sábado, 20 de agosto de 2011

¿Agenda Electrónica o en Papel?

¿No sabes si invertir en una agenda electrónica o seguir con la de papel? Hay ventajas y desventajas en ambos casos...
La Raíz del Problema
Cuando uno trata de ver cómo se organiza, ésta decisión suele terminar influenciada por cuestiones económicas y hasta generacionales que van desde la más sencilla que es trabajar sobre papel, hasta las más elaboradas y costosas como un Microsoft Outlook sincronizado con un Smartphone y hasta con una Tablet.

Como regla general, soy partidario de inclinarse por “aquello que funcione”. Y punto!

Desde el estricto punto de vista de nuestra organización personal, si una simple agenda en papel resuelve el problema, no parece razonable gastar nuestro valioso dinero en un artefacto que encima hay que aprender a usar.

El conflicto viene cuando algo produce un cambio y nuestra forma de organizarnos se empieza a estrellar contra una nueva realidad. Cuando lo que hacemos deja de funcionar hay que adaptarse, y a veces esto nos lleva a pensar en usar algo más “elaborado” por así decirlo.


Comienza mi derrotero

A lo largo de los años fui pasando por distintas etapas. Reconozco que la agenda de papel cubrió mis necesidades durante un cierto tiempo, pero el tener que andar pasando teléfonos de una agenda a otra cada nuevo año me resultaba una verdadera molestia. Sobre todo con esas agendas chicas que buscaba al principio para poner en el bolsillo del saco. 


Para aquellas personas que podían usar agendas con anillas que permiten apertura y cambio de hojas, éste por supuesto no era un problema.

Una de las cosas que me suelen decir quienes adoran las agendas en papel es el placer que les da tachar una actividad realizada y ver todas las que eliminaron al final del día. Un auto-regocijo que comprendo y hasta comparto, pero que a mí no me alcanza para volver al formato físico.


Para mí la agenda electrónica da un nivel de flexibilidad que no tiene punto de comparación. Por ejemplo con el manejo de los contactos, de lo único que uno debe preocuparse es de mantener actualizados los datos. Cuando empecé a usar mi primera agenda electrónica Casio, allá por mediados de la década del 90, esto fue un gran avance.

Cuando en 1998 empecé a usar una Palm III, la posibilidad de escribir con el sistema graffiti hizo que mi control de la agenda mejorara considerablemente. La única salvedad es que la escritura, a pesar de estar muy simplificada por hacerla a mano, me siguió conviniendo sobre la versión de software para computadora, el Palm Desktop. Si era muy necesario escribía en el dispositivo de bolsillo, pero por lo general con la PC me alcanzaba y sobraba.

Así seguí por años con las diferentes versiones de Palm que pasaron por mis manos. La última hasta me permitía sacar fotos y escuchar música, lo cual me liberaba de tener que comprarme un dispositivo adicional como el mp3. Ya tenía suficientes artefactos encima, y andar a lo Dilbert por la vida tampoco me entusiasma.

Pero es muy cierto que andar por la vida con un celular y una agenda electrónica por separado no era muy práctico. Por ejemplo para llamar a alguien tenía que buscar el número de teléfono para luego marcarlo en el teléfono móvil. A dos manos…


Y se hizo la luz

Temporalmente resolví el problema de los dos aparatos usando Bluetooth entre ambos, pero finalmente cuando en la empresa me asignaron un Blackberry, la evolución hacia el Smartphone se volvió "natural".

Simplemente escribo el nombre o el de la empresa, elijo el número telefónico y listo. Es un cambio enorme y parece mentira, pero cuando uno tiene que estar todo el día hablando telefónicamente con muchas personas esta simplificación tiene un enorme impacto. Si es en la calle más aún.

La otra gran ventaja que me trajo el Smartphone fue la sincronía con la carpeta de Microsoft Outlook, un estándar de mercado en el mundo corporativo. De repente el calendario tenía mucho sentido pasarlo a esta aplicación que hasta ese momento me resistía a usar. Es más, era de indudable valor el manejo inmediato de zonas horarias en las citas para conferencias telefónicas con otros países. Cuando uno trabaja con dos, tres o cuatro países simultáneamente, cada uno en una zona horaria diferente, créanme que esto es una “enorme” ventaja.

