domingo, 29 de enero de 2012

Los Hábitos

Los hábitos al estar incorporados a nuestra forma natural de actuar tienen algunas ventajas. Una de ellas es que no necesitamos tomarnos el trabajo de pensar en ellos una vez adquiridos. Pensar en si se hace algo de determinada manera tiene sentido siempre y cuando no se trate de algo conocido. 




Notas sobre Hábitos

El Uso de la Agenda

Indice de Contenidos > El Uso de la Agenda

Si lo que quiero ver es cómo me organizo, el uso de la agenda juega un rol central. 


El Uso de La Agenda

La Herramienta


El Calendario


La Lista de Tareas




La Administración de Contactos

Agenda - Contactos – Siempre al Día

La gestión de contactos es una parte relevante del uso de la agenda que nos permite interactuar de manera fluida con las personas con las que nos relacionamos en cada uno de nuestros roles. Mantenerla actualizada es una necesidad real que convertida en hábito produce mejoras significativas en nuestra capacidad de concretar proyectos de manera efectiva en cualquier plano de acción.


A pesar de ser una sección de todas las agendas disponibles comercialmente  desde que tengo memoria, tanto en las versiones de papel como en las electrónicas, el área de contactos es frecuentemente descuidada. Y es una pena que así sea, porque un factor muy importante de nuestra efectividad tanto en el plano laboral como en el personal se basa en nuestra capacidad de comunicarnos fluidamente con las personas con las que interactuamos a diario. 


El temido "Lo dejé en algún lado..."

Pongamos un ejemplo. Supongamos que tengo que llamar urgente a un cliente importante por un asunto grave. Por lo general hablamos en la oficina, desde nuestros escritorios, pero me envió una actualización de su nuevo teléfono celular y por supuesto, dejé el mensaje en el temible “algún lado”… 





Si, si. Ya sé que ustedes son todos muy organizados y con GTD nunca les pasaría cosa semejante, pero ya saben cómo es la Ley de Murphy. Por algún error o distracción no cargué el dato en mi agenda ni en mi sistema de archivos, y como no podía ser de otra forma es precisamente “ése” el dato que no tengo cuando lo necesito.


La consecuencia menos nefasta de ésta historia es la demora en encontrar el mensaje de mi cliente con el dato faltante. El tema era tal vez tan grave que lograr hablar a tiempo podría haber salvado un negocio o la reputación de alguna de las dos empresas, y aún peor, nuestra relación de negocios.

Historias de éstas hay miles bajo cualquiera de los sombreros que nos pongamos en la vida. Desde amigos de hace años que quiero contactar y cuya agenda en su momento era de papel (y por supuesto no pasé) hasta el dato equivocado de la nueva dirección para una reunión de un cliente que se mudó, pero no nos pasó la dirección. En ésta última mi preocupación habría sido solicitar el dato proactivamente a sabiendas que tarde o temprano lo iba a necesitar. Porque nuestro buen amigo Murphy no fallará en su omnipresente accionar y seguramente iré muy contento a la reunión el día y horario correctos con todo muy planificado, pero a la dirección “errada”…

La importancia de la Red de Contactos

En los últimos años se ha puesto muy de moda la expresión “Networking”  para expresar la actividad rutinaria de mantener activos los vínculos con nuestros contactos y a la vez expandirlos más allá. Moda o no, en el mundo de los negocios mantener viva la Red de Contactos ha sido siempre una actividad de relevancia.

En su excelente libro “Never Eat Alone”, Keith Ferrazzi da una cantidad importante de recomendaciones sobre el arte de mantener viva y siempre en crecimiento nuestra red de contactos. Sin la sección correspondiente de nuestra agenda permanentemente actualizada, esto sería un esfuerzo estéril. 

Keith Ferrazzi habla de tomar permanentemente nombres, enviar primeras  comunicaciones a nuestros contactos apenas nos vinculamos con ellos y aún más llamar a nuestros contactos cuando llegamos a la ciudad donde residen, aprovechando la ocasión para revitalizar la relación. Sí, el hombre es una maquina de contactar. Entre otras cosas aprovecha los viajes en taxi para agarrar su Blackberry y empezar a hacer llamadas.

En Resumen

Aún si no tenemos la intención de aplicar todas y cada una de las recomendaciones que pululan sobre cómo trabajar nuestra red de contactos, es una realidad innegable el valor agregado que nos da en lo profesional y en lo personal. Mantenerla actualizada es de importancia vital para nutrir nuestras relaciones laborales y personales de manera eficaz, manteniéndonos siempre a la vista.


