jueves, 19 de abril de 2012

¿Cual es la mejor herramienta de comunicación?

Las comunicaciones representan una parte esencial de la organización personal. Después de todo es nuestra relación con el mundo externo la que entra en juego a diario. ¿Cuál es la mejor herramienta para comunicarse?



Reconozco que se trata de una pregunta con trampa. ¿Acaso hay una sola herramienta  que se pueda llevar el título de “la mejor”?

En principio NO


Mi respuesta a esa pregunta es que no. Hay algunas plataformas que dependiendo de nuestra actividad pueden ser más relevantes que otras, pero en términos generales es importante manejarlas bien a todas. De una forma u otra nos enfrentamos a diario a cada una y debemos ser prolijos en sus usos y alcances.

Es como en el caso de un carpintero o cualquier otro oficio de tipo manual. Puede haber herramientas con las que uno sea más hábil que con otras, pero al fin y al cabo cada una cumple un propósito determinado y si no se las usa de manera adecuada sólo se llegará a un trabajo mal terminado o a que se necesite más tiempo para completarlo. 

Pretender insertar un tornillo con un martillo, si bien puede llegar a hacerse, es un despropósito.

Foto Gentileza de Lisa Runnels


Medios de Comunicación


Cuando hablamos de las comunicaciones modernas podemos listar las siguientes:

·         Reuniones en persona / cara a cara
·         Llamadas Telefónicas Fijas
·         Llamadas Celulares Móviles
·         SMS (Short Message Service)
·         Casillas de Mensaje
·         Correo Electrónico
·         Chat
·         Redes Sociales


En todos los casos podemos agregar además el caso de tratarse de uno o varios  interlocutores.

No me meto con el “Fax” o con los tradicionales “Memos”, porque han sido virtualmente desplazados por el Correo Electrónico. En algunos casos siguen operando pero se los usa más como instrumento de comunicación institucional ya sea de manera externa o interna.

Ventajas y Desventajas de Cada Medio


Cada una de estas herramientas tiene sus ventajas y desventajas. Las ventajas a su vez, dependiendo del contexto a veces se pueden convertir en un arma de doble filo si se abusa de ellas.

Pongamos por ejemplo el correo electrónico. Si una persona sólo se comunica por correo electrónico, tendrá como problema que carecerá de mucha información del componente emocional de la conversación. Esto se obtiene mucho más fácilmente en una reunión cara a cara, porque uno puede ver el lenguaje corporal de nuestro interlocutor, así como las inflexiones en su tono de voz. El conjunto es lo que da forma al mensaje completo.

En el caso de la llamada telefónica, nos falta el elemento visual, si bien podemos percibir las inflexiones en la voz del otro lado del auricular.

Tanto las llamadas telefónicas como las reuniones tienen un componente importante a tener en cuenta. Requieren la participación activa de los individuos, por lo cual son “Tiempo Intensivas”. Devoran horas de una manera salvaje, especialmente en las culturas latinas donde se tiende a ir por las ramas, a diferencia de las culturas sajonas donde se privilegia el ir al grano. Por supuesto, esto es una generalidad y siempre habrá honrosas excepciones.



El chat entra también en la categoría donde se requiere la participación activa del individuo, pero se acepta cierta demora en la respuesta, por lo cual no es infrecuente ver gente con múltiples conversaciones simultáneas (una abundante fuente de errores, malentendidos y broncas). Permite cosas muy simpáticas desde el punto de vista productivo, como por ejemplo si uno está en una llamada o conferencia estando delante de la computadora, y surge una duda que requiere hablar con alguien más (que no está presente pero sí lo está en línea), se lo puede consultar de manera simultánea.

En lo personal el chat me resulta fuertemente intrusivo, incluso más que el teléfono móvil, porque al dejarlo colgado sin responder queda la sensación de pendiente en forma permanente. En general prefiero tenerlo apagado, o con un mensaje de “no molestar”, salvo casos excepcionales.

