martes, 17 de enero de 2012

Planificación - Planes vs Realidades

El proceso de planificación es en sí más valioso que el mismo plan. El planificar nos sirve para aclarar mentalmente donde estamos y para orientar nuestras acciones hacia donde vamos. 

El producto de este proceso es más bien un documento dinámico antes que estático, que sirve como herramienta permanente para la toma de decisiones.

                     [...] Plans are worthless, but planning "is everything"

                    Dwight D. Eisenhower



Cristalizando la Visión

A medida que avanzamos en la creación del plan damos forma a nuestra “visión”, para la cual desarrollaremos la correspondiente “misión” y los “objetivos” o “metas” a ser alcanzados. Con estos elementos disponibles es luego más fácil avanzar en la formulación de los pasos necesarios para concretar nuestra visión.

En el proceso mismo de creación del plan estaremos fijando en nuestra mente los elementos que nos permitirán mantener firme nuestro rumbo ante los inevitables cambios que la realidad nos presente. Y más importante aún, tendremos con qué contrastar los resultados que iremos obteniendo para monitorear nuestro grado de avance y tomar decisiones con más efectividad.


No están escritos en piedra

Ahora bien, los planes no son documentos estáticos grabados en piedra que no pueden ser revisados nunca. 

Son más bien documentos dinámicos, trabajados una y otra vez a medida que avanza el proyecto. Este enfoque nos admite cambiarlos si la realidad muestra que lo que teníamos como guía estaba equivocado. 
Somos seres humanos y a menos que seamos grandes genios es difícil que le acertemos a la primera. Por lo general aprendemos por prueba y error. La preparación del plan será un proceso iterativo las más de las veces, donde revisaremos constantemente nuestras premisas, especialmente cuando nos enfrentamos a nuevos desafíos.

Hago hincapié en este punto porque está muy generalizada la creencia de que los planes deben cumplirse a rajatabla, y cuando esto no se logra los protagonistas experimentan cierto grado de frustración, ya sea porque piensan que no cumplieron con su tarea (que creían que era cumplir el plan) o porque no salió exactamente como pensaban y concluyen que planificaron mal.


Carl von Clausewitz (1780–1831) conocido estratega prusiano famoso por su obra De la Guerra (el título original era “Vom Kriege”) utilizaba el término “fricción”, para describir la diferencia entre una guerra de papel y una guerra en la realidad. 

Es en el conflicto armado donde con más claridad se puede apreciar la dificultad de preveer la realidad. Aún el plan mejor formulado y con un nivel de información altísimo en precisión puede sucumbir ante un enemigo que toma una decisión no considerada previamente (incluso no previsible desde el punto de vista propio) y que altera sustancialmente el escenario de enfrentamiento de manera tal que invalida las bases que dieron origen a nuestro plan. 


Y la respuesta a esto es que sí. Detrás de esos cambios habrá que adaptarse, recordando que ser flexibles es clave. O morir en el intento. El rol del comandante en esa situación es entender el nuevo escenario,  formular un nuevo plan (inmediato de ser necesario, aún si eso significa improvisar), y actuar en consecuencia. 

Creo que está demás decir que tomar la postura de quejarse por esa situación no lo ayuda precisamente. Tiene que volcar sus energías en la siguiente acción a desarrollar en el nuevo escenario de operaciones, o él y sus hombres perecerán.

Ningún cambio se podrá realizar de manera efectiva en el plan si la base original no existía o era de pobre calidad. Suponer falsamente que es innecesario planificar debido a que a la postre podemos tener que tirar el plan a la basura es un error en el que no podemos darnos el lujo de caer. Y el motivo es muy simple: la base de nuestra toma de decisiones se hará sobre el cimiento de lo previamente trabajado, en conjunto con la nueva información. Eso nos proporcionará un marco de trabajo contra el cual contrastar los supuestos, conclusiones y resultados de manera permanente y cuanta más elaboración contengan mejor será nuestro conocimiento del escenario imperante. 

En Resumen

Recordemos siempre que lo más valioso del plan es su proceso de creación. Todo lo que aprendamos servirá para nuestras decisiones futuras. La realidad nos podrá presentar fricción pero si hicimos nuestra tarea cuando planificamos sabremos qué decisión nos convendrá tomar porque nos podremos dar cuenta rápidamente donde estuvo nuestro error, y actuar nuevamente para que la situación se vuelva a nuestro favor.



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