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martes, 24 de enero de 2012

Tareas - La parte Flexible de nuestra Agenda

Nuestra agenda tiene un área de actividades fijas con el calendario, pero también nos permite disponer de un espacio para las actividades que no están atadas a un horario determinado. Este espacio de actividades flexibles es nuestra lista de tareas pendientes (o To-Do List), una herramienta imprescindible en nuestro sistema de organización.


La organización de nuestro día está íntimamente relacionada con el arte de la agenda. Desde nuestras obligaciones laborales y personales hasta nuestros más caros deseos, todos tienen que entrar en el mismo número limitado de horas. Sólo veinticuatro…


Cuando nuestra vida se concentra en pocas actividades con tiempos claramente delimitados esto no es un problema, e incluso solemos prescindir de las agendas para organizarnos en estos casos. Carece de sentido complicarse por algo que uno puede administrar sin mayores inconvenientes. El hecho en ese caso es que existe tiempo de sobra.

El problema es cuando el tiempo empieza a no alcanzar. Cuando veinticuatro horas no son suficientes no una vez sino a diario. Ahí nuestro escenario cambia radicalmente.

El manejo del tiempo representa un problema que es en su esencia de carácter económico, porque se trata por definición de “necesidades ilimitadas para recursos escasos”. Cualquiera se organiza con tiempo en exceso. Con poco tiempo disponible el cuento es otro.

En un artículo anterior mencionaba que dentro de nuestra agenda (ya sea electrónica o en papel), el calendario debíamos reservarlo sólo para las actividades fijas. Que no era recomendable recargar (o endurecer) la agenda con actividades en horarios prefijados a mansalva. Y esto se debe a que las otras actividades, aquellas que no tienen necesariamente un día y hora específicos para ser realizados deben entrar en la parte flexible de nuestra agenda. En la lista de “tareas pendientes o To-Do List”.

El día que empecé a usar ésta perspectiva respecto de la agenda, mi forma de organizarme dio un gran salto de calidad. Porque de un pantallazo podía ver cuáles eran las obligaciones concretas de mi día con las citas, mientras que paralelamente podía ver todas las otras cosas que tenía que hacer siempre a mano, de tal manera de insertarlas en el día a medida que encontrara espacios de tiempo.

Verán que repito una y otra vez que “Flexibilidad es el nombre del juego”, y es algo en lo que creo realmente. Nuestro sistema de organización será tanto más eficaz en la medida que me ayude a navegar las vicisitudes e imprevistos del día con facilidad. Cuando el sistema de organización se basa en estructuras rígidas que no soportan cambios, éste sistema termina siendo abandonado, porque no es realista.

Me he cansado de fijar horarios específicos en mi agenda para ciertas cosas que quería hacer para luego ver deshechos esos “auto-compromisos” en un instante con pedidos urgentes de jefes, clientes o urgencias de todo tipo, ya sean laborales o familiares.

Para evitar que todas esas “interrupciones” bloqueen la capacidad de cumplir nuestros objetivos es crítico tener las metas claras para no perder de vista nuestras prioridades mientras mantenemos siempre la flexibilidad de aprovechar todos y cada uno de los espacios de tiempo que van surgiendo a lo largo del día.



Con las actividades fijas identificadas en el calendario, nuestra lista de tareas pendientes nos permite ir seleccionando las tareas que decidimos realizar de manera flexible en cualquier momento. Incluso nos ayuda a trabajar las prioridades de las tareas entre sí. Lo importante es tener esa lista a mano.

En resumen, ya sea con agenda electrónica o en papel, la lista de tareas pendientes en conjunto con el calendario permite administrar el delicado balance entre las actividades fijas y las flexibles para poder aprovechar al máximo nuestro recurso más escaso y por ende más preciado: 



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martes, 17 de enero de 2012

Planificación - Planes vs Realidades

El proceso de planificación es en sí más valioso que el mismo plan. El planificar nos sirve para aclarar mentalmente donde estamos y para orientar nuestras acciones hacia donde vamos. 

El producto de este proceso es más bien un documento dinámico antes que estático, que sirve como herramienta permanente para la toma de decisiones.

