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¿Conoces los 10 pecados capitales que nunca debes cometer con el correo electrónico? Poderoso como es, el correo electrónico mal utilizado puede ser un arma de doble filo.  Así como hay recomendaciones generales para un buen uso del correo, existen cosas que NUNCA se deben hacer. Aqui tienes un listado de diez (10) puntos esenciales que debes internalizar en cualquier ambiente de trabajo en el que te encuentres. NUNCA dejes en blanco el campo Asunto. Y asegúrate que refleje correctamente el contenido del mensaje. No escribas “URGENTE” en el asunto a menos que estés seguro que el tema lo es. No hay nada peor para nuestro interlocutor que dejar todo por semejante señal de alarma y encontrarse con una tontería. No escribas en mayúscula. Es equivalente a gritar.   No escribas nada que no quieras que lea otra persona. Por Ley de Murphy el correo llegará tarde o temprano a sus manos. O peor aún, cuando más daño cause. No insultes. Queda por escrito ...

Cuando hablamos del email como sistema de archivos lo estamos sacando de su función básica que es comunicar. Pero en el moderno mundo digital en que vivimos, los correos electrónicos deben entenderse como archivos que tienen una gran repercusión en nuestro desempeño, tanto desde el punto de vista de la ejecución como del seguimiento de nuestras actividades. En el acelerado mundo digital en el que vivimos actualmente, el email juega un papel de relevancia. Además de su versatilidad desde el punto de vista de la comunicación, tiene un aspecto formal que no todos perciben. Es un sistema de base de datos, o de archivos si se prefiere, en el cual los elementos o registros tienen la forma de un mensaje. Y no estoy incluyendo en la balanza cuando el mensaje viene con un adjunto. Ahora bien, personalmente no me gusta utilizar el correo electrónico como sistema de archivos. Mis documentos están en el disco rígido de la computadora, sobre directorios y sub-directorios que s...

La tentación de empezar el día leyendo el correo es “irresistible”, pero hacerlo tiene consecuencias y no son precisamente las que más nos convienen. Cambiar ésta costumbre es recomendable si uno quiere ser consistente con los planes que elabora. Llega a su oficina. Prende la computadora, revisa el correo y se pone manos a la obra. En pocos minutos empieza a sumergirse en su batalla diaria y cuando quiso ver, se le fueron horas respondiendo correos, disparando llamadas a diestra y siniestra siguiendo una agenda muy diferente de la que se planteó alguna vez. Es una auto-trampa muy común. La cantidad de mensajes que uno recibe es a veces tan grande que no bien sentarse delante de la Bandeja de Entrada uno sabe que tiene para un buen rato. Es una excelente receta para lidiar con temas actuales y en teoría bien concretos. También para imponer el comportamiento reactivo sobre el proactivo. Oh, oh… algo no es como debiera. Con la mejor buena voluntad uno enfrenta la fue...

Hace algún tiempo Jeroen Sangers publicó una reseña en El Canasto sobre el libro “Take Back Your Life”, de Sally Mc Ghee. Siendo un trabajo fuertemente orientado a Microsoft Outlook y teniendo que manejar esa plataforma desde hace algunos años, llamó inmediatamente mi atención. Y debo decir que no me defraudó... La metodología explicada por Sally Mc Ghee, es hasta ahora lo mejor que he visto para sacar provecho en serio de una herramienta tan compleja y poderosa como Outlook, utilizando para ello criterios y procesos muy similares al   Getting Things Done de David Allen . Si bien no son exactamente iguales, las semejanzas entre ambos métodos son notorias, y muestran a las claras el origen en común de ambos autores. Un capitulo muy recomendable del libro es el de la preparación de metas y objetivos. Muy bien estructurado y listo para poner en práctica. Uno siempre puede adaptar el método a las necesidades personales, pero este tema es en general poco trabajado en ...

Lo bueno si breve dos veces bueno. Este viejo refrán nunca fue más importante que con el correo electrónico. Los mensajes demasiado largos son el enemigo total de la ejecutividad. Vaya “directo al grano”. Mucha gente se toma la costumbre de crear correos electrónicos ignorando que si bien es una expresión más moderna de la antigua correspondencia su dinámica es un poco diferente, especialmente en lo que se refiere a reglas de etiqueta e impacto. Por empezar, en los tiempos antiguos las cartas se demoraban días (y hasta meses) en llegar. El mensaje que el remitente debía preparar tenía que estar en consonancia con esos tiempos. Y como éstos eran más lentos, las formas de cortesía eran esenciales para su uso. Quien se apartara de éstas quedaba fuera de las normas generales de uso y sus resultados no serían los buscados. Así, el uso de un lenguaje floreado, lleno de adjetivos para generar una buena predisposición en el interlocutor era una regla bá...

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