Como Me Organizo

Todo plan tiene un punto de partida. El elemento fundamental que da origen a un amplio abanico de objetivos, misiones y planes de acción. Aquello que nos impulsa y se graba a fuego en nuestra mente y que nos sostiene en los momentos difíciles para seguir adelante. Y ese elemento es “La Visión”. La visión, ese término tan escuchado en los ámbitos empresariales, es de una importancia superlativa en lo que se refiere a la organización personal. Es por donde empieza la travesía. Es la piedra angular del despliegue que cada uno de nosotros pondrá en juego a lo largo de una ajetreada jornada. Entiendo que el uso de la palabra "visión" viene de la importancia que tiene el sentido de la vista en el funcionamiento de nuestra mente. Como bien dice el dicho, “una imagen vale más que mil palabras”. La abundante información que proporciona el ojo es procesada por nuestro cerebro el cual puede luego organizar los datos de manera tal que pueda ser asociada con datos, concepto...

La tentación de empezar el día leyendo el correo es “irresistible”, pero hacerlo tiene consecuencias y no son precisamente las que más nos convienen. Cambiar ésta costumbre es recomendable si uno quiere ser consistente con los planes que elabora. Llega a su oficina. Prende la computadora, revisa el correo y se pone manos a la obra. En pocos minutos empieza a sumergirse en su batalla diaria y cuando quiso ver, se le fueron horas respondiendo correos, disparando llamadas a diestra y siniestra siguiendo una agenda muy diferente de la que se planteó alguna vez. Es una auto-trampa muy común. La cantidad de mensajes que uno recibe es a veces tan grande que no bien sentarse delante de la Bandeja de Entrada uno sabe que tiene para un buen rato. Es una excelente receta para lidiar con temas actuales y en teoría bien concretos. También para imponer el comportamiento reactivo sobre el proactivo. Oh, oh… algo no es como debiera. Con la mejor buena voluntad uno enfrenta la fue...

Central como es la planificación para nuestra organización personal, debemos determinar en cada caso hasta donde avanzar en su grado de detalle y el tiempo que invertiremos en su preparación, de manera tal que sea una verdadera ayuda en vez de una carga sin sentido. Planificar es esencial para alcanzar nuestros objetivos, y cuánto más compleja y diversa es la tarea en cuestión más patente se hace ésta realidad. Decíamos en otro artículo que planificación y organización son dos caras de una misma moneda , y tanto es así que a mayor complejidad para organizarnos más engorrosos serán nuestros planes. Hay una regla básica. Un plan debe ser lo más sencillo posible, a la vez que nos permita alcanzar nuestra meta. Y no me refiero a “minimalismo”. Me refiero a alcanzar un grado de sencillez tal que nos permita ejecutar nuestro proyecto en tiempo y forma de mejor manera que poniéndose a actuar directamente. Un proyecto de gran complejidad va a necesitar una clara delimitac...

Indice de Contenidos > La Planificación La Planificación Planificación y Organización - Dos caras de una misma moneda Planificación - Planes vs Realidades ¿Cuánta Planificación Necesitamos? Los Costos de No Planificar Planificación-La Vision Hora de Ejecutar Metas - Que se vean Cuando el tiempo para pensar es escaso Multitarea vs Monotarea Bibliografía Recomendada

Una organización eficaz se caracteriza por hacer un seguimiento “implacable” de todos tus asuntos. No hay lugar aquí para confiarse en la memoria. Todos y cada uno de los temas de los que eres responsable deben ser monitoreados de manera fiable y persistente sin soltar presa hasta cerrarlos. Para que tu organización funcione es indispensable un seguimiento a toda prueba. No hay opción: tiene que ser implacable. Que no deje cabos sueltos hasta que el tema en cuestión quede completamente cerrado. El seguimiento constante genera confianza porque aquellos que te pidan algo sabrán con certeza que no quedaron sin la debida atención. Significa no perderle pisada a los temas y asegurarte que se mantienen en el curso de tu plan o que te puedas dar cuenta a tiempo que debes modificarlo porque no refleja la realidad. Ahora bien, la pregunta del millón es: ¿Cómo armar ese seguimiento tan sólido que quieres? La respuesta es simple:  Domina el Uso de la Agenda...

La planificación y la organización son como las dos caras de una moneda. O como la teoría y la práctica. Es difícil trabajar sobre una sin considerar a la otra. “Las grandes ideas necesitan tren de aterrizaje y alas” C.D. Jackson Mi sistema de organización debe ser funcional a mi sistema de planificación porque es la herramienta que me permite ejecutarlo. A la vez mi planificación no puede ignorar como me organizo para la acción pues en caso contrario el esfuerzo de cristalizar un plan terminará quedando en pura teoría y como consecuencia habrá sido una mala inversión de nuestro tiempo y esfuerzo. La base de cualquier plan En esencia la preparación de cualquier plan tiene por objetivo responder a tres preguntas clave: ¿Donde estamos ahora? ¿Hacia dónde vamos? ¿Cómo vamos a llegar a ese punto? Las declaraciones de misión, visión, valores y otras que se cargan en un plan tienen como fin dar respuesta a estas tres preguntas esenciales. ...

Empezar el día bien plantado es una parte importante de encaminar el resto de la jornada.  Pocas cosas nos aportan más dirección que tener en claro hacia donde vamos, donde estamos, que nos espera y por donde empezar. Más allá de tener un plan bien armado del día, cosa que puede ocurrir o no, lo que he encontrado muy eficaz es darle rápidamente un vistazo a mi calendario tan pronto como me dispongo a iniciar mis actividades. Paradójicamente, algo que me da mucha sensación de control es echarle un vistazo al calendario de ese día al final de mi día anterior. Justo antes de terminar la jornada, reviso rápidamente que tengo agendado como actividades fijas  al día siguiente. Esto me permite crear una imagen mental de los puntos fijos de la jornada por venir, y me permite tomar los recaudos necesarios en caso que deba preparar algo antes. Enlaces Recomendados   Ver "Getting Things Done" en Bibliografía Recomendada