El celular es muy particular. Revolucionó completamente la manera de comunicarnos, porque vamos directo a la persona con la que queremos hablar. Es fuertemente intrusivo, pero con un adecuado manejo de los mensajes (voz o sms) se lo puede administrar de manera efectiva.

El correo electrónico es una herramienta muy poderosa, cuya ventaja para la organización personal es principalmente la habilidad de responder de acuerdo a mi disponibilidad de tiempo. El correo no requiere una respuesta inmediata y nadie debería esperarla. Para eso siempre estuvo el teléfono o el cara a cara.


Y entran en escena las Redes Sociales...


En los últimos tiempos se están incorporando las redes sociales. Incluso hay empresas que las incorporan al herramental del empleado, con herramientas específicas o en algunos casos usando las mismas que emplea el común de la gente.



Aquí hago un llamado de atención. Las redes sociales son muy eficaces para una comunicación de “uno a muchos”. Por ejemplo, es un excelente reemplazo de los “mailing lists” o listas de correo. Pero la mayor parte de las comunicaciones entre las personas que interactúan son uno a uno, y a ese respecto creo que el correo electrónico tiene un papel que seguirá siendo relevante por mucho tiempo.

Fuera de esto, hay que ser muy cuidadoso con las redes sociales desde el  punto de vista de la productividad personal. Son terriblemente adictivas, y roban tiempo tanto o más que las charlas de pasillo o las reuniones improductivas.

Y cuidado con el lenguaje


No me pongo a hacer un análisis en profundidad del mal uso del lenguaje, tan abundante en nuestra sociedad moderna. Cualquier herramienta de comunicación usada con un pobre uso del lenguaje es el equivalente a tener un mono con navaja. Se pueden armar verdaderos desastres en los grupos por los muy conocidos “problemas de comunicación”. Una baja productividad del grupo es sólo el menor de esos problemas.

En Resumen

Cada herramienta de comunicación tiene su utilidad y forma parte de un amplio arsenal que debemos usar con buen criterio y mejor arte para asegurar que nos integramos adecuadamente al entorno de manera eficaz y eficiente. Cuando logramos esto, nuestra productividad individual y grupal se potencia generando un círculo virtuoso que eleva nuestra capacidad de hacer más y mejores cosas.

Enlaces Relacionados

Los Sistemas de Apoyo

sábado, 14 de abril de 2012

¿Puede ser Urgente pero No Importante?


La decisión de ejecutar o no una determinada tarea requiere que meditemos aunque sea de manera muy rápida sobre la conveniencia o no de hacerla. Sus niveles de urgencia e importancia son variables que podemos usar para realizar la elección. Ahora, si algo es urgente, ¿puede no ser importante?
De las técnicas para discriminar aquello que nos conviene hacer, una de las más reconocidas es la de asignar prioridades a cada una de las tareas y luego empezar por las más importantes siguiendo hacia las que lo son menos.

Algunas Maneras de Priorizar

He visto muchas formas de hacer esto, desde una asignación básica por “Alta/Media/Baja” (o 1/2/3), pasando por un incremento moderado de las prioridades por ejemplo hasta cinco (las agendas Palm permitían hacer esto), hasta listados con prioridades ilimitadas, donde uno ordena un listado asignando un número de prioridad a cada tarea en forma correlativa. Este último con un modelo de listado de tareas de tipo GTD que crece exponencialmente no me parece en lo personal un modelo de trabajo escalable.

Desde que leí “Los 7 Hábitos de la Gente AltamenteEfectiva” de Stephen Covey, adopté el criterio de analizar cada tarea bajo la conocida matriz de Urgencia e Importancia. Incluso llegué al punto de comprarme un software adicional para la Palm (el Agenduz) con el cual implementé precisamente esa matriz. El sistema resultó muy útil en muchos aspectos y fue realmente un salto de calidad en mi proceso de toma de decisiones.



El Conflicto entre lo "Urgente" y lo "Importante"

No obstante, siempre me quedaron algunos puntos grises con relación a la forma de implementación de la Matriz. Cuando uno la aplica en el trabajo cotidiano, asignar la urgencia y la importancia de cada tarea no es un asunto menor. Entra a jugar la valoración personal. Y está bien que así sea, porque precisamente el uso de nuestro criterio individual es el único que nos permite asociar cada tarea con nuestros valores y objetivos. Así es como los alineamos.