                     [...] Plans are worthless, but planning "is everything"

                    Dwight D. Eisenhower



Cristalizando la Visión

A medida que avanzamos en la creación del plan damos forma a nuestra “visión”, para la cual desarrollaremos la correspondiente “misión” y los “objetivos” o “metas” a ser alcanzados. Con estos elementos disponibles es luego más fácil avanzar en la formulación de los pasos necesarios para concretar nuestra visión.

En el proceso mismo de creación del plan estaremos fijando en nuestra mente los elementos que nos permitirán mantener firme nuestro rumbo ante los inevitables cambios que la realidad nos presente. Y más importante aún, tendremos con qué contrastar los resultados que iremos obteniendo para monitorear nuestro grado de avance y tomar decisiones con más efectividad.


No están escritos en piedra

Ahora bien, los planes no son documentos estáticos grabados en piedra que no pueden ser revisados nunca. 

Son más bien documentos dinámicos, trabajados una y otra vez a medida que avanza el proyecto. Este enfoque nos admite cambiarlos si la realidad muestra que lo que teníamos como guía estaba equivocado. 
Somos seres humanos y a menos que seamos grandes genios es difícil que le acertemos a la primera. Por lo general aprendemos por prueba y error. La preparación del plan será un proceso iterativo las más de las veces, donde revisaremos constantemente nuestras premisas, especialmente cuando nos enfrentamos a nuevos desafíos.

Hago hincapié en este punto porque está muy generalizada la creencia de que los planes deben cumplirse a rajatabla, y cuando esto no se logra los protagonistas experimentan cierto grado de frustración, ya sea porque piensan que no cumplieron con su tarea (que creían que era cumplir el plan) o porque no salió exactamente como pensaban y concluyen que planificaron mal.


Carl von Clausewitz (1780–1831) conocido estratega prusiano famoso por su obra De la Guerra (el título original era “Vom Kriege”) utilizaba el término “fricción”, para describir la diferencia entre una guerra de papel y una guerra en la realidad. 

Es en el conflicto armado donde con más claridad se puede apreciar la dificultad de preveer la realidad. Aún el plan mejor formulado y con un nivel de información altísimo en precisión puede sucumbir ante un enemigo que toma una decisión no considerada previamente (incluso no previsible desde el punto de vista propio) y que altera sustancialmente el escenario de enfrentamiento de manera tal que invalida las bases que dieron origen a nuestro plan. 


Y la respuesta a esto es que sí. Detrás de esos cambios habrá que adaptarse, recordando que ser flexibles es clave. O morir en el intento. El rol del comandante en esa situación es entender el nuevo escenario,  formular un nuevo plan (inmediato de ser necesario, aún si eso significa improvisar), y actuar en consecuencia. 

Creo que está demás decir que tomar la postura de quejarse por esa situación no lo ayuda precisamente. Tiene que volcar sus energías en la siguiente acción a desarrollar en el nuevo escenario de operaciones, o él y sus hombres perecerán.

Ningún cambio se podrá realizar de manera efectiva en el plan si la base original no existía o era de pobre calidad. Suponer falsamente que es innecesario planificar debido a que a la postre podemos tener que tirar el plan a la basura es un error en el que no podemos darnos el lujo de caer. Y el motivo es muy simple: la base de nuestra toma de decisiones se hará sobre el cimiento de lo previamente trabajado, en conjunto con la nueva información. Eso nos proporcionará un marco de trabajo contra el cual contrastar los supuestos, conclusiones y resultados de manera permanente y cuanta más elaboración contengan mejor será nuestro conocimiento del escenario imperante. 

En Resumen

Recordemos siempre que lo más valioso del plan es su proceso de creación. Todo lo que aprendamos servirá para nuestras decisiones futuras. La realidad nos podrá presentar fricción pero si hicimos nuestra tarea cuando planificamos sabremos qué decisión nos convendrá tomar porque nos podremos dar cuenta rápidamente donde estuvo nuestro error, y actuar nuevamente para que la situación se vuelva a nuestro favor.



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martes, 10 de enero de 2012

IN - Evernote – Mis primeras armas


Después de mucho leer sobre “Evernote”, en la comunidad de blogueros decidí que era hora de probarlo. Los beneficios que encuentro en este momento están en la capacidad de integrar información puesta en notas desde múltiples computadoras o dispositivos móviles, así como en la facilidad para extraer datos de cualquier tipo de documento.