Se me seguían resistiendo las “tareas”. Tenía mi manejo de éstas aún en un software para Palm que apreciaba mucho: el Agenduz. Este me permitía usar el modelo  por cuadrantes basados en  “Urgente/Importante” que describe Stephen Covey en su excelente libro: 


Cuando recibí un curso sobre el uso de Outlook y me explicaron el manejo de tareas, citas, mensajes y contactos integrado en la misma plataforma tuve que dejar de resistirme a lo evidente.

Conclusión

Tenía en mis manos una plataforma demasiado poderosa que estaba desperdiciando miserablemente. Terminé de migrar a Outlook para potenciar aún más mi Smartphone aún pagando algunos costos sobre hábitos que tenía muy arraigados. Toda la inversión en tiempo que hice valió la pena y la verdad es que volvió con creces.

Desde entonces sigo muy bien organizado con mi Agenda Electrónica. Y difícilmente me puedan convencer algún día de volver al papel ...


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Correo Electrónico - La Bandeja de Entrada - Generalidades

Dentro de las cosas que se vuelven críticas en lo relacionado a la organización en general es el manejo de la bandeja de entrada.

Este es un tema muy amplio y además de la naturaleza del trabajo que uno desarrolla depende mucho de la cantidad de correos que recibe. No es lo mismo recibir uno, diez, cincuenta o cien correos diarios.


Cuando uno recibe unos pocos correos simplemente los va resolviendo a medida que los recibe. Dependiendo del tiempo que requiera resolver cada tema uno empieza a trabajarlos. Pero cuando se empiezan a recibir decenas de correo de todo tipo el escenario se puede volver más complejo, porque la velocidad de ejecución de los temas no coincide con la facilidad que tiene la gente para escribirnos mensajes.

Estos son sólo algunos ejemplos de características inherentes al correo que impactan de lleno en nuestro trabajo:

a) Es Incesante:
La dirección de correo permite enviar mensajes a cualquier hora con independencia que el receptor esté o no en situación de atenderlos y procesarlos. Esto lo diferencia del teléfono, a pesar de que las casillas de mensaje de voz alteraron algo este paradigma. Pero es justamente el correo electrónico (y el SMS, otra “casilla” que también tenemos que administrar) el que está tendiendo a reducir el uso de la casilla de voz en general.

Podemos haber liquidado el día anterior nuestra casilla de mails, y despertarnos a la mañana siguiente con unos cuantos nuevos. Dependiendo de nuestra carga de trabajo esto puede provocar muchísimo stress.

b) Se Reproduce con Facilidad
Un pequeño mensaje con un tema aparentemente trivial, puede terminar en una larga pila de correos que pueden finalizar en un problema de mayor envergadura o simplemente ocupar nuestro tiempo con comentarios que no le aportan nada a la resolución del problema pero que simplemente hay que leerlos porque entran en nuestra área de incumbencia.

La decisión de cómo operar con la Bandeja de Entrada de Correo tiene efectos profundos en nuestra efectividad, en tanto se relaciona con la forma en que nos comunicamos hacia dentro de nuestra organización (recursos y clientes internos), y hacia el exterior (recursos y clientes externos).

b) Induce a la Reactividad:
Esto lo menciono en referencia a que uno en su mejor buena voluntad, y tratando de sacarse el tema de encima rápido, suele ponerse a responder el correo inmediatamente, lo cual puede estar interrumpiendo una tarea importante o desenfocarnos de algún tema realmente de importancia, ya sea por sus repercusiones positivas o negativas. Y uno tiende a actuar de esta manera sobre todo si el tema parece es sencillo y piensa que puede resolverlo fácil, aunque también pasa con temas aparentemente importantes (en general para otros).
Así se produce una interrupción recurrente en la actividad laboral que produce un desenfoque fortísimo e impacta finalmente en nuestra capacidad de alcanzar resultados.


Algunas recomendaciones útiles:

1)      Tratar de mantener la Bandeja de Entrada vacía.

2)      Leer/procesar correos en intervalos definidos de tiempo.
El primer momento razonable sería en las primeras horas del día (noten que no dije “Empiece su día leyendo correos”). El otro sería al final de la jornada laboral, para poder irse a casa con la bandeja vacía. Finalmente elegir un par de momentos más para asegurarse que no caiga nada lo suficientemente urgente como para tener repercursiones importantes y que tengamos demasiado tiempo sin atender entre una y otra revisión de nuestra bandeja de entrada.

