Como Me Organizo

  ¿No te alcanzan las 24 horas del día para hacer todo lo que tienes pendiente? ¿Tienes cientos de mensajes para leer? ¿No sabes por dónde empezar? ¿Te interrumpen constantemente? ¿Perdiste el control de tu día a día? Abróchate el cinturón… Vivimos en un mundo vertiginoso, en el que la tecnología nos lleva al límite poniéndonos a  disposición en todo momento y lugar. Un mundo en el que los compromisos profesionales, familiares y personales se acumulan sin cesar con independencia de nuestra capacidad de atenderlos. Cuando la escala de actividades es muy grande, las reglas de juego pasan a ser otras. Todo lo que te funcionaba anteriormente puede dejar de hacerlo, simplemente porque las condiciones de repente cambiaron. La enorme cantidad de temas que manejas y la velocidad a la que llegan es tan alta, que no perder la pista de tus temas se convierte en una tarea titánica. Para tener éxito, vas a requerir nuevas formas de organización, así como nuevas habilidades y disciplinas....

¿Conoces los 10 pecados capitales que nunca debes cometer con el correo electrónico? Poderoso como es, el correo electrónico mal utilizado puede ser un arma de doble filo.  Así como hay recomendaciones generales para un buen uso del correo, existen cosas que NUNCA se deben hacer. Aqui tienes un listado de diez (10) puntos esenciales que debes internalizar en cualquier ambiente de trabajo en el que te encuentres. NUNCA dejes en blanco el campo Asunto. Y asegúrate que refleje correctamente el contenido del mensaje. No escribas “URGENTE” en el asunto a menos que estés seguro que el tema lo es. No hay nada peor para nuestro interlocutor que dejar todo por semejante señal de alarma y encontrarse con una tontería. No escribas en mayúscula. Es equivalente a gritar.   No escribas nada que no quieras que lea otra persona. Por Ley de Murphy el correo llegará tarde o temprano a sus manos. O peor aún, cuando más daño cause. No insultes. Queda por escrito ...

Si no te alcanza el tiempo te vendrán bien los trucos probados para ahorrar muchos minutos sueltos que se desparraman a lo largo del día. Aquí tienes algunos ... Se suele decir que " El tiempo es dinero ". Y es muy, pero muy cierto.  Cada minuto que pasa jamás vuelve.  Estos consejos son algunas de las tácticas y hábitos reconocidos que puedes emplear para ahorrar tiempo sobre las típicas actividades en las que nos vemos involucrados todos los días.  Planifica Define tus objetivos Planifica tu día Prioriza Usa el calendario sólo para las actividades fijas (en día y hora específicos) Usa la lista de tareas para las actividades flexibles (en tiempos no específicos) Deja siempre un margen de seguridad Viajes Planifica Sal con tiempo suficiente Toma Atajos Revisa el estado del tráfico (Google Maps) Reuniones Establece un orden del día (planifica!) Se puntual Ve directo al grano Mantén "educadamente" el foco en el objetivo de la re...

Cuando hablamos del email como sistema de archivos lo estamos sacando de su función básica que es comunicar. Pero en el moderno mundo digital en que vivimos, los correos electrónicos deben entenderse como archivos que tienen una gran repercusión en nuestro desempeño, tanto desde el punto de vista de la ejecución como del seguimiento de nuestras actividades. En el acelerado mundo digital en el que vivimos actualmente, el email juega un papel de relevancia. Además de su versatilidad desde el punto de vista de la comunicación, tiene un aspecto formal que no todos perciben. Es un sistema de base de datos, o de archivos si se prefiere, en el cual los elementos o registros tienen la forma de un mensaje. Y no estoy incluyendo en la balanza cuando el mensaje viene con un adjunto. Ahora bien, personalmente no me gusta utilizar el correo electrónico como sistema de archivos. Mis documentos están en el disco rígido de la computadora, sobre directorios y sub-directorios que s...

