Como Me Organizo

El correo electrónico es una herramienta poderosa, pero cuando el nivel de uso alcanza niveles elevados como cuando se reciben más emails de los que uno puede responder o procesar, se convierte en una carga que es imperativo controlar.  Con independencia del tipo de usuario de correo que uno sea (archivador, buscador o marcador) y aún con independencia de la herramienta (webmails como Gmail y Hotmail o Microsoft Outlook), hay algunas prácticas que hacen de la gestión de la bandeja de entrada un mero trámite. Se pueden implementar todas o sólo algunas, pero cada una es el resultado de tener que resolver un problema concreto. Tienen su razón de ser. Las prácticas que recomiendo para un uso eficaz del email son: Defina un esquema regular de revisión: No se puede vivir pendiente de responder correos electrónicos. En algún momento hay que dejar espacio para las tareas para las cuales realmente nos pagan. Para más detalles sobre este punto ver: Cor...

Los usuarios marcadores son un tipo de usuario característico por su preferencia a la clasificación de correos con base en sus prioridades. No les gusta mucho invertir su tiempo en almacenar y en mantener un sistema de archivo de correos, pero a la vez le resulta importante encontrar rápido aquellos mensajes que son relevantes a su actividad. Y para ello utiliza marcas que pueden ser de distinto tipo. La marca más sencilla que uno puede manejar sobre un correo electrónico es la de “NO LEIDO”. Es una indicación elemental de que tenemos algo que hacer con ese email. Si la cantidad de correos que se reciben está por debajo de nuestro umbral de procesamiento este sistema termina siendo el más usado por los usuarios. Mientras uno tenga capacidad de administrar las tareas que genera nuestra interacción con el mundo a través del email con pocos mensajes, invertir en un sistema de clasificación superior a “Leído/No Leído”, o en un sistema de almacenamiento por carpetas t...

Por empezar, este tipo de usuario da como un hecho que su sistema de correo electrónico le facilita el acceso a toda la información que necesita, y dado que simplemente usando diferentes patrones de búsqueda el sabe lo que tiene que encontrar, entiende que la inversión en clasificar y almacenar el correo no se justifica. Los usuarios “Buscadores” son aquellos que “Optan por un mínimo trabajo” Argumentando que pueden usar herramientas para buscar lo que necesitan más tarde. En esencia, es lo que podríamos llamar una alternativa de “mínimo esfuerzo” por cuanto es más cómodo buscar sólo cuando hace falta. Los Buscadores se suelen declarar así mismos como “No Estructurados”. Esto es una forma de percibir el universo de información como carente de estructuras, con lo cual la información es útil sí y sólo sí la necesito y cuando la necesito. Si existe una estructura intrínseca al trabajo, sencillamente no les interesa. Hasta aquí, las ventajas. Cuando...

Este tipo de usuario del correo electrónico se caracteriza por el hecho de creer que “cada cosa tiene su lugar” y que debería estar allí en caso de necesidad para ser encontrada instantáneamente cuando se la busca. Es muy útil para aquel tipo de usuario meticuloso al mejor estilo “bibliotecario” que guarda cada elemento en su lugar específico porque cuanto mejor organizado este el sistema de organización y más se lo respete, más rápido encontrará la información cuando la necesite. Hay un concepto aquí que vale la pena remarcar. El sistema de correo electrónico es por naturaleza un sistema de almacenamiento. A menos que la borremos la información estará siempre ahí. Ahora bien, no es menos cierto que cuando la cantidad de correo electrónico alcanza niveles abrumadores, la búsqueda de la información puede resultar tediosa y poco efectiva si uno tiene que tener la información disponible a cierta velocidad. Encontrar un equilibrio sobre qué cosas tiene sentido guardar a...

¿Cuál es la gran ventaja de armarte un buen sistema de organización, ya sea en formato electrónico o en papel? Respuesta: El sacarte temas de la cabeza. Si hay algo que te puede complicar en el día a día, es el tener decenas de temas pendientes flotando en tu mente y haciéndote sentir frustrado a tí y a quienes dependen de tus acciones para alcanzar algún objetivo.  El Exceso de Confianza en la Propia Memoria El confiar excesivamente en tu propia memoria puede llevarte a esta situación. Dejemos de lado por el momento el caso en que esos asuntos pendientes sean temas que podrías haber cerrado previamente. Asumamos que eres lo suficientemente eficaz para ejecutar y lo que enfrentas es una sobrecarga de trabajo, de esas que todos conocemos. Cuando eres una persona responsable, de esas que valora cumplir con sus compromisos, todo aquello pendiente y que no terminas de hacer es como una puñalada a la autoestima.  Imagina el peso que resulta sobre tus espaldas si esos tem...

El sistema de archivos es uno de los elementos esenciales en la organización. Fichero, biblioteca, almacenamiento, repositorio. Llamémoslo como queramos, es un espacio físico o lógico (PC para ser más claros), donde ponemos algo que consideramos que podemos utilizar posteriormente. ¿Porque digo que podemos utilizarlo posteriormente? Porque si no tiene esa utilidad lo mejor es deshacerse de eso sin más. Desarrollar la actitud de eliminar aquellas cosas que no nos servirán es de un importante valor, y no debería ser dejado de considerar. Buscamos normalmente que el sistema nos sirva a nosotros que somos quienes lo usamos. Eventualmente a nuestro equipo de trabajo si el material es de uso común. Dentro de los esquemas de organización que usé durante años el temático es el más elemental. Los temas pueden variar según nuestro trabajo, pero lo más común es que clasifiquemos según: Tema Cliente Proyecto Interlocutor etc. Ahora bien. Lo que me ...