miércoles, 23 de enero de 2013

Hora de Ejecutar

Una de las costumbres más frecuentes entre quienes se entusiasman con la planificación es nunca terminar con ella. Se la realiza una y otra vez perfeccionándola de manera continua. Hay un punto en que esta actividad se come nuestro tiempo productivo aún cuándo ya sea la hora de ejecutar.





“Los planes son sólo buenas intenciones
a menos que degeneren en trabajo duro

                                                                                  Peter Druker


Los procesos de planificación no son actividades que insuman poco tiempo. Sentarse a pensar por qué se va a hacer algo, cómo se lo hará y qué pasos se darán para alcanzar nuestros objetivos requiere una dedicación que en muchos casos puede resultar considerable.

Como mencionáramos en ¿Cuánta Planificación Necesitamos? ésta inversión de tiempo tiene que tener una justificación en relación con los beneficios que obtendremos. La regla general sería tratar de hacer el plan más sencillo posible en cada caso pero que permita cumplir con los objetivos.

Para complicarnos más el asunto, además sabemos que no hay plan que resista el primer contacto con la realidad. Lo que Von Clausewitz llamaba fricción en “De La Guerra” es la causa de tener muchas veces que adaptarnos rápidamente usando al máximo nuestra flexibilidad y otras tantas la razón de vernos obligados a revisar nuestros planes y reformularlos. A veces por completo.

Los planes nunca reflejarán completamente la realidad. No hay forma de que lo hagan. Servirán para mantenernos enfocados en nuestros objetivos; para que tengamos claro por qué hacemos las cosas qué estamos haciendo, y para permitirnos contrastar nuestros avances con lo que nos propusimos. Pero es claro que no podemos dedicar excesivo tiempo a la planificación.

Es importante que recordemos que hay un tiempo para todo. Hay un punto en que planificar una y otra vez sólo provoca que sigamos haciendo tareas administrativas en vez de hacer aquello por lo que nos ganamos la vida, sin aportar valor significativo a nuestro trabajo. Hay un tiempo para ejecutar. El tiempo de hacer.

Cuando se terminó la planificación, es el momento de enfocar nuestras energías en poner manos a la obra. En ese instante, es crítico confiar en nuestra planificación, y lo más importante que nos aportó ésta: el conocimiento adquirido al elaborarla. Cada idea, cada razonamiento y cada enumeración de pasos que dio forma al plan fue el resultado de un esfuerzo intelectual que si no lo ponemos en acción habrá sido realizado en vano.

Una vez que llegamos a ese punto lo único que tendremos que hacer es sencillamente “actuar”. Todas nuestras preferencias, nuestros valores, y las argumentaciones que dieron origen a las acciones que se deben poner en curso están claras. Es importante que no dudemos más y nos pongamos a hacer lo que ya decidimos.

Por otro lado, en muchísimas situaciones tiene más sentido que se actúe con celeridad en vez de elaborar planes muy precisos que no estén a tiempo para cuando deben ser ejecutados. En este caso, nuevamente la orientación a la acción hace una gran diferencia y nos permite alcanzar el resultado. Docenas de actividades tienen este tipo de dilemas, tales como los ejércitos, los médicos (especialmente los que se enfrentan a casos de vida o muerte en una guardia de emergencias) y los policías entre otros. Pero si prestamos atención nos daremos cuenta que en muchísimas situaciones es mucho más práctico y eficaz lanzarse a la acción con las dos o tres ideas básicas de cómo resolver el problema (lo cual en esencia representa un plan), que esperar a tener un documento que supuestamente garantice el éxito. Lo concreto es que no existe un plan que garantice nada, y mucho menos si éste no llega a tiempo para el momento de actuar.




Como bien decía el general George S. Patton


“Un buen plan, violentamente ejecutado, es mejor 
que un plan perfecto la semana siguiente.”


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miércoles, 16 de enero de 2013

When the two minutes rule plays against us

The two minutes rule is an excellent productive habit without a doubt. But there are circumstances in which follow it to rigorously complicates the progress on the most important activities. Especially on those that require more time and concentration.


I have to admit that the application of the rule of two minutes to my list of habits has provoked a huge transformation in my productivity. A long list of activities that were occupying my head when they were left as pending were easily closed with a little time spent executing them. This action freed my mind of concerns, allowing to me to maintain a greater ability to do in day by day basis

Before reading Getting ThingsDone by David Allen, I had built intuitively the notion that if something could be resolved quickly was better to settle it soon. Doing so it wasn´t still occupying my mind in its realization.

However, the overuse of this rule can lead to a loss of our ability to devote the right time to the important issues. And I mean both: in quantity and in quality time.

The first example that I would like to discuss is the interruptions, of course of "two minutes".

When you are doing something important, though a task can be done in two minutes, it is preferable to sometimes leave it for a more appropriate time rather than interrupt an activity that requires concentration and intense dedication to be completed.

It is true that if we can solve the interruption fast, many times it´s not worth planting a non to whom is stopping us. But no less certain is that one of our main responsibilities is always to decide how we apply our time. And if that time is dedicated to addressing recurrent interruptions of short duration and by the mere habit of avoiding saying “NO”, it is not very likely that we are not applying enough time to the most relevant activities and that requires more dedication on our part. There is where should enter in the game our abilities to prioritize and make decisions; then negotiate.