La tentación de empezar el día leyendo el correo es “irresistible”, pero hacerlo tiene consecuencias y no son precisamente las que más nos convienen. Cambiar ésta costumbre es recomendable si uno quiere ser consistente con los planes que elabora. Llega a su oficina. Prende la computadora, revisa el correo y se pone manos a la obra. En pocos minutos empieza a sumergirse en su batalla diaria y cuando quiso ver, se le fueron horas respondiendo correos, disparando llamadas a diestra y siniestra siguiendo una agenda muy diferente de la que se planteó alguna vez. Es una auto-trampa muy común. La cantidad de mensajes que uno recibe es a veces tan grande que no bien sentarse delante de la Bandeja de Entrada uno sabe que tiene para un buen rato. Es una excelente receta para lidiar con temas actuales y en teoría bien concretos. También para imponer el comportamiento reactivo sobre el proactivo. Oh, oh… algo no es como debiera. Con la mejor buena voluntad uno enfrenta la fue...

Lo bueno si breve dos veces bueno. Este viejo refrán nunca fue más importante que con el correo electrónico. Los mensajes demasiado largos son el enemigo total de la ejecutividad. Vaya “directo al grano”. Mucha gente se toma la costumbre de crear correos electrónicos ignorando que si bien es una expresión más moderna de la antigua correspondencia su dinámica es un poco diferente, especialmente en lo que se refiere a reglas de etiqueta e impacto. Por empezar, en los tiempos antiguos las cartas se demoraban días (y hasta meses) en llegar. El mensaje que el remitente debía preparar tenía que estar en consonancia con esos tiempos. Y como éstos eran más lentos, las formas de cortesía eran esenciales para su uso. Quien se apartara de éstas quedaba fuera de las normas generales de uso y sus resultados no serían los buscados. Así, el uso de un lenguaje floreado, lleno de adjetivos para generar una buena predisposición en el interlocutor era una regla bá...

Un viejo conocido de las comunicaciones móviles que parece opacado por las nuevas tecnologías es el SMS. No obstante, es un excelente complemento a las nuevas tecnologías. El SMS, acrónimo de Short Message Service , es una tecnología de comunicación de datos relativamente antigua para los tiempos que corren, aunque contrariamente a lo que pudiera pensarse tiene mucho que ofrecer en los tiempos del Smartphone y los servicios avanzados de Internet Móvil  de 4G y 5G El SMS y sus orígenes Concebido originalmente  para el sistema  GSM   en Europa allá por 1985,   resulta paradójico que se trate de un servicio que no pensaba ser tal para el mercado masivo. Su uso tenía por objeto comunicar información entre estaciones de red y eventualmente desde la red hacia al usuario. Si algunos recuerdan las primeras experiencias con teléfonos GSM, el servicio era “unidireccional” para el abonado en recepción. Y la pregunta del millón es: ¿Vale la pen...

Tener un Smartphone nos abre un enorme abanico de posibilidades de la era de internet. Agenda integrada a la computadora, email, chat, Facebook, Twitter, navegación web. Y todo esto sin contar los servicios tradicionales  como la telefonía móvil, la casilla de mensajes de voz y el SMS. Pero... ¿sabemos realmente trabajar con ésta poderosa herramienta? He visto a la gente comprarse teléfonos celulares por diferentes motivos a lo largo de los años. De ser un servicio de telefonía básica éste dispositivo se convirtió en los últimos años en muchas más cosas, incluida la opción de accesorio de moda. De tener un mero teléfono se pasó a tener que armonizarlo con nuestro vestuario y nuestro entorno de trabajo. No quiero menospreciar el rol social del celular en la actualidad. Lo tiene, y bien ganado. Claramente un director de una gran empresa no puede hoy usar un celular básico sin dar una pobre imagen a sus pares o a sus empleados. Su estrategia comunicacional horizontal o ...