La verdad es que cuando allá por fines de 2008 leí por primera vez “Getting Things Done de David Allen, el primer dilema que tuve que enfrentar fue obviamente la implementación de la bandeja de entrada (IN).



Como imagino que le habrá pasado a mucha otra gente, mi computadora corporativa Dell en aquel entonces arrancaba y lo primero que uno tenía que hacer era ver que nos deparaba el día. También en aquel momento tenía mi vieja y querida Palm Zire 72  con Palm Desktop, pero para ser honesto usaba el Agenduz de Iambic como gestor de agenda. Mucho más completo y versátil que el software de Palm, me daba un interesante esquema para manejar mis tareas aplicando la matriz recomendada por Stephen Covey en “Los 7 Hábitos de la gente altamente efectiva”. Lo mejor: pasar las tareas de un cuadrante a otro arrastrando la tarea. No tenía comparación con nada…

Intentar implementar una bandeja de entrada de “cosas” (o “stuff”) genéricas tenía varios desafíos (encima me acababan de asignar una Blackberry Pearl 8120 con la que ya estaba tratando de adaptar mi manera de trabajar).

El primer tema a resolver era como manejar una cantidad completamente irracional de tipos de documento. Es frecuente en mi trabajo lidiar con archivos “pdf, ppt, doc, xls” y muchos otros entre los que se podían encontrar los viejos y por ello no poco útiles “txt” o archivos de texto plano. Este buen amigo terminó siendo una de mis elecciónes para adaptar notas genéricas a cualquier herramienta que tuviera que incorporar. 

Así nació mi querida carpeta “IN”, en el escritorio de la laptop dando inicio a una nueva era en mi organización. De la misma forma, generé unas carpetas adicionales cuyos nombres pueden adivinar: “Reference, DoIt, etc”. Así que todo lo que me quedaba era enviar cualquier cosa al “IN” y luego, cuando comenzaba el procesamiento empezaba por clasificar esos archivos arrastrándolos a la carpeta correspondiente, cuyo vaciado luego procedía a ejecutar.

No obstante, mi sistema de organización seguía sobre el Agenduz/Palm. Así que cuando debía convertir en “Tarea” una nota, sólo copiaba el título de la nota (donde había escrito previamente la acción) en mi software de organización personal. 


Ya sé lo que están pensando: SI, ERA ENGORROSO. Pero fue un comienzo, porque puse en marcha el sistema y como dije varias veces, terminó siendo un camino de ida. 

Evernote, parece ser un paso más en la dirección correcta si bien estoy librando mis primeras batallas con la herramienta. Estoy pudiendo generar notas con la simple selección de lo que me interesa, lo cual me resulta muy versátil y facilita enormemente mi trabajo diario. Además de generar una nota consolidada en la misma bandeja con independencia de la computadora en que me encuentre.

No lo he podido aún implementar en mi actual Blackberry 8310. El problema ha sido la lentitud operativa del software (probablemente como consecuencia de tener un procesador algo antiguo y escasa memoria disponible), pero el hecho de poder enviarme mensajes y/o fotos a la cuenta de correo electrónico que mi cuenta de Evernote me asigna, está haciendo la actividad de recopilación muy, pero muy eficaz. 

La parte de exportación pinta bien, pero creo que la posibilidad de exportar a una nota de texto me gustaría mucho tenerla. Es algo muy sencillo, y me dejaría operar mas suavemente con mis notas actuales. Pero el poder exportar a PDF, HTML o fusionar múltiples notas es sencillamente espectacular.

Punto a revisar: 
Generar tareas en MS Outlook (y de ahí al Blackberry) con notas que tengo en Evernote. El Copy&Paste funciona siempre, pero aún me sigue conviniendo mandarme las notas con acciones a mi propia cuenta de correo en Outlook para recibirla en una bandeja especial desde donde la convierto en tarea con sólo arrastrarla. 

El mundo no es perfecto, y Evernote no tiene porque solucionar todo. Se acerca mucho a la capacidad de tener una bandeja IN que consolide todas nuestras cosas y eso es lo importante, aunque termina siendo otra bandeja de entrada más a gestionar. Paso a paso iremos puliendo su uso y encontrando nuevas ventajas. El saldo, apenas empezando, es más que positivo.

