Las comunicaciones
representan una parte esencial de la organización personal. Después de todo es
nuestra relación con el mundo externo la que entra en juego a diario. ¿Cuál es
la mejor herramienta para comunicarse?
Mi respuesta a esa pregunta es que no. Hay algunas plataformas que dependiendo de nuestra actividad pueden ser más relevantes que otras, pero en términos generales es importante manejarlas bien a todas. De una forma u otra nos enfrentamos a diario a cada una y debemos ser prolijos en sus usos y alcances.
Cuando hablamos de las comunicaciones modernas podemos listar las siguientes:
Cada una de estas herramientas tiene sus ventajas y desventajas. Las ventajas a su vez, dependiendo del contexto a veces se pueden convertir en un arma de doble filo si se abusa de ellas.
En los últimos tiempos se están incorporando las redes sociales. Incluso hay empresas que las incorporan al herramental del empleado, con herramientas específicas o en algunos casos usando las mismas que emplea el común de la gente.
Aquí hago un llamado de atención. Las redes sociales son muy eficaces para una comunicación de “uno a muchos”. Por ejemplo, es un excelente reemplazo de los “mailing lists” o listas de correo. Pero la mayor parte de las comunicaciones entre las personas que interactúan son uno a uno, y a ese respecto creo que el correo electrónico tiene un papel que seguirá siendo relevante por mucho tiempo.
No me pongo a hacer un análisis en profundidad del mal uso del lenguaje, tan abundante en nuestra sociedad moderna. Cualquier herramienta de comunicación usada con un pobre uso del lenguaje es el equivalente a tener un mono con navaja. Se pueden armar verdaderos desastres en los grupos por los muy conocidos “problemas de comunicación”. Una baja productividad del grupo es sólo el menor de esos problemas.
Enlaces Relacionados
Reconozco que se trata de
una pregunta con trampa. ¿Acaso hay una sola herramienta que se pueda llevar el título de “la mejor”?
En principio NO
Mi respuesta a esa pregunta es que no. Hay algunas plataformas que dependiendo de nuestra actividad pueden ser más relevantes que otras, pero en términos generales es importante manejarlas bien a todas. De una forma u otra nos enfrentamos a diario a cada una y debemos ser prolijos en sus usos y alcances.
Es como en el caso de un
carpintero o cualquier otro oficio de tipo manual. Puede haber herramientas con
las que uno sea más hábil que con otras, pero al fin y al cabo cada una cumple
un propósito determinado y si no se las usa de manera adecuada sólo se llegará
a un trabajo mal terminado o a que se necesite más tiempo para completarlo.
Pretender insertar un tornillo con un martillo, si bien puede llegar a hacerse, es un despropósito.
Pretender insertar un tornillo con un martillo, si bien puede llegar a hacerse, es un despropósito.
Foto Gentileza de Lisa Runnels
Medios de Comunicación
Cuando hablamos de las comunicaciones modernas podemos listar las siguientes:
·
Reuniones en persona / cara a cara
·
Llamadas Telefónicas Fijas
·
Llamadas Celulares Móviles
·
SMS (Short Message Service)
·
Casillas de Mensaje
·
Correo Electrónico
·
Chat
·
Redes Sociales
En todos los casos podemos
agregar además el caso de tratarse de uno o varios interlocutores.
No me meto con el “Fax” o
con los tradicionales “Memos”, porque han sido virtualmente desplazados por el
Correo Electrónico. En algunos casos siguen operando pero se los usa más como
instrumento de comunicación institucional ya sea de manera externa o interna.
Ventajas y Desventajas de Cada Medio
Cada una de estas herramientas tiene sus ventajas y desventajas. Las ventajas a su vez, dependiendo del contexto a veces se pueden convertir en un arma de doble filo si se abusa de ellas.
Pongamos por ejemplo el
correo electrónico. Si una persona sólo se comunica por correo electrónico,
tendrá como problema que carecerá de mucha información del componente emocional
de la conversación. Esto se obtiene mucho más fácilmente en una reunión cara a
cara, porque uno puede ver el lenguaje corporal de nuestro interlocutor, así
como las inflexiones en su tono de voz. El conjunto es lo que da forma al
mensaje completo.
En el caso de la llamada
telefónica, nos falta el elemento visual, si bien podemos percibir las
inflexiones en la voz del otro lado del auricular.
Tanto las llamadas
telefónicas como las reuniones tienen un componente importante a tener en
cuenta. Requieren la participación activa de los individuos, por lo cual son “Tiempo
Intensivas”. Devoran horas de una manera salvaje, especialmente en las culturas
latinas donde se tiende a ir por las ramas, a diferencia de las
culturas sajonas donde se privilegia el ir al grano. Por supuesto, esto es una
generalidad y siempre habrá honrosas excepciones.
El chat entra también en
la categoría donde se requiere la participación activa del individuo, pero se
acepta cierta demora en la respuesta, por lo cual no es infrecuente ver gente
con múltiples conversaciones simultáneas (una abundante fuente de errores, malentendidos
y broncas). Permite cosas muy simpáticas desde el punto de vista productivo,
como por ejemplo si uno está en una llamada o conferencia estando delante de la
computadora, y surge una duda que requiere hablar con alguien más (que no está presente
pero sí lo está en línea), se lo puede consultar de manera simultánea.
En lo personal el chat me
resulta fuertemente intrusivo, incluso más que el teléfono móvil,
porque al dejarlo colgado sin responder queda la sensación de pendiente en
forma permanente. En general prefiero tenerlo apagado, o con un mensaje de “no
molestar”, salvo casos excepcionales.
El celular es muy
particular. Revolucionó completamente la manera de comunicarnos, porque vamos
directo a la persona con la que queremos hablar. Es fuertemente intrusivo, pero
con un adecuado manejo de los mensajes (voz o sms) se lo puede administrar de
manera efectiva.
El correo electrónico es
una herramienta muy poderosa, cuya ventaja para la organización personal es
principalmente la habilidad de responder de acuerdo a mi disponibilidad de tiempo. El correo no
requiere una respuesta inmediata y nadie debería esperarla. Para eso siempre
estuvo el teléfono o el cara a cara.
Y entran en escena las Redes Sociales...
En los últimos tiempos se están incorporando las redes sociales. Incluso hay empresas que las incorporan al herramental del empleado, con herramientas específicas o en algunos casos usando las mismas que emplea el común de la gente.
Aquí hago un llamado de atención. Las redes sociales son muy eficaces para una comunicación de “uno a muchos”. Por ejemplo, es un excelente reemplazo de los “mailing lists” o listas de correo. Pero la mayor parte de las comunicaciones entre las personas que interactúan son uno a uno, y a ese respecto creo que el correo electrónico tiene un papel que seguirá siendo relevante por mucho tiempo.
Fuera de esto, hay que ser
muy cuidadoso con las redes sociales desde el
punto de vista de la productividad personal. Son terriblemente
adictivas, y roban tiempo tanto o más que las charlas de pasillo o las
reuniones improductivas.
Y cuidado con el lenguaje
No me pongo a hacer un análisis en profundidad del mal uso del lenguaje, tan abundante en nuestra sociedad moderna. Cualquier herramienta de comunicación usada con un pobre uso del lenguaje es el equivalente a tener un mono con navaja. Se pueden armar verdaderos desastres en los grupos por los muy conocidos “problemas de comunicación”. Una baja productividad del grupo es sólo el menor de esos problemas.
Muy buena nota.
ResponderEliminarGracias.
ResponderEliminar