jueves, 16 de mayo de 2013

Que el celular no se vuelva un grillete

A pesar que el teléfono celular es una de las herramientas de productividad fundamentales de los tiempos modernos y que nos ofrece la libertad de comunicarnos en cualquier momento y en cualquier lugar paradójicamente puede convertirse en un grillete del cual es muy difícil soltarse.



La tecnología es una de las armas más poderosas del ser humano. Y no sólo por la tecnología en sí misma, sino por nuestra habilidad para adaptarla y evolucionarla según las necesidades que tengamos. Nuestra capacidad en éste sentido no conoce límites.

El teléfono celular es uno de los avances más revolucionarios de la era moderna. Conceptualmente su impacto en nuestra vida cotidiana es incluso superior al de Internet, a pesar de lo que muchos pudieran suponer. Cambió completamente el paradigma por el cual para comunicarme con una persona ésta debía encontrarse físicamente en determinado lugar. Al igual que el automóvil, ofreció a las personas uno de sus más preciados bienes: la libertad. También ofreció a quienes lo usan el siempre útil atributo de la "flexibilidad". Ahora se es capaz de  actuar desde muchos más lugares.

¿Por qué la gente prefiere usar su automóvil en vez del transporte público? Sencillo. Por la independencia que esto genera. Puedo ir donde quiera, cuando quiera. Cualquier cosa que ofrezca libertad es rápidamente adoptada en el mercado.

De igual manera ocurrió con el teléfono móvil. Después de décadas de tener asignado un número telefónico a nuestra casa u oficina, el escenario cambió de un "me comunico a" al de “me comunico con”. Las comunicaciones pasaron a ser más personales y efectivas en su concreción.

¿Por qué más efectivas en su concreción? Una de las desventajas del teléfono fijo, es que cuando llamo a un determinado lugar para hablar con alguien existe una probabilidad alta de ser atendido por otra persona, razón por la cual mi comunicación puede ser entre otras cosas demorada, impedida, postergada, etc.
Pero cuando alcanzo el número de teléfono personal de un individuo, sé positivamente que mi mensaje apunta directo a quien busco. Puede no estar disponible, en cuyo caso le dejaré un mensaje a su casilla de correo “personal”.

Las ventajas de las comunicaciones móviles entonces nos quedan claras. Por supuesto, también tiene su contraparte o costo si se prefiere. Pasamos a tener un punto de enganche con el mundo exterior en forma permanente. El teléfono móvil está siempre con nosotros. Nos pueden encontrar en cualquier tipo de situación, en todo momento y en cualquier lugar.

Cada uno mira sus propios intereses. Es nuestra responsabilidad establecer el marco de uso del teléfono celular para que no se convierta en un grillete. Para que se convierta en una herramienta de productividad más que de distracción. Si no queremos ser interrumpidos, es recomendable apagarlo, o al menos silenciarlo.

Por supuesto, una vez que recibimos un mensaje, lo importante es no dejarlo colgado eternamente. Debe haber una realimentación a quien nos lo envió, para que sepa que lo recibimos. No es siempre necesario tener la respuesta que nos piden. La mayoría de las veces alcanza con notificar que ya estamos al tanto del pedido y que le responderemos.

Los mensajes cortos de texto (SMS) son un excelente auxiliar. E incluso reemplazan a la casilla de voz. Tengo un amigo que incluso tiene como locución: “NO ME DEJE MENSAJE DE VOZ. ENVIEME SMS o EMAIL”. Un poco radical, pero parece efectivo.

La aparición de los smartphones, empezando con el Blackberry, provocaron que recibamos email constantemente en nuestro celular. Es muy bueno para muchas cosas, pero tiene una contra indicación que debe ser considerada. La gente se acostumbra a que respondamos casi inmediatamente. Y luego, hasta uno percibe su frustración cuando por algún motivo no podemos hacerlo.

A esto agreguémosle las múltiples redes sociales y sus notificaciones. Como comentara oportunamente, en mi caso terminaron todas apagadas.



Sencillamente mantenerse en contacto con todo el mundo todo el tiempo es una presión que se puede volver insostenible. Las políticas de gestión de esto son responsabilidad exclusivamente nuestra.

Si el mensaje, provenga de donde provenga, requiere acción inmediata entonces es una ventaja disponer de la herramienta. Si perdemos la capacidad de decidir cuándo debemos actuar y cuando no, entonces se convierte en un grillete y seremos esclavos de la tecnología y el mundo.

Como en la vida real, a veces hay que saber decir “no”. Y además saber cómo decirlo. Pero no podemos echarle la culpa al dispositivo. Somos nosotros los dueños de la llave maestra. Somos nosotros quienes debemos marcar los límites. Somos nosotros los que eventualmente quitamos la batería…



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jueves, 2 de mayo de 2013

El Email como Sistema de Archivos

Cuando hablamos del email como sistema de archivos lo estamos sacando de su función básica que es comunicar. Pero en el moderno mundo digital en que vivimos, los correos electrónicos deben entenderse como archivos que tienen una gran repercusión en nuestro desempeño, tanto desde el punto de vista de la ejecución como del seguimiento de nuestras actividades.




