jueves, 19 de abril de 2012

¿Cual es la mejor herramienta de comunicación?

Las comunicaciones representan una parte esencial de la organización personal. Después de todo es nuestra relación con el mundo externo la que entra en juego a diario. ¿Cuál es la mejor herramienta para comunicarse?



Reconozco que se trata de una pregunta con trampa. ¿Acaso hay una sola herramienta  que se pueda llevar el título de “la mejor”?

En principio NO


Mi respuesta a esa pregunta es que no. Hay algunas plataformas que dependiendo de nuestra actividad pueden ser más relevantes que otras, pero en términos generales es importante manejarlas bien a todas. De una forma u otra nos enfrentamos a diario a cada una y debemos ser prolijos en sus usos y alcances.

Es como en el caso de un carpintero o cualquier otro oficio de tipo manual. Puede haber herramientas con las que uno sea más hábil que con otras, pero al fin y al cabo cada una cumple un propósito determinado y si no se las usa de manera adecuada sólo se llegará a un trabajo mal terminado o a que se necesite más tiempo para completarlo. 

Pretender insertar un tornillo con un martillo, si bien puede llegar a hacerse, es un despropósito.

Foto Gentileza de Lisa Runnels


Medios de Comunicación


Cuando hablamos de las comunicaciones modernas podemos listar las siguientes:

·         Reuniones en persona / cara a cara
·         Llamadas Telefónicas Fijas
·         Llamadas Celulares Móviles
·         SMS (Short Message Service)
·         Casillas de Mensaje
·         Correo Electrónico
·         Chat
·         Redes Sociales


En todos los casos podemos agregar además el caso de tratarse de uno o varios  interlocutores.

No me meto con el “Fax” o con los tradicionales “Memos”, porque han sido virtualmente desplazados por el Correo Electrónico. En algunos casos siguen operando pero se los usa más como instrumento de comunicación institucional ya sea de manera externa o interna.

Ventajas y Desventajas de Cada Medio


Cada una de estas herramientas tiene sus ventajas y desventajas. Las ventajas a su vez, dependiendo del contexto a veces se pueden convertir en un arma de doble filo si se abusa de ellas.

Pongamos por ejemplo el correo electrónico. Si una persona sólo se comunica por correo electrónico, tendrá como problema que carecerá de mucha información del componente emocional de la conversación. Esto se obtiene mucho más fácilmente en una reunión cara a cara, porque uno puede ver el lenguaje corporal de nuestro interlocutor, así como las inflexiones en su tono de voz. El conjunto es lo que da forma al mensaje completo.

En el caso de la llamada telefónica, nos falta el elemento visual, si bien podemos percibir las inflexiones en la voz del otro lado del auricular.

Tanto las llamadas telefónicas como las reuniones tienen un componente importante a tener en cuenta. Requieren la participación activa de los individuos, por lo cual son “Tiempo Intensivas”. Devoran horas de una manera salvaje, especialmente en las culturas latinas donde se tiende a ir por las ramas, a diferencia de las culturas sajonas donde se privilegia el ir al grano. Por supuesto, esto es una generalidad y siempre habrá honrosas excepciones.



El chat entra también en la categoría donde se requiere la participación activa del individuo, pero se acepta cierta demora en la respuesta, por lo cual no es infrecuente ver gente con múltiples conversaciones simultáneas (una abundante fuente de errores, malentendidos y broncas). Permite cosas muy simpáticas desde el punto de vista productivo, como por ejemplo si uno está en una llamada o conferencia estando delante de la computadora, y surge una duda que requiere hablar con alguien más (que no está presente pero sí lo está en línea), se lo puede consultar de manera simultánea.

En lo personal el chat me resulta fuertemente intrusivo, incluso más que el teléfono móvil, porque al dejarlo colgado sin responder queda la sensación de pendiente en forma permanente. En general prefiero tenerlo apagado, o con un mensaje de “no molestar”, salvo casos excepcionales.

El celular es muy particular. Revolucionó completamente la manera de comunicarnos, porque vamos directo a la persona con la que queremos hablar. Es fuertemente intrusivo, pero con un adecuado manejo de los mensajes (voz o sms) se lo puede administrar de manera efectiva.

El correo electrónico es una herramienta muy poderosa, cuya ventaja para la organización personal es principalmente la habilidad de responder de acuerdo a mi disponibilidad de tiempo. El correo no requiere una respuesta inmediata y nadie debería esperarla. Para eso siempre estuvo el teléfono o el cara a cara.


Y entran en escena las Redes Sociales...


En los últimos tiempos se están incorporando las redes sociales. Incluso hay empresas que las incorporan al herramental del empleado, con herramientas específicas o en algunos casos usando las mismas que emplea el común de la gente.



Aquí hago un llamado de atención. Las redes sociales son muy eficaces para una comunicación de “uno a muchos”. Por ejemplo, es un excelente reemplazo de los “mailing lists” o listas de correo. Pero la mayor parte de las comunicaciones entre las personas que interactúan son uno a uno, y a ese respecto creo que el correo electrónico tiene un papel que seguirá siendo relevante por mucho tiempo.

Fuera de esto, hay que ser muy cuidadoso con las redes sociales desde el  punto de vista de la productividad personal. Son terriblemente adictivas, y roban tiempo tanto o más que las charlas de pasillo o las reuniones improductivas.

Y cuidado con el lenguaje


No me pongo a hacer un análisis en profundidad del mal uso del lenguaje, tan abundante en nuestra sociedad moderna. Cualquier herramienta de comunicación usada con un pobre uso del lenguaje es el equivalente a tener un mono con navaja. Se pueden armar verdaderos desastres en los grupos por los muy conocidos “problemas de comunicación”. Una baja productividad del grupo es sólo el menor de esos problemas.

En Resumen

Cada herramienta de comunicación tiene su utilidad y forma parte de un amplio arsenal que debemos usar con buen criterio y mejor arte para asegurar que nos integramos adecuadamente al entorno de manera eficaz y eficiente. Cuando logramos esto, nuestra productividad individual y grupal se potencia generando un círculo virtuoso que eleva nuestra capacidad de hacer más y mejores cosas.

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