Como Me Organizo

¿Cuál es el principal indicio de que estás manejando mejor tu tiempo y tus prioridades? La aparición de un elemento antes desconocido: “El bolsón de tiempo…” Muchos me dirán que deliro y que la sola concepción de un “bolsón de tiempo” es una idea tan alocada e impensable en sus ajetreadas vidas que sólo puede surgir de una mente afiebrada como la mía. Bueno, decían lo mismo de los fotones cuando Max Planck los describió y dio origen a la teoría cuántica. Dejaron de reírse cuando Albert Einstein demostró experimentalmente que existían con un experimento fotoeléctrico, el cual de paso le resultó en un Premio Nobel. Salvando las obvias distancias con tan eminentes mentes, puedo asegurarte que los bolsones de tiempo existen. Son “palpables”. Y lo mejor de todo, son alcanzables. Cualquiera puede llegar a disponerlos. No te ganarás el Nobel por verificar su existencia en la realidad, pero te aseguro que disfrutarás los resultados de su uso. ¿Qué es un bolsón de...

¿Recuerdas la última vez que te quedaste sin celular porque la batería se agotó?¿O sin tu notebook o tu tablet? Mantén cargada la batería de tu dispositivo si no quieres quedar en la estacada en el peor momento… ¿Cuántas veces nos encontramos en la situación de estar por hacer una llamada con nuestro teléfono móvil y encontrarnos que no tenemos batería? Frustrante ¿no? Por supuesto casi siempre hay alguien a mano que nos salva prestándonos una línea. ¿Y no les ha pasado intentar sentarse a trabajar en un bar para ganar tiempo con su notebook y como no tenían batería suficiente empezar a buscar por todo el lugar dónde había un tomacorriente? ¿Y sano? Muchísimas veces. Más de las que se justifican. Por supuesto estoy hablando para aquellas personas que realmente dependen de sus dispositivos portátiles para las actividades cotidianas. Organizar adecuadamente nuestra movilidad puede afectar significativamente tanto nuestra vida personal como la profesional. Así que...

Cuando la cantidad de notas e información se acumulan por diversos motivos en nuestro sistema de organización, tratarlas puede convertirse en un verdadero desafío. Uno de los criterios para decidir si eliminar o no un elemento puede ser someterlo a “La Prueba del Tiempo”… El mundo que nos rodea tiene muchas veces la costumbre de abrumarnos con información y demandas, especialmente en ésta época, en la cual la tecnología permite manejar cantidades enormes de ambas. Pero no todo tiene la misma relevancia. Como decimos una y otra vez, saber priorizar es fundamental . Y lo que suele ocurrir muchas veces es que las cosas a las que les asignamos la mayor prioridad dejan otras en el camino, como suele decirse “cajoneadas”.  Esas cosas, en principio sin importancia suelen apilarse y generar una abundante carga de trabajo. Hay muchas maneras de manejar ese cúmulo de “cosas”. Una es ignorarlo y tirarlo a la basura sin más. Es una opción y no es poco tentadora. ...

A la hora de asignar prioridades nuestra mente rápidamente recurre a un viejo y antiquísimo método. El del bombero. Pero ¿es o no útil? ¿Debemos descartarlo por completo o saber cuándo utilizarlo? El proceso mental de asignar prioridades es complejo, y como ya hemos conversado en “Saber priorizares fundamental” éste es individual, subjetivo y siempre cambiante. Lo que no son cambiantes son los principios que lo rigen, los cuales están asociados directamente con las consecuencias lógicas de la acción humana. Ahora bien. ¿Qué es el tan mentado método del bombero? Significa en principio concentrarme exclusivamente en lo que se necesita “AHORA” o, como se suele decir, en “Apagar los Incendios” a medida que van apareciendo. Trasladado a la Matriz de Eisenhower, significa enfocarse exclusivamente en la dimensión de urgencia casi con exclusividad. Una urgencia es algo que requiere ser atendido con prontitud o que requiere una acción inmediata. Es un concepto íntimament...

Si bien saber priorizar es fundamental, también es cierto que no en todos los casos es completamente necesario. Pero entonces… ¿Cuándo es imprescindible priorizar? Como comentamos oportunamente, saber priorizar es fundamental porque muy frecuentemente no podremos hacer todo lo que se nos pone delante ni aquello que queremos o nos gustaría hacer. En algunas situaciones las consecuencias visibles de elegir hacer una cosa de manera preferente a otra no son lo suficientemente relevantes. A pesar de que éste escenario no es el más frecuente en el ajetreado mundo que vivimos, por lo menos para mortales con aspiraciones normales de vida y de progreso, puede darse, y se puede considerar que a los efectos prácticos en esos caso seleccionar una tarea entre otras no requiere más esfuerzo intelectual que el de arrojar una moneda a cara o cruz. Salvado el caso excepcional mencionado en el párrafo anterior, me parece importante resaltar aquellos casos en los que no priorizar senc...

Cuando uno se pone a pensar cuáles son las interrupciones aceptables, se encuentra con que en realidad la mayoría de las veces son pocas las que merecen realmente que dejemos lo que estamos haciendo. A decir verdad revisando un poco, encuentro sólo dos excusas válidas para aceptar que una interrupción me saque de mi plan. Tengamos en claro que cuando recibimos una interrupción, se pone en juego el proceso de toma de decisiones interno. Y si no tomamos la decisión, el mundo exterior nos la impondrá a pesar de nuestros planes. Así parece que lo mejor es que analicemos si aceptar o no la interrupción de la mejor manera posible. Si alguien nos interrumpe, está claro que para esa persona el problema justifica la interrupción. A nadie le gusta quedar como un molesto ni anda por ahí perdiendo su propio tiempo en sacar a otros de su trabajo. Su personal percepción del valor de la necesidad puede no coincidir con la nuestra. Y aquí por supuesto es donde empiezan los conflictos...

Es fácil tomar decisiones cuando hay urgencias. Cuando algo se debe hacer ya mismo, es inútil perder el tiempo en analizar si otra cosa tiene más importancia, porque lo urgente le quita tiempo a lo importante. Pero si no hay urgencias, ¿con qué criterio decidimos? La toma de decisiones es un proceso complejo, que involucra tanto los aspectos racionales como emocionales de los individuos. Por lo general se dice que cuanto más racional es el proceso decisorio, se esperan mejores resultados. Cuando tenemos urgencias, el factor racional en cierta medida se bloquea. La urgencia nubla el razonamiento, porque la inminencia de una consecuencia, buena o mala, impacta en nuestra capacidad de ver otra cosa y realizar la discriminación Pero ¿cómo tomar decisiones si no hay urgencias? ¿Cómo elegir entre alternativas de igual prioridad si no tenemos un elemento para discriminar de una manera clara? Aquí es cuando suele pasar lo que David Allen llama “poner en juego el estómago...