martes, 20 de septiembre de 2011

Correo Electrónico – Los Usuarios Buscadores

Por empezar, este tipo de usuario da como un hecho que su sistema de correo electrónico le facilita el acceso a toda la información que necesita, y dado que simplemente usando diferentes patrones de búsqueda el sabe lo que tiene que encontrar, entiende que la inversión en clasificar y almacenar el correo no se justifica.




Los usuarios “Buscadores” son aquellos que

“Optan por un mínimo trabajo”

Argumentando que pueden usar herramientas para buscar lo que necesitan más tarde.
En esencia, es lo que podríamos llamar una alternativa de “mínimo esfuerzo” por cuanto es más cómodo buscar sólo cuando hace falta.

Los Buscadores se suelen declarar así mismos como “No Estructurados”. Esto es una forma de percibir el universo de información como carente de estructuras, con lo cual la información es útil sí y sólo sí la necesito y cuando la necesito. Si existe una estructura intrínseca al trabajo, sencillamente no les interesa.
Hasta aquí, las ventajas.

Cuando pasamos a considerar las desventajas, entramos a considerar que la búsqueda de información en grandes cantidades de correos, si bien desde el punto de vista de la consulta es sencilla, requiere de tiempos de ejecución no siempre compatibles con los de nuestro trabajo. Eso nos puede llevar a tener que agudizar nuestro ingenio para encontrar el material en el revoltijo de mails usando consultas por diferentes criterios como fechas, nombre del emisor del correo, asunto, alguna palabra que podamos recordar de los mensajes involucrados, etc.

Si el tiempo apremia, ésta metodología de trabajo puede hacernos fallar en alcanzar nuestro resultado en tiempo y forma.

La otra gran desventaja es el problema del espacio de almacenamiento. Cuando la cantidad de información es grande en tamaño, grande en cantidad y grande en años de histórico, empezamos a necesitar cada vez un almacenamiento cada vez mayor. No discriminar las cosas importantes de guardar de las que no lo son en semejante enjambre puede desalentar a cualquiera para siquiera intentar una búsqueda.

En esencia, la clave es nuevamente la cantidad de mails que recibamos y debamos procesar. Si la cantidad es limitada y manejable, es claro que la inversión de tiempo en clasificar y archivar no se justifica.

Si la cantidad de correos empieza a pesar, definir una estructura mínima para almacenar la información que sabemos que podemos necesitar volver a ver puede hacer la diferencia entre alcanzar o no nuestros objetivos.


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