Como Me Organizo

  ¿No te alcanzan las 24 horas del día para hacer todo lo que tienes pendiente? ¿Tienes cientos de mensajes para leer? ¿No sabes por dónde empezar? ¿Te interrumpen constantemente? ¿Perdiste el control de tu día a día? Abróchate el cinturón… Vivimos en un mundo vertiginoso, en el que la tecnología nos lleva al límite poniéndonos a  disposición en todo momento y lugar. Un mundo en el que los compromisos profesionales, familiares y personales se acumulan sin cesar con independencia de nuestra capacidad de atenderlos. Cuando la escala de actividades es muy grande, las reglas de juego pasan a ser otras. Todo lo que te funcionaba anteriormente puede dejar de hacerlo, simplemente porque las condiciones de repente cambiaron. La enorme cantidad de temas que manejas y la velocidad a la que llegan es tan alta, que no perder la pista de tus temas se convierte en una tarea titánica. Para tener éxito, vas a requerir nuevas formas de organización, así como nuevas habilidades y disciplinas....

  Si piensas que la mejor manera de encarar tu trabajo es optimizando constantemente tu organización, te recomiendo que leas estas líneas.   Con mucha frecuencia se encuentra gente tratando de optimizarlo todo. Desde el camino que siguen para obtener el viaje de menor recorrido, pasando por la mejor relación costo/beneficio de cada cosa que necesiten comprar, hasta la forma de ordenar las repisas de appliances para no tener que mover mucho la mano cuando tienen que encender alguno. Revisan lo que tienen entre manos una y otra vez buscando obtener la más mínima ventaja.   Esto puede llevar a algunas exageraciones. Por un lado, el tiempo adicional invertido tiene un costo, que frecuentemente no es considerado. La optimización debe tener como contrapartida un beneficio “relevante” para justificarla. Aquí entra a tallar la ley de rendimientos decrecientes que se estudia en economía. Llegado un determinado punto, a medida que se incrementa la cantidad del recurso inver...

Organizarse para ser más productivo es un proceso de “mejora contínua”. No hay tal cosa como un estado final y universal de la organización personal. Es muy común que las personas caigan en la falsa idea de que una vez que encontraron la solución a su problema de organización personal no tienen que preocuparse más del asunto. Es como que ya tienen “el método” de trabajo que funciona y lo pueden aplicar sin importar lo que pase. Un sistema para tí y tu realidad En realidad la organización personal es una forma de arreglar tus asuntos de manera tal que los mismos satisfagan tus expectativas. Expectativas que deben ser entendidas en términos de tus metas y tus más caras ambiciones. Que entre otras cosas pueden incluir incrementar tu productividad personal. Como una herramienta para alcanzar tus metas, tu sistema de organización debe adaptarse al contexto en que te desenvuelves. Es único para ti y tu coyuntura. Si quisieras pasarle tu sistema exactamente como lo u...

Sobre organización, productividad personal y gestión de tiempo, recomiendo Getting Things Done, de David Allen    Hoy por hoy este libro es de lectura obligada si uno tiene por delante un trabajo serio de organización personal. La versión en castellano está bajo el título  "Organizate con Eficacia" , pero el título en inglés da origen al acrónimo "GTD" por el cual se suele mencionar el método propuesto por David Allen. Organizarse para Alcanzar el Exito, de Stephanie Winston Excelente literatura para ejecutivos. Completamente enfocado en la descripción de las diferentes técnicas que utilizan directivos de las empresas más importantes del mundo, y cómo hacen para llevar adelante sus complejas agendas diarias. Muy recomendable! Take Back Your Life, de Sally Mc Ghee Con orígenes comunes a GTD, un excelente esquema de trabajo fuertemente orientado a sacar el máximo aprovechamiento de Microsoft Outlook.  Muy bue...

Si lo que buscas es mejorar tu efectividad y performance Los 7 Hábitos de la Gente Altamente Efectiva, de Stephen Covey Este clásico es desde hace muchos años una reconocida guía para superarse tanto en el plano profesional como el personal. Especialmente el capítulo titulado  "Primero lo Primero"  tiene particular importancia en lo referente al manejo de prioridades. Infaltable en cualquier biblioteca personal. Tráguese ese Sapo, de Brian Tracy Excelente libro. Sencillo y eficaz. De los que reamente vale la pena tener a mano. Aquí BrianTracy enfoca el problema de la priorización de las tareas más importantes, las de mayor repercusión en nuestro trabajo. Y como muchas veces éstas son las más feas de encarar,  él las llama “Sapos”. De paso, le pega duro a la procrastinación. Imperdible... Para encontrar una reseña más completa sobre esta obra, recomendamos ir a nuestro   Rincón del Lector The 80/20 Principle, de ...

La recarga administrativa que nos genera poner en marcha un sistema de organización personal, o mejorar el que tenemos, a veces puede resultar en un gran esfuerzo. ¿Vale la pena? Mi opinión es que sí… Muchas veces algunos me preguntan si vale la pena tanto esfuerzo invertido en mi organización personal. Que es demasiado tiempo dedicado a actividades administrativas quitadas al verdadero trabajo. Personalmente no coincido con esa postura. Algunos de los mejores resultados que obtuve en mi vida los saqué precisamente en aquellos casos en los que invertí el mayor tiempo en poner mis ideas, mis asuntos y mi agenda en orden. ¿Qué si no es cierto que en muchos casos terminamos organizando y estructurando nuestra vida en exceso? A veces, sí. Eso ocurre por lo general cuando perdemos de vista que la organización personal es un medio y no un fin en sí mismo. Pero esa recarga administrativa es la que nos permite alcanzar las más elevadas metas que nos propongamos alcanzar...

Cuando hablamos del email como sistema de archivos lo estamos sacando de su función básica que es comunicar. Pero en el moderno mundo digital en que vivimos, los correos electrónicos deben entenderse como archivos que tienen una gran repercusión en nuestro desempeño, tanto desde el punto de vista de la ejecución como del seguimiento de nuestras actividades. En el acelerado mundo digital en el que vivimos actualmente, el email juega un papel de relevancia. Además de su versatilidad desde el punto de vista de la comunicación, tiene un aspecto formal que no todos perciben. Es un sistema de base de datos, o de archivos si se prefiere, en el cual los elementos o registros tienen la forma de un mensaje. Y no estoy incluyendo en la balanza cuando el mensaje viene con un adjunto. Ahora bien, personalmente no me gusta utilizar el correo electrónico como sistema de archivos. Mis documentos están en el disco rígido de la computadora, sobre directorios y sub-directorios que s...