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miércoles, 4 de enero de 2012

Movilidad – Las Notificaciones en el Blackberry

En lo que se refiere al Blackberry conviene que las notificaciones no relacionadas con el teléfono, el SMS o eventualmente el Blackberry Messenger (con reservas) no hagan sonar nuestro smartphone. La cantidad de ruido e interrupciones que las aplicaciones más elementales pueden generar es tan alta que será casi imposible trabajar de manera concentrada y eficaz.




Recuerdo el día que recibí mi primer Blackberry. Muy contento con disponer de esta novedosa herramienta podría empezar a conectarme con mis clientes y compañeros de trabajo de manera más sencilla en todo momento y lugar. No obstante, a las pocas horas noté que algo de esto no era tan bueno como parecía. Cada correo electrónico que recibía resultaba en una notificación audible.

Mi primera impresión fue: esto tiene que ser un error. ¿No pretenderán que con la recepción de cualquier correo suene el teléfono? Pues sí, por defecto el Blackberry está configurado para notificar la recepción de los correos electrónicos. Con una intensidad de recepción de email del orden de cincuenta a sesenta mensajes diarios, me dispuse a cambiar esta configuración de inmediato antes de convertirme en esclavo de semejante tirano.

Generé un primer perfil personalizado donde sólo se me notificaran las llamadas telefónicas y la recepción de SMS. Fue una decisión fácil. Si podía convivir con mi rutina diaria usando el viejo teléfono celular (un muy confiable Motorola V3 que aún da servicios básicos en mi familia) el mismo esquema tenía que funcionar con este smartphone.

Puedo decir con orgullo que fue una buena decisión. La gran ventaja de reducir las llamadas de atención me permitió controlar mucho mejor el uso de mi tiempo y adaptarme con velocidad a la nueva herramienta.

Muchos me dirán: ¿pero qué ventaja tiene tener un dispositivo móvil cuya principal ventaja es leer los correos electrónicos en cualquier momento y lugar si cuando te llegan los mensajes no te enteras?

La respuesta a esa pregunta es: con nuevos hábitos. 

De vez en cuando le doy una mirada a la pantalla para ver si recibí nuevos mensajes habida cuenta que el display del dispositivo tiene una cantidad de indicaciones gráficas que notifican la recepción de los mensajes. Entre otras cosas uno de los datos más interesantes y útiles es el de “mensajes sin leer” cuyo número aparece en la parte superior de la pantalla, así como una indicación en color rojo sobre el ícono de email para la recepción de nuevos correos.

Asociandoel hábito de vaciar regularmente mi bandeja de entrada junto al de revisar a intervalos predefinidos el correo lo que obtenemos es una herramienta versátil que sigue cumpliendo el rol de flexibilizar nuestra actividad manteniendo un grado suficiente de control sobre nuestro tiempo.



Por supuesto hay que mantener la disciplina de no estar mirando permanentemente la pantalla del dispositivo. Me refiero a no estar cada dos minutos chequeando el correo. Es un acto reflejo que me ha pasado tener que controlar y que observo frecuentemente en mi actividad. La bandeja de entrada vacía o con pocos mensajes pendientes es crítica para lograr esta especie de sensación de control. Si uno tiene doscientos correos pendientes sabe que algún tema se puede estar desbocando.

La única excepción que terminé aceptando a esta regla fue permitir las notificaciones audibles del Blackberry Messenger. Siendo una herramienta que se popularizó tanto en mi ámbito laboral, en muchos casos reemplaza a la llamada telefónica, y me permite eventualmente responder en texto sin interrumpir por ejemplo una conferencia que estoy escuchando. De no haberlo hecho hubiera recibido la llamada y tenido que suspender mi actividad de manera más abrupta.

El siguiente caso donde tuve que actuar fue cuando instalé una aplicación de un servicio de noticias. En cuanto terminé de instalarla, empezó a sonar el teléfono y no entendía el motivo, debido a que no encontraba mensajes pendientes. Hasta que detecté que la culpable era la nueva aplicación. Nuevamente tuve que recurrir al perfil de configuración y eliminar la inoportuna notificación audible.

El control de las interrupciones es tan crucial para nuestra organización personal que es imperativo limitar o eliminar directamente las interrupciones innecesarias de nuestro Blackberry. Minimicemos los elementos que puedan provocarnos desconcentración a sólo las herramientas indispensables para hacer más eficaz nuestro trabajo, y dejemos el resto para revisar cuando decidamos que tenemos el tiempo disponible para hacerlo.

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