Como Me Organizo

¿Se descalabró tu organización personal? ¿Nada sale como lo planeaste? ¿Te cambiaron violentamente las circunstancias?  Por las dudas, NUNCA PIERDAS LA CALMA… Si bien el concepto de mantener el control sobre uno mismo no parece un tema de organización y productividad personal, es de esas “habilidades” que tienen un profundo impacto en tu eficacia. Es tanto un hábito como una actitud. En esencia, perder la calma significa perder el control sobre uno mismo. Y eso es algo que ninguna persona productiva y eficaz hace. Si pierdes el control, pierdes de vista la perspectiva de la realidad que te rodea. La fuerza de tus emociones se impondrá sobre tu razón, y actuarás de manera impulsiva. En algunos casos, tal vez peor, ni siquiera actuarás. Ambas opciones son nefastas. La emoción juega un rol importante en nuestra actitud. Pero fuera de control es como una fuente de energía desbocada que puede hacer volar en pedazos todo a tu alrededor. Lo más grave es qu...

La tentación de empezar el día leyendo el correo es “irresistible”, pero hacerlo tiene consecuencias y no son precisamente las que más nos convienen. Cambiar ésta costumbre es recomendable si uno quiere ser consistente con los planes que elabora. Llega a su oficina. Prende la computadora, revisa el correo y se pone manos a la obra. En pocos minutos empieza a sumergirse en su batalla diaria y cuando quiso ver, se le fueron horas respondiendo correos, disparando llamadas a diestra y siniestra siguiendo una agenda muy diferente de la que se planteó alguna vez. Es una auto-trampa muy común. La cantidad de mensajes que uno recibe es a veces tan grande que no bien sentarse delante de la Bandeja de Entrada uno sabe que tiene para un buen rato. Es una excelente receta para lidiar con temas actuales y en teoría bien concretos. También para imponer el comportamiento reactivo sobre el proactivo. Oh, oh… algo no es como debiera. Con la mejor buena voluntad uno enfrenta la fue...

Pocas cosas hay tan destructivas para tu productividad como el stress. Si bien éste es inevitable, existen muchas fuentes del mismo completamente innecesarias y que una vez controladas te permiten reservar la energía que ocupaban para las cosas que realmente lo justifican. El stress es un enemigo íntimo para todos aquellos que trabajamos largas jornadas. Se te puede presentar de muchas formas, pero la manifestación externa más común es un estado general de irritabilidad y cansancio constante. Afecta tu salud, tu trabajo y a tus relaciones tanto laborales como personales. Las Causas Típicas de Stress Si bien hay muchas causas para la aparición del stress, una de las más frecuentes es una especie de pasaje por un período de elevada presión laboral con escasas o nulas interrupciones en la intensidad. Es decir que terminas algo así como “cocinado” a un fuego constante que en algunos casos te afecta tan profundamente que hasta puede nublar tu capacidad para tomar decisiones, p...

Existe un tiempo para cada cosa. No respetar sus límites es una invitación constante al conflicto y a la pérdida de control... “Todo tiene su momento oportuno; hay un tiempo para todo lo que se hace bajo el cielo […]” Eclesiastés 3 El manejo de los contextos es una forma de cristalizar espacios de tiempo con un cierto alcance, que si bien pueden ser adaptados por necesidades puntuales, deben ser respetados para lograr así poner nuestra mente en el lugar y tiempo adecuados. Identificar y actuar en el momento oportuno para cada cosa no es imposible pero sí difícil de sostener en el ajetreado mundo que vivimos. Todos nuestros compromisos, los externos y los propios, tironean constantemente de nosotros como si fuéramos ilimitadamente flexibles. Pero lo real es que no somos ni seremos nunca tan elásticos. Podemos parecerlo, pero no podemos hacer que el día tenga más de sus 24 horas, a menos que seamos capaces de jugar con el continuo espacio-tiempo, algo difícil de log...

Cuando logramos tener bajo control nuestras actividades, tanto las obligaciones como nuestros más caros proyectos personales, se produce una sensible reducción en nuestros niveles de stress y un incremento de nuestra capacidad creativa. ¿Cómo podemos saber si hemos llegado a una situación adecuada o si tenemos que seguir mejorando nuestro sistema de organización aún más? Saber que tengo mis cosas bajo control es una de esas sensaciones tranquilizadoras que me permite dedicarme a aquellos asuntos que más me gustan. Llevando el tema un poco más allá, cuando tengo que hacer frente a mis obligaciones, si se trata de tareas delicadas que requieren mucha atención, el saber que no tengo algún tema explotando por ahí me permite sostener el enfoque en lo que hago. David Allen trata sobre este tema en “Getting Things Done” desde la óptica de lograr un estado tal que al confiar plenamente en nuestro sistema de organización nos liberamos del stress que nos provoca tener nuestros ...

La verdad es que la discusión sobre si nos organizamos con papel o con una agenda electrónica es difícil de zanjar si nos fanatizamos. E incluso podemos ir más lejos. ¿Porqué no combinar ambas herramientas en nuestro sistema de organización? Meditaba sobre este tema a la vez que planificaba mi fin de semana a última hora de un viernes. Y por muchas vueltas que le dí al asunto, aún con una agenda electrónica completamente operacional con Outlook y un Smartphone perfectamente sincronizados, sigo teniendo que volver al viejo papel para algunas cosas. Está bien, no es lo mismo. Hay una trampa. Es una impresión en tríptico (tres columnas de contenido) de mi Calendario para sábado y domingo con mi lista de tareas y un espacio en blanco para escribir por si acaso. Es como si mi vieja agenda de papel hubiera vuelto de la ultratumba… ¿Cual es el problema que tuvimos que solucionar?  El acceso a la agenda. Mi escenario el fin de semana obviamente cambia. Ya no pa...

Empezar el día bien plantado es una parte importante de encaminar el resto de la jornada.  Pocas cosas nos aportan más dirección que tener en claro hacia donde vamos, donde estamos, que nos espera y por donde empezar. Más allá de tener un plan bien armado del día, cosa que puede ocurrir o no, lo que he encontrado muy eficaz es darle rápidamente un vistazo a mi calendario tan pronto como me dispongo a iniciar mis actividades. Paradójicamente, algo que me da mucha sensación de control es echarle un vistazo al calendario de ese día al final de mi día anterior. Justo antes de terminar la jornada, reviso rápidamente que tengo agendado como actividades fijas  al día siguiente. Esto me permite crear una imagen mental de los puntos fijos de la jornada por venir, y me permite tomar los recaudos necesarios en caso que deba preparar algo antes. Enlaces Recomendados   Ver "Getting Things Done" en Bibliografía Recomendada