Como Me Organizo

¿Conoces los 10 pecados capitales que nunca debes cometer con el correo electrónico? Poderoso como es, el correo electrónico mal utilizado puede ser un arma de doble filo.  Así como hay recomendaciones generales para un buen uso del correo, existen cosas que NUNCA se deben hacer. Aqui tienes un listado de diez (10) puntos esenciales que debes internalizar en cualquier ambiente de trabajo en el que te encuentres. NUNCA dejes en blanco el campo Asunto. Y asegúrate que refleje correctamente el contenido del mensaje. No escribas “URGENTE” en el asunto a menos que estés seguro que el tema lo es. No hay nada peor para nuestro interlocutor que dejar todo por semejante señal de alarma y encontrarse con una tontería. No escribas en mayúscula. Es equivalente a gritar.   No escribas nada que no quieras que lea otra persona. Por Ley de Murphy el correo llegará tarde o temprano a sus manos. O peor aún, cuando más daño cause. No insultes. Queda por escrito ...

Cuando hablamos del email como sistema de archivos lo estamos sacando de su función básica que es comunicar. Pero en el moderno mundo digital en que vivimos, los correos electrónicos deben entenderse como archivos que tienen una gran repercusión en nuestro desempeño, tanto desde el punto de vista de la ejecución como del seguimiento de nuestras actividades. En el acelerado mundo digital en el que vivimos actualmente, el email juega un papel de relevancia. Además de su versatilidad desde el punto de vista de la comunicación, tiene un aspecto formal que no todos perciben. Es un sistema de base de datos, o de archivos si se prefiere, en el cual los elementos o registros tienen la forma de un mensaje. Y no estoy incluyendo en la balanza cuando el mensaje viene con un adjunto. Ahora bien, personalmente no me gusta utilizar el correo electrónico como sistema de archivos. Mis documentos están en el disco rígido de la computadora, sobre directorios y sub-directorios que s...

Lo bueno si breve dos veces bueno. Este viejo refrán nunca fue más importante que con el correo electrónico. Los mensajes demasiado largos son el enemigo total de la ejecutividad. Vaya “directo al grano”. Mucha gente se toma la costumbre de crear correos electrónicos ignorando que si bien es una expresión más moderna de la antigua correspondencia su dinámica es un poco diferente, especialmente en lo que se refiere a reglas de etiqueta e impacto. Por empezar, en los tiempos antiguos las cartas se demoraban días (y hasta meses) en llegar. El mensaje que el remitente debía preparar tenía que estar en consonancia con esos tiempos. Y como éstos eran más lentos, las formas de cortesía eran esenciales para su uso. Quien se apartara de éstas quedaba fuera de las normas generales de uso y sus resultados no serían los buscados. Así, el uso de un lenguaje floreado, lleno de adjetivos para generar una buena predisposición en el interlocutor era una regla bá...

La elección entre enviar un correo electrónico o usar el teléfono es una decisión que muchas veces tomamos sin pensar demasiado. En la era de facebook, twitter y todo tipo de servicios de mensajería, ésta disyuntiva sigue manteniendo su importancia. Incluso en algunas ocasiones puede ser conveniente un uso combinado de ambas herramientas… Nos tenemos que comunicar con alguien, y tenemos que decidir que herramienta de comunicación usar. Digamos que estamos entre una llamada telefónica o el email. Asumamos que hoy por hoy con dispositivos Smartphone como el IPhone y el Blackberry o las tablets, ya es casi irrelevante preguntarse si el problema es estar o no en movimiento o en un escritorio. Para empezar, el teléfono me brinda lo siguiente: 1)     Percibo el tono e inflexiones de voz de mi interlocutor 2)     Transmito mi propio sentido de urgencia/necesidad al tema 3)     Me aseguro que quien me escucha reciba el me...

Siendo el email una de las herramientas más importantes en nuestro arsenal de comunicaciones, es bueno aprender a usarla correctamente. Muchos usos y costumbres son nocivos, mientras que las mejores prácticas potencian nuestra productividad. Aquí ilustramos algunas. El correo electrónico es una de las herramientas más difundidas a nivel empresarial para manejar las comunicaciones internas y externas. A pesar de este rol relevante y su enorme impacto en la productividad tanto a niveles grupales como individuales, son pocas las que invierten en capacitar a la gente y por supuesto pocas personas se toman el trabajo de aprender cómo sacarle provecho por iniciativa propia. Hay muchas listas de mejores prácticas. Aquí sólo quiero presentar aquellas a las que personalmente suscribo. Son esas que a lo largo de años me han resultado sanas y efectivas en el día a día. Y que ni por el advenimiento de los Smartphones, el Blackberry, el iPad o ningún otro artilugio tecnológico me ...

Indice de Contenidos > El Dominio del Correo Electrónico El Dominio del Correo Electrónico Reglas de Uso del Email 10 Pecados Capitales del Correo Correo Electrónico - La Bandeja de Entrada - Generalidades Correo Electrónico - Gestión de la Bandeja de Entrada Correo Electrónico - Clasifique antes de Procesar Correo Electrónico - Defina un Esquema Regular de Revisión No empiece el dia con el Correo Correo Electronico - Los Usuarios Archivadores Correo Electrónico - Los Usuarios Buscadores Correo Electrónico - Los Usuarios Marcadores Correo Electronico-Vaya directo al grano Bibliografía Recomendada

Las comunicaciones representan una parte esencial de la organización personal. Después de todo es nuestra relación con el mundo externo la que entra en juego a diario. ¿Cuál es la mejor herramienta para comunicarse? Reconozco que se trata de una pregunta con trampa. ¿Acaso hay una sola herramienta  que se pueda llevar el título de “la mejor”? En principio NO Mi respuesta a esa pregunta es que no. Hay algunas plataformas que dependiendo de nuestra actividad pueden ser más relevantes que otras, pero en términos generales es importante manejarlas bien a todas. De una forma u otra nos enfrentamos a diario a cada una y debemos ser prolijos en sus usos y alcances. Es como en el caso de un carpintero o cualquier otro oficio de tipo manual. Puede haber herramientas con las que uno sea más hábil que con otras, pero al fin y al cabo cada una cumple un propósito determinado y si no se las usa de manera adecuada sólo se llegará a un trabajo mal terminado o a que se necesi...

Si uno se larga a procesar el correo, lo que normalmente la gente mal interpreta como responder los correos, es muy probable que en el afán por resolver el tema uno se pierda en la tarea. El objetivo es loable, pero el árbol impedirá ver el bosque. Es necesario remover la paja del trigo, discriminando los mensajes según el criterio que mejor se ajuste a nuestros objetivos o los de nuestra organización. Pero lo interesante del punto es que la clasificación no es el  procesamiento en sí. Es más bien una etapa intermedia que puede realizarse en muy poco tiempo y cuyas ventajas son inapreciables cuando la carga de trabajo arrecia. ¿Qué criterios podemos utilizar para clasificar? Bueno, algunas potenciales opciones son: Por Nivel de Urgencia: “Urgente/No Urgente” Por Nivel de Prioridad: Alta/Media/Baja Por Tipo de Acción: Leer/Revisar/Llamar Si usamos clasificaciones del tipo GTD, podríamos pensar clasificaciones como las siguientes: § ...