Another interesting to consider case is when one takes as usual get the activities of two minutes first, because once completed only remaining things which require more time and possibly more important.  If the list of tasks that can be completed in two minutes is relatively short, this method can be valid and “Yes”, it has the advantage that clears the mind of concerns about pending tasks that disappear from the scene with very little effort.


 But... If this same list is long enough, one may end up occupying a large portion of useful time of the day to resolve things that maybe are not as important, relegating precious time and sometimes of the better quality that could be dedicated to our most valuable interests. Ultimately, in this case what one ends up exposing is a poor prioritization of tasks.
  
I do not put in this discussion the case of those tasks of 'alleged two minutes' that suddenly become "thieves of time" and destroy us any pre-planning. Here you can have from a calculation error, which is resolved with the experience, to situations of full force majeure that simply must be tackled and that all what you need is sufficient flexibility in order to avoid producing a setback in our organization system.

Managing our time is more an art than a science. There are useful rules, but as in all cases, we must never lose sight our priorities. From my point of view, unless removing a “two minutes task” of my list ensures that you I will have more time for a more important task, you should always begin to perform those which are of greatest relevance in terms of its consequences.





jueves, 10 de enero de 2013

Cuando los dos minutos juegan en contra

La regla de los "2 minutos" es un excelente hábito productivo sin lugar a dudas. Pero existen circunstancias en que seguirla a rajatabla complica el avance en las actividades más importantes. Especialmente en aquellas que requieren mayor tiempo y concentración.


Tengo que reconocer que la aplicación de la regla de los dos minutos ha provocado una enorme transformación en mi productividad. Me ha quitado de encima una larga lista de actividades que ocupaban mi cabeza cuando eran dejadas como pendientes y que con un poco de tiempo dedicado a ejecutarlas liberan mi mente de preocupaciones y me permiten mantener una mayor capacidad de hacer en el día a día.

Antes de leer Getting Things Done de David Allen, tenía incorporada intuitivamente la noción de que si algo podía ser resuelto rápidamente era mejor liquidarlo cuanto antes así no seguía ocupando mi mente en su realización.

No obstante, el uso exagerado de esta regla puede derivar en una pérdida de nuestra capacidad para dedicar el tiempo adecuado a los temas importantes. Y me refiero a tiempo tanto en cantidad como calidad.

El primer ejemplo que me gustaría analizar es el de las interrupciones, por supuesto las de “dos minutos”.

Cuando uno está haciendo algo importante, por más que una tarea pueda ser realizada en 2 minutos, es preferible a veces dejarla para un momento más adecuado antes que interrumpir una actividad que requiere concentración y dedicación intensa para ser completada.



Es cierto que si podemos resolver la interrupción rápido muchas veces no merece la pena plantar un NO a quien nos está deteniendo. Pero no menos cierto es que una de nuestras principales responsabilidades SIEMPRE es decidir cómo aplicamos nuestro tiempo. Y si ese tiempo es dedicado a atender recurrentes interrupciones por ser de corta duración y por el mero hábito de evitar decir que no, es muy probable que no estemos aplicando suficiente tiempo a las actividades más relevantes y que más dedicación requieren de nuestra parte. Ahí es donde deben entrar en juego nuestras habilidades para priorizar y tomar decisiones, para luego negociar.

Otro caso interesante para considerar es cuando uno se toma como costumbre sacarse las actividades de dos minutos primero, porque una vez terminadas solo quedan pendientes las cosas que requieren más tiempo y eventualmente más importantes.
Si la lista de tareas que pueden ser completadas en dos minutos es relativamente corta, éste método puede ser válido y sí, tiene como ventaja que despeja la mente de la preocupación de tener tareas pendientes que con poco esfuerzo desaparecen del panorama.

Pero… si esta misma lista es lo suficientemente larga, uno puede terminar ocupando una gran porción de tiempo útil del día en resolver cosas que a lo mejor no son tan importantes, relegando tiempo precioso y a veces de la mejor calidad que pudo ser dedicado a nuestros intereses más valiosos. En definitiva, en este caso lo que uno termina exponiendo es una pobre priorización de tareas.

No pongo en esta discusión el caso de aquellas tareas de “supuestos dos minutos” que de repente se convierten en “ladrones del tiempo” y nos destruyen cualquier planificación previa. Aquí puede haber desde un error de cálculo, que se resuelve con la experiencia, hasta situaciones de completa fuerza mayor que sencillamente deben enfrentarse y que lo único que requieren es de la suficiente flexibilidad de nuestra parte para no producir un descalabro en nuestro sistema de organización.

Administrar nuestro tiempo es más un arte que una ciencia. Hay reglas útiles, pero como en todos los casos, no debemos perder nunca de vista nuestras prioridades. Desde mi punto de vista, a menos que quitar de mi lista una tarea de 2 minutos garantice que voy a disponer de más tiempo para una tarea más importante, siempre debería empezar a realizar aquello que reviste mayor relevancia en cuanto a sus consecuencias.



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