Como Me Organizo

¿Recuerdas la última vez que te pasó estar trabajando en un archivo muy importante y de repente se inutilizó? Hay una forma sencilla de minimizar los riesgos de tener que hacer “todo de nuevo”… Se suele asociar el término “ backup ” a los archivos que resguardan la totalidad del contenido o ciertos directorios del disco rígido de la PC. Esto es correcto en general y el hábito de hacer este tipo de respaldos es muy recomendable, como ya hemos mencionado en alguna ocasión. Pero con esto y todo a veces no alcanza. Crea diferentes versiones de un mismo archivo Hay una práctica sencilla de respaldo que no se ve tan difundida pero que salva muchísimas situaciones: Guarda diferentes versiones de un mismo archivo mientras lo generas . El método es sencillo. Al final del nombre del archivo crea un apéndice, justo antes de la extensión, que indique un número de versión. Puedes separarlo del nombre usando un guión. Por ejemplo: Mi valioso archivo-v1.doc ...

¿Perdiste el trabajo de meses por una falla de la computadora? ¿Algún virus te hizo de las suyas? ¿Cometiste un error y pisaste el material? ¿Te robaron el equipo? Seguramente habrás hecho el “ backup” …   Si, ya sé. En realidad la respuesta casi segura a esta pregunta es que no lo has hecho. Que ni siquiera se te ocurrió que una cosa así pudiera ocurrir. Te entiendo. ¡No sabes cómo! Pero el problema es que estas cosas SI ocurren. ¿Pero por qué se lo ignora? No parece haber una respuesta única a este flagelo. A lo largo de los años uno se encuentra con personas, incluso muy formadas en informática, que padecen la pérdida irreparable de incontables horas de trabajo por los más diversos motivos. Y lo usual es que la respuesta a por qué no se hizo un archivo de respaldo sea: “ni lo pensé”. ¿Vagancia? ¿Procrastinación? ¿Exceso de confianza? ¿Ignorancia? Todas pueden ser. Pero hay una incluso más cruel: “No tenía tiempo” Esta respuesta es la má...

Cuando hablamos del email como sistema de archivos lo estamos sacando de su función básica que es comunicar. Pero en el moderno mundo digital en que vivimos, los correos electrónicos deben entenderse como archivos que tienen una gran repercusión en nuestro desempeño, tanto desde el punto de vista de la ejecución como del seguimiento de nuestras actividades. En el acelerado mundo digital en el que vivimos actualmente, el email juega un papel de relevancia. Además de su versatilidad desde el punto de vista de la comunicación, tiene un aspecto formal que no todos perciben. Es un sistema de base de datos, o de archivos si se prefiere, en el cual los elementos o registros tienen la forma de un mensaje. Y no estoy incluyendo en la balanza cuando el mensaje viene con un adjunto. Ahora bien, personalmente no me gusta utilizar el correo electrónico como sistema de archivos. Mis documentos están en el disco rígido de la computadora, sobre directorios y sub-directorios que s...

En todas las épocas la información fue crítica. Pero en la actualidad su rol decisivo adquiere un ritmo vertiginoso. Administrarla correctamente es una habilidad básica del profesional moderno y para ello es fundamental entender la diferencia entre dato e información Algunos profesionales son lo suficientemente jóvenes como para no haber vivido la época de la computación personal. Otros sin embargo tenemos el recuerdo de épocas en las cuales la información surgía a ritmos más pausados y predecibles en los cuales había que leer el diario para conseguir cierta información, y donde para obtener determinados datos había que moverse físicamente a los centros donde ésta se acumulaba, léase bibliotecas o archivos generales. Estos eran lugares inmensos repletos de papeles administrados por personas cuyo único objetivo era casualmente mantener un orden tal que pudiera encontrarse el material que se buscara. Es claro que este escenario ha quedado en la historia. En la actual...

Adoptar un sistema de organización, cualquiera que sea, es un buen camino para poner orden. Mi esquema de organización puede ser el más eficaz del mundo pero si lo “dinamito” con regularidad no podrá funcionar nunca. Tengo que ser ordenado toda vez que pueda, y si no lo soy incorporar entonces el hábito a mis costumbres de alguna manera. Desde muy chico  me inculcaron el ser ordenado. No obstante, con los años incorporé además la habilidad de convivir con cierta dosis de caos, algo que es muy útil por cierto en este alocado mundo en que vivimos. Pero no por eso dejo de poner esfuerzo en encauzar mis cosas a diario. ¿Por qué? Porque el universo tiende a salirse de curso con facilidad y una cosa es tener que lidiar con un problema fuera de control y otra muy distinta es tener que hacerle frente a múltiples fuerzas afectándome simultáneamente. Es la mejor manera de entrar en situación de stress y multiplicar las chances de tener que dejar problemas sin resolver. No, gracias. Pa...