3)      Clasificar los Correos Antes de Procesarlos (o actuar sobre lo que dicen)
Evitar la actitud reactiva. Hay muchas maneras de clasificar correos: carpetas, banderas/marcas, dejarlos como “No Leidos”.
La que más resultado me ha dado fue crear una lista de carpetas, con significados vinculados a lo que tengo que hacer con cada elemento o mensaje. Así termino tratando los correos como objetos que desplazo a diferentes “colas” en las que luego opero de acuerdo a como me resulta más eficaz.

La herramienta de correo electrónico que utilicemos va a definir en buena medida la forma en que armemos nuestra clasificación. Si usamos un programa cliente de correo electrónico como Outlook de Microsoft, Lotus Notes de IBM, o Eudora de Qualcomm, los correos se pueden operar claramente como objetos que uno desplaza de un lado a otro.
En cambio si usamos una plataforma de correo Web, como GMail, Yahoo o Hotmail, la clasificación es más probable que termine por el lado de las marcas.

Con independencia del mecanismo que use, el concepto de clasificar antes de procesar los correos produce un salto cualitativo en nuestra productividad porque nos permite enfocarnos y no perder el rumbo

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¿Cansado de recibir correo basura? Soluciones para combatir el 'spam'
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Gestión del Correo Electrónico: 20 Consejos Para Administrar el Email
Tienes un email: Los 40 años del correo electrónico 

viernes, 19 de agosto de 2011

Hábitos - ¿Cómo empezamos nuestro día?


Empezar el día bien es una parte importante de encaminar el resto de la jornada. Pocas cosas nos aportan más dirección que tener en claro lo que nos espera y por donde empezar.

Más allá de tener un plan detallado finamente para cada hora del día, cosa que puede ocurrir o no, lo que he encontrado muy eficaz es darle rápidamente un vistazo a mi calendario del día tan pronto como me dispongo a iniciar mis actividades.

Paradójicamente, algo que me da mucha sensación de control de la situación de mi día es echarle un vistazo al calendario de ese día al final de mi día anterior. Justo antes de apagar mi agenda (en mi caso tengo actualmente un dispositivo electrónico tipo Blackberry), reviso rápidamente que tengo agendado como actividades fijas  al día siguiente.


Esto me permite crear una imagen mental de los puntos fijos de la jornada por venir, y me permite tomar los recaudos necesarios en caso que deba preparar algo antes.


¿Por qué Organizarse?

Las cosas no te salen. Estás tapado de trabajo, compromisos y obligaciones. ¿Porqué poner energía en organizarte distinto?



Parece una pregunta tonta, pero en el fondo no lo es tanto. 

Si buscas en el diccionario de la Real Academia Española, la palabra organizar tiene varias acepciones, pero aquellas sobre las que vamos a poner más énfasis son las siguientes:



1.   Establecer o reformar algo para lograr un fin, coordinando las personas y los medios adecuados.

2.      Poner algo en orden.

3.      Dicho de una persona: Ordenarse las actividades o distribuirse el tiempo.



La verdad es que la organización está en el trasfondo de cualquier acción destinada a poner un poco de orden en el caos que existe en cualquier actividad.

Tampoco es un problema que tenga una respuesta única. No hay una solución sencilla. 

La forma de lograr un sistema de organización eficaz es en esencia muy dependiente de la naturaleza intrínseca de la actividad involucrada así como de la manera de pensar y actuar de cada persona. Es por eso que un determinado método a tí puede servirte y a otros no tanto o directamente resultarles contraproducente.



Pero volviendo a la pregunta del principio, te organizas porque en el fondo necesitas tomar el control de algo, ya sea tu trabajo, tu vida personal o un proyecto concreto. Y actúas cuando la situación presente no te satisface, lo cual te motiva a ponerte en movimiento.

La definición que aparece en el primer punto, si bien no es tan general como la segunda, parece ser la que mejor resume la esencia del esfuerzo de organizarse, y esto es: 


Establecer o reformar algo para lograr un fin



¿Y que vas a reformar?  El estado presente de cosas. Tu particular manera de arreglar tus asuntos "para lograr un objetivo".

En lo que se refiere a la organización personal, esto impacta sobre dos aspectos relevantes de tu vida:  el laboral y el personal, aunque se puede aplicar a cualquier contexto en el que te veas envuelto. 


Resumiendo

En el fondo, lo que te interesa es alcanzar tus objetivos, a pesar de que no siempre lo logres. Pero lo importante es que en el proceso aprendas y actues para dar un paso más en la dirección correcta.


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