Como Me Organizo

Hace algún tiempo Jeroen Sangers publicó una reseña en El Canasto sobre el libro “Take Back Your Life”, de Sally Mc Ghee. Siendo un trabajo fuertemente orientado a Microsoft Outlook y teniendo que manejar esa plataforma desde hace algunos años, llamó inmediatamente mi atención. Y debo decir que no me defraudó... La metodología explicada por Sally Mc Ghee, es hasta ahora lo mejor que he visto para sacar provecho en serio de una herramienta tan compleja y poderosa como Outlook, utilizando para ello criterios y procesos muy similares al   Getting Things Done de David Allen . Si bien no son exactamente iguales, las semejanzas entre ambos métodos son notorias, y muestran a las claras el origen en común de ambos autores. Un capitulo muy recomendable del libro es el de la preparación de metas y objetivos. Muy bien estructurado y listo para poner en práctica. Uno siempre puede adaptar el método a las necesidades personales, pero este tema es en general poco trabajado en ...

La regla de los "2 minutos" es un excelente hábito productivo sin lugar a dudas. Pero existen circunstancias en que seguirla a rajatabla complica el avance en las actividades más importantes. Especialmente en aquellas que requieren mayor tiempo y concentración. Tengo que reconocer que la aplicación de la regla de los dos minutos ha provocado una enorme transformación en mi productividad. Me ha quitado de encima una larga lista de actividades que ocupaban mi cabeza cuando eran dejadas como pendientes y que con un poco de tiempo dedicado a ejecutarlas liberan mi mente de preocupaciones y me permiten mantener una mayor capacidad de hacer en el día a día. Antes de leer Getting Things Done de David Allen , tenía incorporada intuitivamente la noción de que si algo podía ser resuelto rápidamente era mejor liquidarlo cuanto antes así no seguía ocupando mi mente en su realización. No obstante, el uso exagerado de esta regla puede derivar en una pérdida de nuestra capa...

Es fácil tomar decisiones cuando hay urgencias. Cuando algo se debe hacer ya mismo, es inútil perder el tiempo en analizar si otra cosa tiene más importancia, porque lo urgente le quita tiempo a lo importante. Pero si no hay urgencias, ¿con qué criterio decidimos? La toma de decisiones es un proceso complejo, que involucra tanto los aspectos racionales como emocionales de los individuos. Por lo general se dice que cuanto más racional es el proceso decisorio, se esperan mejores resultados. Cuando tenemos urgencias, el factor racional en cierta medida se bloquea. La urgencia nubla el razonamiento, porque la inminencia de una consecuencia, buena o mala, impacta en nuestra capacidad de ver otra cosa y realizar la discriminación Pero ¿cómo tomar decisiones si no hay urgencias? ¿Cómo elegir entre alternativas de igual prioridad si no tenemos un elemento para discriminar de una manera clara? Aquí es cuando suele pasar lo que David Allen llama “poner en juego el estómago...

Entre las habilidades que uno se ve forzado a desarrollar para mejorar la productividad personal está la habilidad de ser o no multitarea. Poner el enfoque en una cosa o en muchas al mismo tiempo “es la cuestión”. Este es uno de esos temas de productividad personal bastante trillado. Mi intención aquí es contar mi perspectiva, esperando que alguno de los ángulos que uso para encarar este asunto sea de utilidad. La “monotarea” equivale a poner un foco absoluto en lo que uno hace. Tiene muchos beneficios el lograr concentrarse con fuerza en un tema, porque en lo que respecta al objeto de la tarea se mejora la calidad y eficacia del trabajo. Ahora la “multitarea”, entendiendo como tal la realización de múltiples tareas de manera simultánea, es una habilidad muy requerida en los tiempos que corren pero bastante difícil de dominar y con consecuencias importantes para nuestra salud (mental y física) si no se lo hace bien. Para hacer multitarea en términos generales h...

Es decisivo tener en la mente aquellas cosas importantes que tenemos que hacer. Y aquello que no está a la vista está fuera de nuestra mente. Todos tenemos un lugar donde sabemos que si la información se pone allí nos aseguramos de tenerla siempre a la vista para no olvidarnos de aquello que no puede pasarse por alto. “Out of Sight, Out of Mind” La posibilidad de perdernos en la bruma de actividades que tenemos que hacer es un riesgo latente a lo largo del día, y hay ciertas cosas que no podemos darnos el lujo de que caigan en el olvido. Porque son importantes. Porque tienen consecuencias, buenas o malas. En esos casos, nuestro sistema de organización personal tiene que considerar la forma de ponerlas bien a la vista para asegurarnos que no pasamos por alto su existencia. Estrategias para mantener a la vista determinada información hay miles, probablemente tantas como personas y situaciones posibles. Por supuesto hay algunas prácticas muy probadas que pueden intentars...

¿Qué tan largas conviene armar las listas de tareas? ¿Largas o cortas. ¿Cargamos todo cuanto queremos hacer o sólo aquello sobre lo que debemos concentrarnos ahora? Las listas de tareas son un auxiliar eficaz de nuestra organización personal pero los resultados que se obtienen de ellas tienen mucho que ver con la calidad y consistencia en la preparación de las mismas. La Descripcion Tomada la decisión de si usamos una agenda de papel o una agenda electrónica   y sin perder de vista la importancia que siempre le damos a la flexibilidad lo siguiente es el contenido del texto descriptivo.  En el artículo de la semana pasada, titulado “Cómo escribir una Tarea” describíamos las características recomendables al escribir su texto.  Sólo el seguimiento de estas pautas nos revela la estructura intrínseca de nuestra organización, porque las tareas estarán asociadas automáticamente a un contexto de trabajo (en el sentido de contexto de un proyecto), y sie...

El texto descriptivo de una tarea puede tener una influencia importante en nuestra capacidad para tomar decisiones. La manera en que la escribimos influye en nuestra manera de operar sobre el tema en cuestión y el seguir unas pocas reglas básicas hace una gran diferencia. La parte flexible de nuestra agenda, la lista de tareas, es un elemento poderoso de nuestro sistema de organización, pero a la vez mal o pobremente implementado se convierte en algo completamente inútil. Este es uno de esos casos donde las formas lo son todo porque una mala manera de describir una tarea puede afectar directamente a nuestros resultados. Este aspecto de las tareas es independiente del hecho de estar usando una  agenda electrónica o una agenda de papel . Como lo he dicho muchas veces, para mí la flexibilidad es muy importante, pero siempre se puede armar un sistema lo suficientemente flexible en formatos duros como el papel siempre que se mantenga una cierta rigurosidad en la metod...