Como Me Organizo

¿Recuerdas la última vez que te pasó estar trabajando en un archivo muy importante y de repente se inutilizó? Hay una forma sencilla de minimizar los riesgos de tener que hacer “todo de nuevo”… Se suele asociar el término “ backup ” a los archivos que resguardan la totalidad del contenido o ciertos directorios del disco rígido de la PC. Esto es correcto en general y el hábito de hacer este tipo de respaldos es muy recomendable, como ya hemos mencionado en alguna ocasión. Pero con esto y todo a veces no alcanza. Crea diferentes versiones de un mismo archivo Hay una práctica sencilla de respaldo que no se ve tan difundida pero que salva muchísimas situaciones: Guarda diferentes versiones de un mismo archivo mientras lo generas . El método es sencillo. Al final del nombre del archivo crea un apéndice, justo antes de la extensión, que indique un número de versión. Puedes separarlo del nombre usando un guión. Por ejemplo: Mi valioso archivo-v1.doc ...

¿Perdiste el trabajo de meses por una falla de la computadora? ¿Algún virus te hizo de las suyas? ¿Cometiste un error y pisaste el material? ¿Te robaron el equipo? Seguramente habrás hecho el “ backup” …   Si, ya sé. En realidad la respuesta casi segura a esta pregunta es que no lo has hecho. Que ni siquiera se te ocurrió que una cosa así pudiera ocurrir. Te entiendo. ¡No sabes cómo! Pero el problema es que estas cosas SI ocurren. ¿Pero por qué se lo ignora? No parece haber una respuesta única a este flagelo. A lo largo de los años uno se encuentra con personas, incluso muy formadas en informática, que padecen la pérdida irreparable de incontables horas de trabajo por los más diversos motivos. Y lo usual es que la respuesta a por qué no se hizo un archivo de respaldo sea: “ni lo pensé”. ¿Vagancia? ¿Procrastinación? ¿Exceso de confianza? ¿Ignorancia? Todas pueden ser. Pero hay una incluso más cruel: “No tenía tiempo” Esta respuesta es la má...

Libro que leí hace mucho tiempo pero que tuvo un profundo impacto en mi manera de priorizar y tomar decisiones: The 80/20 Principle es una excelente lectura para aprender cómo utilizar en la vida diaria la famosa Regla de Pareto.   The 80/20 Principle, de Richard Koch Este es otro de esos libros que ha tenido un profundo impacto en mi manera de organizarme. Lo leí cerca del año 2000, en uno de mis tantos viajes a Estados Unidos en los que me sumergía horas en esas grandes librerías como Borders. El trabajo de Richard Koch se centra en el uso práctico de la Regla de Pareto , llamada así en honor a quien la enunciara por primera vez, el economista italiano Vilfredo Pareto . En esencia, el principio del 80/20 dice que una pequeña proporción de causas es la responsable de la mayoría de los resultados. En realidad la regla declara una desbalance entre dos conjuntos de datos que están vinculados por una relación de causalidad, explícita o implícita. Dicho d...

Cuando hablamos del email como sistema de archivos lo estamos sacando de su función básica que es comunicar. Pero en el moderno mundo digital en que vivimos, los correos electrónicos deben entenderse como archivos que tienen una gran repercusión en nuestro desempeño, tanto desde el punto de vista de la ejecución como del seguimiento de nuestras actividades. En el acelerado mundo digital en el que vivimos actualmente, el email juega un papel de relevancia. Además de su versatilidad desde el punto de vista de la comunicación, tiene un aspecto formal que no todos perciben. Es un sistema de base de datos, o de archivos si se prefiere, en el cual los elementos o registros tienen la forma de un mensaje. Y no estoy incluyendo en la balanza cuando el mensaje viene con un adjunto. Ahora bien, personalmente no me gusta utilizar el correo electrónico como sistema de archivos. Mis documentos están en el disco rígido de la computadora, sobre directorios y sub-directorios que s...

En todas las épocas la información fue crítica. Pero en la actualidad su rol decisivo adquiere un ritmo vertiginoso. Administrarla correctamente es una habilidad básica del profesional moderno y para ello es fundamental entender la diferencia entre dato e información Algunos profesionales son lo suficientemente jóvenes como para no haber vivido la época de la computación personal. Otros sin embargo tenemos el recuerdo de épocas en las cuales la información surgía a ritmos más pausados y predecibles en los cuales había que leer el diario para conseguir cierta información, y donde para obtener determinados datos había que moverse físicamente a los centros donde ésta se acumulaba, léase bibliotecas o archivos generales. Estos eran lugares inmensos repletos de papeles administrados por personas cuyo único objetivo era casualmente mantener un orden tal que pudiera encontrarse el material que se buscara. Es claro que este escenario ha quedado en la historia. En la actual...

¿Cómo me preparo para esos momentos en que el tiempo para pensar es escaso y lo que exige la situación es simplemente actuar? Las veces que nos enfrentamos a tomas de decisión repentina son aquellas en las que mucho de lo que hicimos para organizarnos con anterioridad cobra más valor. Es cuando el tiempo para pensar resulta escaso cuando más valoramos todo el esfuerzo invertido en la planificación. Cuando no tenemos margen de seguridad para una segunda oportunidad todo el arsenal que preparamos con anterioridad cobra su verdadera dimensión. No nos confundamos. Pensar antes de actuar es fundamental. No hay dudas. Una de las cosas que nos distingue de los animales es nuestra capacidad de análisis y discriminación racional. Pero cuando el tiempo apremia, tenemos que recurrir al famoso “estómago” para tomar la decisión. Y si en ese momento la información disponible es más completa, nuestra elección será probablemente más acertada. Cuánto más incompleta esté, correremos más rie...