Pero muchas veces se necesitan criterios objetivos para tomar esas decisiones. Cuando digo “objetivos” me refiero a que tengan algún carácter concreto, de manera tal que se minimicen las áreas grises. De no hacerlo, frecuentemente nos ocurrirá que asignaremos ciertas tareas a los cuadrantes equivocados, lo cual repercutirá en la ejecución de esa tarea y en la de las otras que compiten con ella por nuestro foco de atención.

El caso de uso más obvio es del del IV cuadrante (No Urgente/No Importante). Es lo que Jero Sánchez comentaba en su excelente nota sobre la matriz de Eisenhower y donde el cuarto cuadrante era precisamente "aquello que sencillamente no hacía".  Covey lo trata como que son aquellas tareas que las personas altamente efectivas “dejan ahogarse por inanición”. Y esto es precisamente así. A diario terminan en mis manos tareas que sé positivamente que no conducirán a nada, pero no puedo “no considerarlas” por cuestiones de diversa índole. En mi radar deben estar disponibles en caso que mi interpretación esté errada o que ocurra, como muchas veces, un cambio efectivo en la relevancia de la tarea. Antes no era importante y ahora pasó a serlo (es más frecuente de lo que uno creería).

El problema del III Cuadrante de la Matriz

El caso no tan claro es cuando hablamos de tareas “Urgentes” pero “No Importantes”. Este es un caso, el cuadrante III de la Matriz, que sinceramente me ha traído bastantes problemas para administrarlo. La común  es que uno se concentre en el cuadrante I (Urgente/Importante) y luego pase al cuadrante II (No Urgente/Importante). ¿Por qué? Por la sencilla razón de haberle asignado importancia baja. Si no tiene importancia nuestra mente dice rápidamente “qué importa que sea urgente, vamos a lo importante”?

Cuando se entra en esa trampa, esas cosas empiezan a quedar tan colgadas como las que incluimos en el cuadrante IV (No Urgente/No Importante).
En esencia, la manera de que no queden colgadas las tareas si son urgentes es o ponerlas en el primer cuadrante o mandarlas a la bolsa de gatos.

Resultado: el cuadrante III (Urgente/No Importante) deja de usarse. Y era lo que me pasaba precisamente. Era lo mismo que no tenerlo.

Si lo miramos desde otro ángulo, terminamos con tres (3) prioridades.

Alta: Quedó exclusivamente asociada al concepto de URGENCIA, integrando lo que Covey muestra como cuadrantes I y III

Normal: Las actividades del Cuadrante II. No son Urgentes pero es Importante hacerlas

Baja: No son Urgentes ni tampoco es Importante hacerlas.

Así encima se simplifica el análisis y la toma de decisiones. En vez de lidiar con cuatro categorías resuelvo mi asignación con sólo tres.

Si uno se pone a pensarlo con detenimiento, tiene su sentido. Si algo lo catalogamos de urgente, es porque tiene intrínsecamente un grado de importancia. Si no fuera así no tendría ningún objeto poner esfuerzo en realizarla y podríamos dejarla colgada.

En Resumen

Es cierto que muchas cosas son urgentes y su importancia es menor a otras cosas que tenemos en nuestra lista, pero si le asignamos la etiqueta de “Urgente” eso le cuelga simultáneamente la de "Importante". Hay que hacerla, y seguramente debe ser hecha antes que las tareas más relevantes o de mayor impacto en el largo plazo. Lo mejor es poner manos a la obra, sacárnosla de encima rápido de la mejor manera posible y pasar al siguiente nivel de prioridad, donde nos podremos enfocar con tranquilidad en las actividades más redituables.