En el acelerado mundo digital en el que vivimos actualmente, el email juega un papel de relevancia. Además de su versatilidad desde el punto de vista de la comunicación, tiene un aspecto formal que no todos perciben. Es un sistema de base de datos, o de archivos si se prefiere, en el cual los elementos o registros tienen la forma de un mensaje. Y no estoy incluyendo en la balanza cuando el mensaje viene con un adjunto.

Ahora bien, personalmente no me gusta utilizar el correo electrónico como sistema de archivos. Mis documentos están en el disco rígido de la computadora, sobre directorios y sub-directorios que siguen mi propia organización. La que me sirve a mí. Si bien es cierto que los paquetes de software de email son lo suficientemente versátiles para ofrecernos un esquema similar al del administrador de archivos de la PC, los directorios replicados allí representan un nivel de engorro adicional si uno empieza a duplicar las estructuras entre el disco rígido, el disco de red (la muy de moda computación en la nube o Cloud Computing en ingles), y el software cliente de correo electrónico.

Cuando tenía cantidades pequeñas de proyectos en Outlook, que es mi plataforma de trabajo, crear directorios de emails me funcionó más o menos bien durante un tiempo. Pero la verdad es que nunca me sentí cómodo teniendo que rastrear las cosas en dos lugares simultáneamente. Además de obligarme a tener que pensar y encontrar el mejor lugar para almacenar cada mensaje, lo cual cuando uno recibe muchos todos los días es un tema que no escala bien.

Por otro lado está la necesidad de lidiar con los mensajes que no serán de utilidad en el futuro. Siendo que la recomendación general es “arrójelos a la basura”, en lo personal me he visto obligado a revisar esa política.

En el ambiente corporativo existe una realidad que siempre lo acecha a uno. Los emails suelen necesitar ser recuperados por cuestiones administrativas, comerciales y hasta legales.

Por lo pronto, llegué a una conclusión que me permite simplificar mi vida.

No borro NINGUN email

a menos que pueda ser clasificado como estricta basura sin ningún tipo de duda.

¿Qué obtengo con ésta política? Una base de datos “íntegra” de mis comunicaciones. Obviamente desecho el spam, y muchas cosas que molestan, pero nunca bajo ningún concepto desecho un mensaje en el que por algún motivo esté o pueda estar potencialmente involucrado.

Y me dirán: “pero eso hará crecer el almacenamiento indefinidamente”. La respuesta a ese problema es que esta política debe ir acompañada de un adecuado manejo de “obsolescencia” del material y su correspondiente “backup”. Por obsolescencia me refiero a controlar el tiempo que tiene sentido mantener almacenados los correos. Esto puede variar mucho dependiendo de la profesión del usuario.

Los clientes de correo electrónico tienen límites a la capacidad de los archivos de almacenamiento. Así que ésto debe ser administrado con cierta regularidad.

Lo importante es que a pesar de la pequeña inversión en tiempo administrativo gano de sobra el siempre escaso recurso que es el tiempo,  evitando tener que pensar qué correos me quedo y cuáles no. Y por sobre todas las cosas, el sistema es elegante y sencillo porque todos los emails son almacenados en un único directorio. Absolutamente todos.

¿Resultado? No tengo que invertir ni un segundo en decidir dónde almacenar un email. Siempre va a un único lugar, que por supuesto no es la bandeja de entrada / Inbox (soy ferviente practicante de la política de “Inbox Cero”).



Si por algún motivo sé positivamente que utilizaré cierto mensaje en un futuro (por ejemplo contratos, pedidos, ofertas), sólo en ese caso copiaré el mensaje a mi sistema de archivos. Ahí sí que el beneficio de invertir tiempo en almacenarlo con acuerdo a una clasificación reducirá mi tiempo de búsqueda significativamente. Lo que no puedo hacer es perder tiempo en decidir donde guardar todos y cada uno de mis mensajes porque esas pequeñas porciones temporales acumuladas representan un desperdicio enorme a lo largo del día.

Aquí hay que evitar la tan común trampa mental de terminar considerando cualquier mensaje como potencialmente útil a futuro. Para eso, los guardo todos. Si lo llegara a necesitar, simplemente lo busco en la base de datos activa de mensajes o en el backup usando las herramientas que los avanzados programas existentes de email me ofrecen. Y lo haré sabiendo positivamente que están todos y cada uno de mis mensajes. La probabilidad de tener que recuperar un mensaje es tan baja que es preferible recurrir a las herramientas automatizadas de búsqueda a menos que tenga claro que necesariamente voy a utilizarlo en el futuro.

En resumen, podemos utilizar el cliente de correo electrónico como sistema de archivos en la medida que aporte verdadero valor a nuestro trabajo. Pero si debemos invertir demasiado tiempo en clasificar y almacenar los mensajes, cosa que ocurre frecuentemente en el ámbito empresarial,  lo mejor es reservar el cliente de email exclusivamente para comunicaciones y adoptar una política de archivado total de los correos, junto con una fuerte selectividad para copiar algunos de esos mensajes, los que sí sabemos que necesitaremos en el futuro, en nuestro sistema de archivos formal.

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