Como Me Organizo

¿Cuál es el principal indicio de que estás manejando mejor tu tiempo y tus prioridades? La aparición de un elemento antes desconocido: “El bolsón de tiempo…” Muchos me dirán que deliro y que la sola concepción de un “bolsón de tiempo” es una idea tan alocada e impensable en sus ajetreadas vidas que sólo puede surgir de una mente afiebrada como la mía. Bueno, decían lo mismo de los fotones cuando Max Planck los describió y dio origen a la teoría cuántica. Dejaron de reírse cuando Albert Einstein demostró experimentalmente que existían con un experimento fotoeléctrico, el cual de paso le resultó en un Premio Nobel. Salvando las obvias distancias con tan eminentes mentes, puedo asegurarte que los bolsones de tiempo existen. Son “palpables”. Y lo mejor de todo, son alcanzables. Cualquiera puede llegar a disponerlos. No te ganarás el Nobel por verificar su existencia en la realidad, pero te aseguro que disfrutarás los resultados de su uso. ¿Qué es un bolsón de...

¿Recuerdas la última vez que te quedaste sin celular porque la batería se agotó?¿O sin tu notebook o tu tablet? Mantén cargada la batería de tu dispositivo si no quieres quedar en la estacada en el peor momento… ¿Cuántas veces nos encontramos en la situación de estar por hacer una llamada con nuestro teléfono móvil y encontrarnos que no tenemos batería? Frustrante ¿no? Por supuesto casi siempre hay alguien a mano que nos salva prestándonos una línea. ¿Y no les ha pasado intentar sentarse a trabajar en un bar para ganar tiempo con su notebook y como no tenían batería suficiente empezar a buscar por todo el lugar dónde había un tomacorriente? ¿Y sano? Muchísimas veces. Más de las que se justifican. Por supuesto estoy hablando para aquellas personas que realmente dependen de sus dispositivos portátiles para las actividades cotidianas. Organizar adecuadamente nuestra movilidad puede afectar significativamente tanto nuestra vida personal como la profesional. Así que...

A la hora de asignar prioridades nuestra mente rápidamente recurre a un viejo y antiquísimo método. El del bombero. Pero ¿es o no útil? ¿Debemos descartarlo por completo o saber cuándo utilizarlo? El proceso mental de asignar prioridades es complejo, y como ya hemos conversado en “Saber priorizares fundamental” éste es individual, subjetivo y siempre cambiante. Lo que no son cambiantes son los principios que lo rigen, los cuales están asociados directamente con las consecuencias lógicas de la acción humana. Ahora bien. ¿Qué es el tan mentado método del bombero? Significa en principio concentrarme exclusivamente en lo que se necesita “AHORA” o, como se suele decir, en “Apagar los Incendios” a medida que van apareciendo. Trasladado a la Matriz de Eisenhower, significa enfocarse exclusivamente en la dimensión de urgencia casi con exclusividad. Una urgencia es algo que requiere ser atendido con prontitud o que requiere una acción inmediata. Es un concepto íntimament...

Es fácil tomar decisiones cuando hay urgencias. Cuando algo se debe hacer ya mismo, es inútil perder el tiempo en analizar si otra cosa tiene más importancia, porque lo urgente le quita tiempo a lo importante. Pero si no hay urgencias, ¿con qué criterio decidimos? La toma de decisiones es un proceso complejo, que involucra tanto los aspectos racionales como emocionales de los individuos. Por lo general se dice que cuanto más racional es el proceso decisorio, se esperan mejores resultados. Cuando tenemos urgencias, el factor racional en cierta medida se bloquea. La urgencia nubla el razonamiento, porque la inminencia de una consecuencia, buena o mala, impacta en nuestra capacidad de ver otra cosa y realizar la discriminación Pero ¿cómo tomar decisiones si no hay urgencias? ¿Cómo elegir entre alternativas de igual prioridad si no tenemos un elemento para discriminar de una manera clara? Aquí es cuando suele pasar lo que David Allen llama “poner en juego el estómago...

La excusa de que lo urgente le quita tiempo a lo importante tiene mucho de realidad, pero también esconde una trampa de la que es necesario salir las más de las veces. Las cosas urgentes hechas a tiempo desactivan posteriores urgencias. Es claro que debemos atender las urgencias. Por algo lo son. Si no las hacemos ahora podemos tener un problema. Pero muchas veces estas supuestas urgencias no lo son tanto y quitan un tiempo a las tareas importantes que si se demoran (o procrastinan) más de lo debido se convierten luego en emergencias que nunca debieron llegar a ser tales.  Voy a poner un ejemplo lo más gráfico posible. Supongamos que nos pasamos más tiempo en la oficina para responder o leer correos que no son críticos y no nos queda tiempo en ese día para pasar por la estación de servicio (o gasolinera  para algunos países) para cargar combustible cuando nuestro indicador de nivel claramente muestra que sólo podemos hacer unos pocos kilómetros adicionales. Al...

La decisión de ejecutar o no una determinada tarea requiere que meditemos aunque sea de manera muy rápida sobre la conveniencia o no de hacerla. Sus niveles de urgencia e importancia son variables que podemos usar para realizar la elección. Ahora, si algo es urgente, ¿puede no ser importante? De las técnicas para discriminar aquello que nos conviene hacer, una de las más reconocidas es la de asignar prioridades  a cada una de las tareas y luego empezar por las más importantes siguiendo hacia las que lo son menos. Algunas Maneras de Priorizar He visto muchas formas de hacer esto, desde una asignación básica por “Alta/Media/Baja” (o 1/2/3), pasando por un incremento moderado de las prioridades por ejemplo hasta cinco (las antiguas agendas Palm permitían hacer esto), hasta listados con prioridades ilimitadas, donde uno ordena un listado asignando un número de prioridad a cada tarea en forma correlativa. Este último, con un modelo de listado de tareas de tipo GTD que cr...