Enlaces Relacionados



jueves, 5 de abril de 2012

Saber Priorizar es Fundamental


No se puede hacer todo en la vida. En determinadas circunstancias priorizar es la única opción. Cuando aprendemos a tomar las decisiones clave, nuestra capacidad de hacer de manera efectiva y eficaz alcanza nuevas alturas...
Tratar de manejar nuestras actividades sin asignar prioridades, simplemente queriéndolo hacer todo, es una gran receta para el fracaso. Todas las cosas  no tienen la misma importancia, y la consecuencia más clara de no priorizar adecuadamente se refleja en un pobre rendimiento general y una incapacidad para tomar decisiones que limita nuestra habilidad de hacer.

La toma de decisión es un proceso complejo que pone en juego nuestra valoración de las cosas. Siempre elegimos entre diferentes alternativas. A veces es fácil pero la mayoría de las veces no lo es. Asumir que todo tiene la misma importancia es como decir que todo nos da igual, y esto sencillamente no es cierto. No lo fue nunca y nunca lo será.

El pedido de un cliente que nos da de comer a diario no puede tener la misma importancia que el de uno que apenas nos deja migajas. La solicitud de ayuda de un desconocido no vale para nosotros lo mismo que la de un ser querido.

Desde ya que lo cortés no quita lo valiente, y debemos ser educados y cuidadosos en la forma en que manejamos nuestro asignación de prioridades, pero es perfectamente legítimo que pongamos nuestros valores sobre la mesa a la hora de tomar decisiones. Los demás hacen lo mismo, y reconocerán y respetarán de inmediato a quien lo hace con integridad.




Para hacer más complicado el tema, el valor no es una cosa estática y válida para todos por la sencilla razón de que es “subjetivo” por naturaleza. Por eso nadie puede dar una lista con pesos o valores predefinidos y universales asignados a las diferentes tareas. Las prioridades cambian de persona a persona, porque las valoraciones son diferentes para cada individuo, de la misma manera que es diferente su experiencia previa y diferente es la coyuntura con la que debe lidiar en ese momento.

La “subjetividad del valor”, un concepto de la economía que define la esencia del proceso de mercado y de su consecuente estructura de precios, es un elemento indispensable para entender nuestro accionar como individuos.

Actuamos para cambiar un estado de cosas que no nos satisface por otro que sí lo haga. Y lo hacemos con arreglo a nuestra escala de valores.

Ludwig Von Mises, en su obra “La Acción Humana”, nos explica que

“[…] El juicio de valor no se mide, se limita a ordenar en escala gradual; antepone unas cosas a otras. El valor no se expresa mediante peso ni medida, sino que se formula a través de un orden de preferencias y secuencias. En el mundo del valor sólo son aplicables los números ordinales; nunca los cardinales. […] La diferencia valorativa entre dos situaciones determinadas es puramente psíquica y personal. No cabe trasladarla al exterior. Sólo el propio interesado puede apreciarla y ni siquiera él sabe concretamente describirla a otros[…][i]

Así podemos ver que nuestra asignación de prioridades es un proceso dinámico que reflejará nuestra valoración de los hechos con cada decisión que tomemos. Con cada acción pondremos de manifiesto lo que preferimos, porque lo que no hacemos es el costo que pagamos por nuestra elección.

Cuando no priorizamos, reflejamos en nuestro accionar una escala de valores ajena. Es precisamente allí cuando damos el control a terceros y nos convertimos en marionetas sin rumbo propio.

Lo que nosotros buscamos es alcanzar nuestra visión, aquello que anhelamos. Esta debe ser coherente con nuestra misión y las metas que nos proponemos lograr en consecuencia. Nuestros valores se reflejan allí y estos permearán a nuestra asignación de prioridades.

Debemos priorizar todo el tiempo, no sólo cuando estamos contra una pared. Es fundamental acostumbrarnos a tomar decisiones una y otra vez, pagando los costos que ellas conllevan y aprendiendo de nuestros errores en un proceso de mejora continua que nos llevará de a poco a encontrar el camino hacia nuestros más anhelados objetivos.

Enlaces Relacionados



[i] La Acción Humana – Tratado de Economía; Unión Editorial 5ta edición; Ludwig Von Mises, pag 117.