jueves, 10 de enero de 2013

Cuando los dos minutos juegan en contra

La regla de los "2 minutos" es un excelente hábito productivo sin lugar a dudas. Pero existen circunstancias en que seguirla a rajatabla complica el avance en las actividades más importantes. Especialmente en aquellas que requieren mayor tiempo y concentración.


Tengo que reconocer que la aplicación de la regla de los dos minutos ha provocado una enorme transformación en mi productividad. Me ha quitado de encima una larga lista de actividades que ocupaban mi cabeza cuando eran dejadas como pendientes y que con un poco de tiempo dedicado a ejecutarlas liberan mi mente de preocupaciones y me permiten mantener una mayor capacidad de hacer en el día a día.

Antes de leer Getting Things Done de David Allen, tenía incorporada intuitivamente la noción de que si algo podía ser resuelto rápidamente era mejor liquidarlo cuanto antes así no seguía ocupando mi mente en su realización.

No obstante, el uso exagerado de esta regla puede derivar en una pérdida de nuestra capacidad para dedicar el tiempo adecuado a los temas importantes. Y me refiero a tiempo tanto en cantidad como calidad.

El primer ejemplo que me gustaría analizar es el de las interrupciones, por supuesto las de “dos minutos”.

Cuando uno está haciendo algo importante, por más que una tarea pueda ser realizada en 2 minutos, es preferible a veces dejarla para un momento más adecuado antes que interrumpir una actividad que requiere concentración y dedicación intensa para ser completada.



Es cierto que si podemos resolver la interrupción rápido muchas veces no merece la pena plantar un NO a quien nos está deteniendo. Pero no menos cierto es que una de nuestras principales responsabilidades SIEMPRE es decidir cómo aplicamos nuestro tiempo. Y si ese tiempo es dedicado a atender recurrentes interrupciones por ser de corta duración y por el mero hábito de evitar decir que no, es muy probable que no estemos aplicando suficiente tiempo a las actividades más relevantes y que más dedicación requieren de nuestra parte. Ahí es donde deben entrar en juego nuestras habilidades para priorizar y tomar decisiones, para luego negociar.

Otro caso interesante para considerar es cuando uno se toma como costumbre sacarse las actividades de dos minutos primero, porque una vez terminadas solo quedan pendientes las cosas que requieren más tiempo y eventualmente más importantes.
Si la lista de tareas que pueden ser completadas en dos minutos es relativamente corta, éste método puede ser válido y sí, tiene como ventaja que despeja la mente de la preocupación de tener tareas pendientes que con poco esfuerzo desaparecen del panorama.

Pero… si esta misma lista es lo suficientemente larga, uno puede terminar ocupando una gran porción de tiempo útil del día en resolver cosas que a lo mejor no son tan importantes, relegando tiempo precioso y a veces de la mejor calidad que pudo ser dedicado a nuestros intereses más valiosos. En definitiva, en este caso lo que uno termina exponiendo es una pobre priorización de tareas.

No pongo en esta discusión el caso de aquellas tareas de “supuestos dos minutos” que de repente se convierten en “ladrones del tiempo” y nos destruyen cualquier planificación previa. Aquí puede haber desde un error de cálculo, que se resuelve con la experiencia, hasta situaciones de completa fuerza mayor que sencillamente deben enfrentarse y que lo único que requieren es de la suficiente flexibilidad de nuestra parte para no producir un descalabro en nuestro sistema de organización.

Administrar nuestro tiempo es más un arte que una ciencia. Hay reglas útiles, pero como en todos los casos, no debemos perder nunca de vista nuestras prioridades. Desde mi punto de vista, a menos que quitar de mi lista una tarea de 2 minutos garantice que voy a disponer de más tiempo para una tarea más importante, siempre debería empezar a realizar aquello que reviste mayor relevancia en cuanto a sus consecuencias.



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