viernes, 16 de septiembre de 2011

Correo Electronico - Los Usuarios Archivadores

Este tipo de usuario del correo electrónico se caracteriza por el hecho de creer que “cada cosa tiene su lugar” y que debería estar allí en caso de necesidad para ser encontrada instantáneamente cuando se la busca.




Es muy útil para aquel tipo de usuario meticuloso al mejor estilo “bibliotecario” que guarda cada elemento en su lugar específico porque cuanto mejor organizado este el sistema de organización y más se lo respete, más rápido encontrará la información cuando la necesite.

Hay un concepto aquí que vale la pena remarcar. El sistema de correo electrónico es por naturaleza un sistema de almacenamiento. A menos que la borremos la información estará siempre ahí. Ahora bien, no es menos cierto que cuando la cantidad de correo electrónico alcanza niveles abrumadores, la búsqueda de la información puede resultar tediosa y poco efectiva si uno tiene que tener la información disponible a cierta velocidad.

Encontrar un equilibrio sobre qué cosas tiene sentido guardar aparte y qué cosas no es muy dependiente del trabajo de cada uno. Pero la clave pasa por tomarse el trabajo de determinar qué información puede ser relevante tiempo después.

Partiendo de la base de que tenemos un sistema correo electrónico que nos permite almacenar toda la información, o sea que en última instancia podemos llegar a buscar la información de todas formas, la recomendación es identificar aquellos correos que uno sabe que puede ir a buscar más tarde.




Por poner un ejemplo, relacionado con un proyecto determinado uno podría guardar en su sistema de archivos el mensaje donde consta el pedido. Es un dato claramente relevante al proyecto, y normalmente utilizado por los cliente en sus reclamos de respuesta. Además, puede ser conveniente también guardar en su sistema el mensaje de respuesta, porque es la constancia que usted tiene de que entregó lo solicitado y es normal tener que verificar si se entregó, cuándo se entregó y qué se entregó.

Todo el material interior al proyecto, tanto el que forma parte del proceso de trabajo o las delegaciones de actividades a 3ros pueden tener algún nivel de almacenamiento, pero los sistemas de correo electrónico nos ofrecen herramientas que permiten encontrar eventualmente la información si realmente la necesitamos.

Cada proceso de archivado representa una inversión en tiempo y espacio. Si esa acción se multiplica a las decenas de intercambios de correo que uno maneja diariamente, la carga administrativa sobre nuestro trabajo se multiplica exponencialmente. Equilibrio parece ser en este caso la palabra correcta.

Recomendaciones para los Archivadores:

  1. Ser conservador en el sentido de guardar en su sistema de correos TODOS los mensajes (los mensajes útiles… correo basura y mensajes sin interés conviene siempre eliminarlos)

  1. Decida que tipo de correo puede “realmente necesitar que se encuentre rápido”. Sea tan concreto como sea posible. Si tiene dudas, déjelo en su almacén de emails. Si lo necesita podrá encontrarlo. La probabilidad de que nunca lo necesite es muchísimo más alta.






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