lunes, 5 de septiembre de 2011

Sistemas de Apoyo - El Sistema de Archivos

El sistema de archivos es uno de los elementos esenciales en la organización. Fichero, biblioteca, almacenamiento, repositorio. Llamémoslo como queramos, es un espacio físico o lógico (PC para ser más claros), donde ponemos algo que consideramos que podemos utilizar posteriormente.




¿Porque digo que podemos utilizarlo posteriormente? Porque si no tiene esa utilidad lo mejor es deshacerse de eso sin más. Desarrollar la actitud de eliminar aquellas cosas que no nos servirán es de un importante valor, y no debería ser dejado de considerar.

Buscamos normalmente que el sistema nos sirva a nosotros que somos quienes lo usamos. Eventualmente a nuestro equipo de trabajo si el material es de uso común.

Dentro de los esquemas de organización que usé durante años el temático es el más elemental. Los temas pueden variar según nuestro trabajo, pero lo más común es que clasifiquemos según:

  1. Tema
  2. Cliente
  3. Proyecto
  4. Interlocutor
  5. etc.

Ahora bien. Lo que me encontré aquí es que cuando uno trabaja con grandes volúmenes de información este sistema es muy difícil de mantener. Y en los últimos años lo único que se es que mi costumbre de guardar todo no es precisamente una ayuda en este sentido porque el consumo de espacio en disco rígido siempre crece (en mi caso tengo la suerte de poder manejar casi todo sin papel). Hacer copias de seguridad (backups) se torna muy engorroso, y la administración de ese bodoque se vuelve muy difícil.

La solución que me esta sirviendo en la actualidad es dividir por cliente, luego por año y dentro de cada año por proyecto. Así puedo eliminar de la maquina los años anteriores con confianza.



El otro secreto es que como mi cantidad de proyectos es muy elevada (siguiendo la línea de trabajo de David Allen considero proyecto a cualquier actividad que demande múltiples tareas para ser completada), dentro de la organización anual los numero con un número de proyecto correlativo. Así los proyectos más recientes se encuentran fácil al fondo de la lista. A cada directorio de proyecto le agrego el “Px” donde “x=número de proyecto del año para ese cliente”.

A su vez cada proyecto puede tener internamente múltiples sub-proyectos, pero eso lo dejamos para otra ocasión.

También dejo para otra discusión como acceder rápido a los archivos. Pero con esta estructura es siempre fácil encontrar la información porque crece de manera orgánica y permite saber donde encontrar cada cosa.

David Allen recomienda mucho el uso de directorios por orden alfabético. Para determinadas cosas puede ser útil. Hasta ahora, cada vez que lo quise implementar ese sistema sólo se me complicó. Al menos a mí.


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