jueves, 7 de marzo de 2013

Correo Electronico-Vaya directo al grano


Lo bueno si breve dos veces bueno. Este viejo refrán nunca fue más importante que con el correo electrónico. Los mensajes demasiado largos son el enemigo total de la ejecutividad. Vaya “directo al grano”.




Mucha gente se toma la costumbre de crear correos electrónicos ignorando que si bien es una expresión más moderna de la antigua correspondencia su dinámica es un poco diferente, especialmente en lo que se refiere a reglas de etiqueta e impacto.

Por empezar, en los tiempos antiguos las cartas se demoraban días (y hasta meses) en llegar. El mensaje que el remitente debía preparar tenía que estar en consonancia con esos tiempos. Y como éstos eran más lentos, las formas de cortesía eran esenciales para su uso. Quien se apartara de éstas quedaba fuera de las normas generales de uso y sus resultados no serían los buscados.

Así, el uso de un lenguaje floreado, lleno de adjetivos para generar una buena predisposición en el interlocutor era una regla básica. De la misma forma ocurría con el uso de fórmulas estándar para saludar o despedirse, las cuales de breves no tenían nada.

El email tiene una característica particular que cambia completamente el escenario. Llega, a los efectos de esta discusión, de manera prácticamente instantánea.

Cuando el tiempo de recepción del mensaje cambia tan abruptamente, es inevitable el cambio de paradigma. Las formas necesarias para una comunicación efectiva empiezan a ser otras, y el no abusar del tiempo del interlocutor es una de ellas.
Entendamos que si el mensaje llega de inmediato, los intercambios de mensajes pueden ser varios en un lapso relativamente breve de tiempo. Si el contenido del email es 90% formas y 10% es lo que representa realmente el núcleo de lo que se quiso decir, entonces quiere decir que el tiempo perdido en formalidades sin valor por sí mismas pasa a ser considerable en una secuencia importante de interacciones.

A eso agreguemos que el volumen de correspondencia electrónica no tiene ningún parecido con lo considerado normal antes de su aparición. O sea que las personas pueden tener muchos intercambios de mensajes no con una, sino con muchas personas e instituciones.

Así, una de las reglas básicas de la escritura de correspondencia electrónica pasa a ser:

“Vaya directo al grano”

Y esto no quiere decir que se vaya a ser descortés al ir directo al punto. Algunas formas básicas se pueden mantener y la buena educación siempre paga. Pero las reglas y las necesidades de apurar los tiempos son las mismas para todos los interlocutores, y una persona que respeta los tiempos de otra es apreciada enormemente.

Aún en los tiempos de los Smartphones, donde encima se escribe correo electrónico en los lugares más insólitos, ésta regla se convierte en máxima. Lo más probable es que quien recibe el email no tenga el tiempo necesario para leer una larga lista de renglones, y en cuanto se percate de ello sencillamente lo posponga (tal vez no sea lo más conveniente a nuestros intereses). 
Además las respuestas suelen terminar escritas con abreviaturas, porque es complicado ponerse quisquilloso en escribir como si estuviéramos sentados tranquilamente escribiendo en la comodidad de nuestro escritorio. Así el “Saludos”, se convierte rápidamente en “Sds” y los “OK” reinan en un ambiente en el que a lo sumo lo que se necesita es una confirmación de que se recibió el mensaje. Sin llegar al tipo de comunicación casi telegráfica e ilegible de mucha gente en el SMS, la brevedad termina siendo una habilidad recomendable de adquirir.



Lo bueno, si breve, dos veces bueno. Menor tiempo de escritura; menor tiempo de revisión y corrección; menor tiempo de lectura; menor tiempo de reacción; menor tiempo a la obtención de resultados. El beneficio es para todas las partes involucradas.



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