Como Me Organizo

Cuando hablamos del email como sistema de archivos lo estamos sacando de su función básica que es comunicar. Pero en el moderno mundo digital en que vivimos, los correos electrónicos deben entenderse como archivos que tienen una gran repercusión en nuestro desempeño, tanto desde el punto de vista de la ejecución como del seguimiento de nuestras actividades. En el acelerado mundo digital en el que vivimos actualmente, el email juega un papel de relevancia. Además de su versatilidad desde el punto de vista de la comunicación, tiene un aspecto formal que no todos perciben. Es un sistema de base de datos, o de archivos si se prefiere, en el cual los elementos o registros tienen la forma de un mensaje. Y no estoy incluyendo en la balanza cuando el mensaje viene con un adjunto. Ahora bien, personalmente no me gusta utilizar el correo electrónico como sistema de archivos. Mis documentos están en el disco rígido de la computadora, sobre directorios y sub-directorios que s...

Siendo el email una de las herramientas más importantes en nuestro arsenal de comunicaciones, es bueno aprender a usarla correctamente. Muchos usos y costumbres son nocivos, mientras que las mejores prácticas potencian nuestra productividad. Aquí ilustramos algunas. El correo electrónico es una de las herramientas más difundidas a nivel empresarial para manejar las comunicaciones internas y externas. A pesar de este rol relevante y su enorme impacto en la productividad tanto a niveles grupales como individuales, son pocas las que invierten en capacitar a la gente y por supuesto pocas personas se toman el trabajo de aprender cómo sacarle provecho por iniciativa propia. Hay muchas listas de mejores prácticas. Aquí sólo quiero presentar aquellas a las que personalmente suscribo. Son esas que a lo largo de años me han resultado sanas y efectivas en el día a día. Y que ni por el advenimiento de los Smartphones, el Blackberry, el iPad o ningún otro artilugio tecnológico me ...

Si uno se larga a procesar el correo, lo que normalmente la gente mal interpreta como responder los correos, es muy probable que en el afán por resolver el tema uno se pierda en la tarea. El objetivo es loable, pero el árbol impedirá ver el bosque. Es necesario remover la paja del trigo, discriminando los mensajes según el criterio que mejor se ajuste a nuestros objetivos o los de nuestra organización. Pero lo interesante del punto es que la clasificación no es el  procesamiento en sí. Es más bien una etapa intermedia que puede realizarse en muy poco tiempo y cuyas ventajas son inapreciables cuando la carga de trabajo arrecia. ¿Qué criterios podemos utilizar para clasificar? Bueno, algunas potenciales opciones son: Por Nivel de Urgencia: “Urgente/No Urgente” Por Nivel de Prioridad: Alta/Media/Baja Por Tipo de Acción: Leer/Revisar/Llamar Si usamos clasificaciones del tipo GTD, podríamos pensar clasificaciones como las siguientes: § ...

Como decíamos en Correo Electrónico - La Bandeja de Entrada - Generalidades , el mail tiende a inducir a la reactividad. Porque uno intenta mantenerse sin pendientes con el correo. Entonces, en el mismísimo momento en el que entra un mensaje en nuestro Gmail, nuestro Outlook o aún peor en nuestro Blackberry es común ponerse a responder como un autómata. Aquí pueden ocurrir dos cosas: a)       El tema realmente es algo que puede resolverse rápido. b)       El tema no se resuelve lo rápido que uno pensó, y ya compenetrado con el problema no se detiene a analizar cuánto tiempo le va a tomar resolverlo. Con el agravante que puede estar desarmando su propia planificación diaria. Así es común que se produzca una interrupción en la actividad que saca de curso a la persona de sus planes. Esto impacta directamente en la obtención de resultados. La masificación de celulares de 2G, Edge y 3G, tales como un Smartphone o ...

El correo electrónico es una herramienta poderosa, pero cuando el nivel de uso alcanza niveles elevados como cuando se reciben más emails de los que uno puede responder o procesar, se convierte en una carga que es imperativo controlar.  Con independencia del tipo de usuario de correo que uno sea (archivador, buscador o marcador) y aún con independencia de la herramienta (webmails como Gmail y Hotmail o Microsoft Outlook), hay algunas prácticas que hacen de la gestión de la bandeja de entrada un mero trámite. Se pueden implementar todas o sólo algunas, pero cada una es el resultado de tener que resolver un problema concreto. Tienen su razón de ser. Las prácticas que recomiendo para un uso eficaz del email son: Defina un esquema regular de revisión: No se puede vivir pendiente de responder correos electrónicos. En algún momento hay que dejar espacio para las tareas para las cuales realmente nos pagan. Para más detalles sobre este punto ver: Cor...

Los usuarios marcadores son un tipo de usuario característico por su preferencia a la clasificación de correos con base en sus prioridades. No les gusta mucho invertir su tiempo en almacenar y en mantener un sistema de archivo de correos, pero a la vez le resulta importante encontrar rápido aquellos mensajes que son relevantes a su actividad. Y para ello utiliza marcas que pueden ser de distinto tipo. La marca más sencilla que uno puede manejar sobre un correo electrónico es la de “NO LEIDO”. Es una indicación elemental de que tenemos algo que hacer con ese email. Si la cantidad de correos que se reciben está por debajo de nuestro umbral de procesamiento este sistema termina siendo el más usado por los usuarios. Mientras uno tenga capacidad de administrar las tareas que genera nuestra interacción con el mundo a través del email con pocos mensajes, invertir en un sistema de clasificación superior a “Leído/No Leído”, o en un sistema de almacenamiento por carpetas t...

Por empezar, este tipo de usuario da como un hecho que su sistema de correo electrónico le facilita el acceso a toda la información que necesita, y dado que simplemente usando diferentes patrones de búsqueda el sabe lo que tiene que encontrar, entiende que la inversión en clasificar y almacenar el correo no se justifica. Los usuarios “Buscadores” son aquellos que “Optan por un mínimo trabajo” Argumentando que pueden usar herramientas para buscar lo que necesitan más tarde. En esencia, es lo que podríamos llamar una alternativa de “mínimo esfuerzo” por cuanto es más cómodo buscar sólo cuando hace falta. Los Buscadores se suelen declarar así mismos como “No Estructurados”. Esto es una forma de percibir el universo de información como carente de estructuras, con lo cual la información es útil sí y sólo sí la necesito y cuando la necesito. Si existe una estructura intrínseca al trabajo, sencillamente no les interesa. Hasta aquí, las ventajas. Cuando...

Dentro de las cosas que se vuelven críticas en lo relacionado a la organización en general es el manejo de la bandeja de entrada. Este es un tema muy amplio y además de la naturaleza del trabajo que uno desarrolla depende mucho de la cantidad de correos que recibe. No es lo mismo recibir uno, diez, cincuenta o cien correos diarios. Cuando uno recibe unos pocos correos simplemente los va resolviendo a medida que los recibe. Dependiendo del tiempo que requiera resolver cada tema uno empieza a trabajarlos. Pero cuando se empiezan a recibir decenas de correo de todo tipo el escenario se puede volver más complejo, porque la velocidad de ejecución de los temas no coincide con la facilidad que tiene la gente para escribirnos mensajes. Estos son sólo algunos ejemplos de características inherentes al correo que impactan de lleno en nuestro trabajo: a) Es Incesante: La dirección de correo permite enviar mensajes a cualquier hora con independencia que el receptor esté o no e...