domingo, 29 de enero de 2012

Agenda - Contactos – Siempre al Día

La gestión de contactos es una parte relevante del uso de la agenda que nos permite interactuar de manera fluida con las personas con las que nos relacionamos en cada uno de nuestros roles. Mantenerla actualizada es una necesidad real que convertida en hábito produce mejoras significativas en nuestra capacidad de concretar proyectos de manera efectiva en cualquier plano de acción.


A pesar de ser una sección de todas las agendas disponibles comercialmente  desde que tengo memoria, tanto en las versiones de papel como en las electrónicas, el área de contactos es frecuentemente descuidada. Y es una pena que así sea, porque un factor muy importante de nuestra efectividad tanto en el plano laboral como en el personal se basa en nuestra capacidad de comunicarnos fluidamente con las personas con las que interactuamos a diario. 


El temido "Lo dejé en algún lado..."

Pongamos un ejemplo. Supongamos que tengo que llamar urgente a un cliente importante por un asunto grave. Por lo general hablamos en la oficina, desde nuestros escritorios, pero me envió una actualización de su nuevo teléfono celular y por supuesto, dejé el mensaje en el temible “algún lado”… 





Si, si. Ya sé que ustedes son todos muy organizados y con GTD nunca les pasaría cosa semejante, pero ya saben cómo es la Ley de Murphy. Por algún error o distracción no cargué el dato en mi agenda ni en mi sistema de archivos, y como no podía ser de otra forma es precisamente “ése” el dato que no tengo cuando lo necesito.


La consecuencia menos nefasta de ésta historia es la demora en encontrar el mensaje de mi cliente con el dato faltante. El tema era tal vez tan grave que lograr hablar a tiempo podría haber salvado un negocio o la reputación de alguna de las dos empresas, y aún peor, nuestra relación de negocios.

Historias de éstas hay miles bajo cualquiera de los sombreros que nos pongamos en la vida. Desde amigos de hace años que quiero contactar y cuya agenda en su momento era de papel (y por supuesto no pasé) hasta el dato equivocado de la nueva dirección para una reunión de un cliente que se mudó, pero no nos pasó la dirección. En ésta última mi preocupación habría sido solicitar el dato proactivamente a sabiendas que tarde o temprano lo iba a necesitar. Porque nuestro buen amigo Murphy no fallará en su omnipresente accionar y seguramente iré muy contento a la reunión el día y horario correctos con todo muy planificado, pero a la dirección “errada”…

La importancia de la Red de Contactos

En los últimos años se ha puesto muy de moda la expresión “Networking”  para expresar la actividad rutinaria de mantener activos los vínculos con nuestros contactos y a la vez expandirlos más allá. Moda o no, en el mundo de los negocios mantener viva la Red de Contactos ha sido siempre una actividad de relevancia.

En su excelente libro “Never Eat Alone”, Keith Ferrazzi da una cantidad importante de recomendaciones sobre el arte de mantener viva y siempre en crecimiento nuestra red de contactos. Sin la sección correspondiente de nuestra agenda permanentemente actualizada, esto sería un esfuerzo estéril. 

Keith Ferrazzi habla de tomar permanentemente nombres, enviar primeras  comunicaciones a nuestros contactos apenas nos vinculamos con ellos y aún más llamar a nuestros contactos cuando llegamos a la ciudad donde residen, aprovechando la ocasión para revitalizar la relación. Sí, el hombre es una maquina de contactar. Entre otras cosas aprovecha los viajes en taxi para agarrar su Blackberry y empezar a hacer llamadas.

En Resumen

Aún si no tenemos la intención de aplicar todas y cada una de las recomendaciones que pululan sobre cómo trabajar nuestra red de contactos, es una realidad innegable el valor agregado que nos da en lo profesional y en lo personal. Mantenerla actualizada es de importancia vital para nutrir nuestras relaciones laborales y personales de manera eficaz, manteniéndonos siempre a la vista.


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