sábado, 20 de agosto de 2011

Correo Electrónico - La Bandeja de Entrada - Generalidades

Dentro de las cosas que se vuelven críticas en lo relacionado a la organización en general es el manejo de la bandeja de entrada.

Este es un tema muy amplio y además de la naturaleza del trabajo que uno desarrolla depende mucho de la cantidad de correos que recibe. No es lo mismo recibir uno, diez, cincuenta o cien correos diarios.


Cuando uno recibe unos pocos correos simplemente los va resolviendo a medida que los recibe. Dependiendo del tiempo que requiera resolver cada tema uno empieza a trabajarlos. Pero cuando se empiezan a recibir decenas de correo de todo tipo el escenario se puede volver más complejo, porque la velocidad de ejecución de los temas no coincide con la facilidad que tiene la gente para escribirnos mensajes.

Estos son sólo algunos ejemplos de características inherentes al correo que impactan de lleno en nuestro trabajo:

a) Es Incesante:
La dirección de correo permite enviar mensajes a cualquier hora con independencia que el receptor esté o no en situación de atenderlos y procesarlos. Esto lo diferencia del teléfono, a pesar de que las casillas de mensaje de voz alteraron algo este paradigma. Pero es justamente el correo electrónico (y el SMS, otra “casilla” que también tenemos que administrar) el que está tendiendo a reducir el uso de la casilla de voz en general.

Podemos haber liquidado el día anterior nuestra casilla de mails, y despertarnos a la mañana siguiente con unos cuantos nuevos. Dependiendo de nuestra carga de trabajo esto puede provocar muchísimo stress.

b) Se Reproduce con Facilidad
Un pequeño mensaje con un tema aparentemente trivial, puede terminar en una larga pila de correos que pueden finalizar en un problema de mayor envergadura o simplemente ocupar nuestro tiempo con comentarios que no le aportan nada a la resolución del problema pero que simplemente hay que leerlos porque entran en nuestra área de incumbencia.

La decisión de cómo operar con la Bandeja de Entrada de Correo tiene efectos profundos en nuestra efectividad, en tanto se relaciona con la forma en que nos comunicamos hacia dentro de nuestra organización (recursos y clientes internos), y hacia el exterior (recursos y clientes externos).

b) Induce a la Reactividad:
Esto lo menciono en referencia a que uno en su mejor buena voluntad, y tratando de sacarse el tema de encima rápido, suele ponerse a responder el correo inmediatamente, lo cual puede estar interrumpiendo una tarea importante o desenfocarnos de algún tema realmente de importancia, ya sea por sus repercusiones positivas o negativas. Y uno tiende a actuar de esta manera sobre todo si el tema parece es sencillo y piensa que puede resolverlo fácil, aunque también pasa con temas aparentemente importantes (en general para otros).
Así se produce una interrupción recurrente en la actividad laboral que produce un desenfoque fortísimo e impacta finalmente en nuestra capacidad de alcanzar resultados.


Algunas recomendaciones útiles:

1)      Tratar de mantener la Bandeja de Entrada vacía.

2)      Leer/procesar correos en intervalos definidos de tiempo.
El primer momento razonable sería en las primeras horas del día (noten que no dije “Empiece su día leyendo correos”). El otro sería al final de la jornada laboral, para poder irse a casa con la bandeja vacía. Finalmente elegir un par de momentos más para asegurarse que no caiga nada lo suficientemente urgente como para tener repercursiones importantes y que tengamos demasiado tiempo sin atender entre una y otra revisión de nuestra bandeja de entrada.

3)      Clasificar los Correos Antes de Procesarlos (o actuar sobre lo que dicen)
Evitar la actitud reactiva. Hay muchas maneras de clasificar correos: carpetas, banderas/marcas, dejarlos como “No Leidos”.
La que más resultado me ha dado fue crear una lista de carpetas, con significados vinculados a lo que tengo que hacer con cada elemento o mensaje. Así termino tratando los correos como objetos que desplazo a diferentes “colas” en las que luego opero de acuerdo a como me resulta más eficaz.

La herramienta de correo electrónico que utilicemos va a definir en buena medida la forma en que armemos nuestra clasificación. Si usamos un programa cliente de correo electrónico como Outlook de Microsoft, Lotus Notes de IBM, o Eudora de Qualcomm, los correos se pueden operar claramente como objetos que uno desplaza de un lado a otro.
En cambio si usamos una plataforma de correo Web, como GMail, Yahoo o Hotmail, la clasificación es más probable que termine por el lado de las marcas.

Con independencia del mecanismo que use, el concepto de clasificar antes de procesar los correos produce un salto cualitativo en nuestra productividad porque nos permite enfocarnos y no perder el rumbo

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