martes, 27 de septiembre de 2011

Correo Electrónico – Gestión de la Bandeja de Entrada

El correo electrónico es una herramienta poderosa, pero cuando el nivel de uso alcanza niveles elevados como cuando se reciben más emails de los que uno puede responder o procesar, se convierte en una carga que es imperativo controlar. 


Con independencia del tipo de usuario de correo que uno sea (archivador, buscador o marcador) y aún con independencia de la herramienta (webmails como Gmail y Hotmail o Microsoft Outlook), hay algunas prácticas que hacen de la gestión de la bandeja de entrada un mero trámite. Se pueden implementar todas o sólo algunas, pero cada una es el resultado de tener que resolver un problema concreto. Tienen su razón de ser.

Las prácticas que recomiendo para un uso eficaz del email son:


  1. Defina un esquema regular de revisión:
    No se puede vivir pendiente de responder correos electrónicos. En algún momento hay que dejar espacio para las tareas para las cuales realmente nos pagan.

    Para más detalles sobre este punto ver:
    Correo Electrónico - Defina un Esquema Regular de Revisión

  1. Clasifique antes de “procesar”
    Si uno se larga a procesar (lo que normalmente la gente interpreta como responder los correos) es muy probable que en su afán por resolver el tema usted se pierda en la tarea. Su objetivo está bien encaminado, pero el árbol le impedirá ver el bosque. Termine de clasificar primero para tener en claro todo lo que tiene por delante.
    Luego empiece a procesar…

    Tratamos este tema en mayor profundidad en:
    "Correo Electrónico – Clasifique antes de Procesar"

  1. Priorice
    Si se tomó el pequeño esfuerzo de clasificar previamente, verá que ésta recomendación surge como una consecuencia natural. Se dará cuenta inmediatamente por cuales correos tiene sentido empezar. Todo no es lo mismo, y cuando las cantidades son enormes, el asegurar que se atendió lo importante primero le evitará problemas si alguna cosa urgente (pero en muchas ocasiones poco importante) lo interrumpe.
  
  1. Genere un “esquema de contención”
    No hay manera de asegurar que uno puede leer todos los correos que recibe si a la vez es eficaz en su trabajo. Tendrá momentos en que no podrá evitar tener que ocuparse de otros asuntos, ya sea por su relevancia o sencillamente porque no se puede dar el lujo de decir “ahora no”. Si usted genera un esquema de contención eficaz, siempre podrá retornar a su pila de correos y continuar trabajándola de acuerdo a sus prioridades.

  1. No tenga la Bandeja siempre a la vista
    Como decíamos en otro artículo (ver Correo Electrónico - La Bandeja de Entrada - Generalidades ), el correo electrónico tiene la tendencia a inducir a la reactividad. Cuando uno es lo suficientemente responsable como para no querer dejar temas sin atender, inconcientemente puede terminar respondiendo cualquier correo por el sólo hecho de que arribó. En conjunto con la primer recomendación, sacar la bandeja de entrada del email de la vista cuando se está haciendo otra cosa es un poderoso consejo que quita distracciones y stress.

  1. Tienda a mantener “Vacía” la Bandeja
    Si bien en este punto puedo parecer contradictorio con el anterior, con este consejo en conjunto con el de mantener un esquema regular de revisión, haber clasificado, priorizado y generado un esquema de contención, usted puede pensar seriamente en vaciar su bandeja de entrada. Cuando hace la clasificación usted limpia el correo del buzón, con independencia de lo que haga después. Este es un poderoso elemento de organización y un gran liberador de stress.
    Detalle: Vaciar la bandeja de entrada no significa haber "procesado" todos los correos electrónicos, sino haberlos clasificado y apartado de la vista. Por lo menos ese es el significado que le doy.
    La siguiente es una nota muy interesante al respecto de esta temática:
    No al “Inbox a cero”, sí al Email inteligente,

    También recomendamos leer Sí al Inbox a cero, porque No Existe Productividad sin Control


  1. Elimine lo que no le sirva ni le interese
    Aquí no hay demasiadas explicaciones. Si no le sirve ni le interesa, que nunca más lo vuelva a molestar teniendo que tomar una nueva decisión. Sencillamente “fuera”…

  1. Si se resuelve en menos de 2 minutos “Hágalo”
    Nuestro buen amigo David Allen aquí puso su poderoso bocadillo. La cantidad de cosas que quité de la pila de pendientes (o que ni siquiera entraron en una lista de tareas) por aplicar esta sencilla regla no tiene nombre.
    Es un consejo de los que me gustan: "sencillo, elegante y eficaz"

  1. Respóndase la pregunta: “¿Cuál es el siguiente paso con este correo?”
    Este es otro consejo terriblemente poderoso que pone nuestro cerebro en el punto de trabajo adecuado con un aspecto que es crítico. Uno debe tomar la decisión de que hacer con lo que tiene entre las manos. Hay que tomar “LA” decisión.
    David Allen también hace un extenso comentario sobre el impacto que tiene el responder esta pregunta en nuestro quehacer diario.
Tanto los webmails tales como Gmail, Hotmail y Yahoo como los software cliente que residen en su computadora como Outllook o Eudora le ofrecen mecanismos para implementar hábitos eficaces. Un caso aparte es la combinación de estas herramientas con dispositivos de telefonía celular tipo Blackberry o Smartphones con Android. Es para analizar largo y tendido.

Elija la herramienta que mejor se adapte a su forma de trabajar y pensar, pero no pierda de vista que como toda herramienta, si se la usa mal los resultados no serán los que se esperan.

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