas sobre las que vamos a poner más énfasis son las siguientes: 1.     Establecer o reformar algo para lograr un fin, coordinando las personas y los medios adecuados. 2.        Poner algo en orden. 3.        Dicho de una persona: Ordenarse las actividades o distribuirse el tiempo. La verdad es que la organización está en el trasfondo de cualquier acción destinada a poner un poco de orden en el caos que existe en cualquier actividad. Tampoco es un problema que tenga una respuesta única. No hay una solución sencilla.  La forma de lograr un sistema de organización eficaz es en esencia muy dependiente de la naturaleza intrínseca de la actividad involu

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