jueves, 21 de marzo de 2013

No empiece el dia con el Correo

La tentación de empezar el día leyendo el correo es “irresistible”, pero hacerlo tiene consecuencias y no son precisamente las que más nos convienen. Cambiar ésta costumbre es recomendable si uno quiere ser consistente con los planes que elabora.


Llega a su oficina. Prende la computadora, revisa el correo y se pone manos a la obra. En pocos minutos empieza a sumergirse en su batalla diaria y cuando quiso ver, se le fueron horas respondiendo correos, disparando llamadas a diestra y siniestra siguiendo una agenda muy diferente de la que se planteó alguna vez.

Es una auto-trampa muy común. La cantidad de mensajes que uno recibe es a veces tan grande que no bien sentarse delante de la Bandeja de Entrada uno sabe que tiene para un buen rato. Es una excelente receta para lidiar con temas actuales y en teoría bien concretos. También para imponer el comportamiento reactivo sobre el proactivo.

Oh, oh… algo no es como debiera.

Con la mejor buena voluntad uno enfrenta la fuente de los temas que maneja, y la tentación de hacerlo usando el correo, que es precisamente por donde entran las demandas, es inevitable.

Lo recomendable es arrancar el día con una visión sobre el panorama que nos ofrece la agenda. Incorporar mentalmente los compromisos asentados en el calendario y la lista de tareas. Una vez acomodado ese “mapa”, uno podría pensar en seguir con la bandeja de entrada de correos, la cual por supuesto podría obligarnos a cambiar de ruta.

Pensémoslo como el ejemplo en que uno se sube al auto con un itinerario preparado. Tiene toda su planificación hecha, pero no la mira. Prende la radio y se entera que hay en un embotellamiento en el camino al trabajo, e instintivamente busca el camino de salida que mejor conoce. Bien hecho. Sólo que ese día tenía que empezar por visitar a un cliente, al que llegaba por otro camino…

Si uno empieza con la bandeja de entrada, la característica a inducir reactividad tan propia del email se manifiesta en todo su esplendor y uno puede perder rápidamente el momento justo en el cual, en términos futbolísticos,  es bueno “parar la pelota y mirar hacia donde está el arco, para luego patear o hacer un pase al jugador mejor posicionado”.

¿Cómo cambiar éste hábito? La receta que a mí me funcionó fue relativamente sencilla. Convertí la actividad de lectura de mi bandeja de entrada en una tarea más en mi lista de Tareas Pendientes, a ser aplicada de manera flexible, recurrente cada día y con alta prioridad. Por supuesto, al utilizar una herramienta como Microsoft Outlook, uno también puede configurar el programa para que la pantalla de inicio sea precisamente la que me muestra el Calendario Integrado con la Lista de Tareas Pendientes. Es un pequeño truco adicional que aporta lo suyo al cambio de hábitos y créanme: es muy efectivo.

De ésta manera lo primero que tengo que hacer al arrancar mi día es revisar el estado de mi agenda, no el de mi correo electrónico. Como parte importante de mi actividad, la lectura y procesamiento de email se convierte en una tarea más, cuya ejecución pasa a ser evaluada dentro de un contexto en el cual debe competir por mi tiempo con el resto de mis actividades “planeadas”.

Por supuesto que una vez revisados los compromisos y las tareas pendientes, el procesamiento de correo se hace inexorablemente. Pero es difícil que me olvide por ejemplo, que tengo una reunión de la gerencia en 5 minutos, y que deberé trabajar sobre mis correos en otro espacio de tiempo disponible durante el día.

Aquí hay un detalle adicional. La vista por defecto a la que siempre vuelvo es la del Calendario. Una vez procesados los correos electrónicos, me re-enfoco rápidamente en la vista de Calendario y Tareas pendientes. Verifico el estado de la bandeja de entrada dos o tres veces más en el día, pero no es más que el hábito de un conductor que tiene regularmente que controlar si hay vehículos en sus espejos retrovisores, aunque el 80% de su tiempo de enfoque esté puesto en el parabrisas.



La bandeja de entrada de correo electrónico se convierte de esta manera en una actividad más de mi trabajo, relevante por cierto, pero nunca en la base de mi sistema de organización. Cambio reactividad por proactividad, pongo mis planes a la vista de entrada y sobre todo gano lo más preciado de todo: control y capacidad de decisión sobre mi siempre escaso y valioso tiempo.


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