jueves, 2 de mayo de 2013

El Email como Sistema de Archivos

Cuando hablamos del email como sistema de archivos lo estamos sacando de su función básica que es comunicar. Pero en el moderno mundo digital en que vivimos, los correos electrónicos deben entenderse como archivos que tienen una gran repercusión en nuestro desempeño, tanto desde el punto de vista de la ejecución como del seguimiento de nuestras actividades.




En el acelerado mundo digital en el que vivimos actualmente, el email juega un papel de relevancia. Además de su versatilidad desde el punto de vista de la comunicación, tiene un aspecto formal que no todos perciben. Es un sistema de base de datos, o de archivos si se prefiere, en el cual los elementos o registros tienen la forma de un mensaje. Y no estoy incluyendo en la balanza cuando el mensaje viene con un adjunto.

Ahora bien, personalmente no me gusta utilizar el correo electrónico como sistema de archivos. Mis documentos están en el disco rígido de la computadora, sobre directorios y sub-directorios que siguen mi propia organización. La que me sirve a mí. Si bien es cierto que los paquetes de software de email son lo suficientemente versátiles para ofrecernos un esquema similar al del administrador de archivos de la PC, los directorios replicados allí representan un nivel de engorro adicional si uno empieza a duplicar las estructuras entre el disco rígido, el disco de red (la muy de moda computación en la nube o Cloud Computing en ingles), y el software cliente de correo electrónico.

Cuando tenía cantidades pequeñas de proyectos en Outlook, que es mi plataforma de trabajo, crear directorios de emails me funcionó más o menos bien durante un tiempo. Pero la verdad es que nunca me sentí cómodo teniendo que rastrear las cosas en dos lugares simultáneamente. Además de obligarme a tener que pensar y encontrar el mejor lugar para almacenar cada mensaje, lo cual cuando uno recibe muchos todos los días es un tema que no escala bien.

Por otro lado está la necesidad de lidiar con los mensajes que no serán de utilidad en el futuro. Siendo que la recomendación general es “arrójelos a la basura”, en lo personal me he visto obligado a revisar esa política.

En el ambiente corporativo existe una realidad que siempre lo acecha a uno. Los emails suelen necesitar ser recuperados por cuestiones administrativas, comerciales y hasta legales.

Por lo pronto, llegué a una conclusión que me permite simplificar mi vida.

No borro NINGUN email

a menos que pueda ser clasificado como estricta basura sin ningún tipo de duda.

¿Qué obtengo con ésta política? Una base de datos “íntegra” de mis comunicaciones. Obviamente desecho el spam, y muchas cosas que molestan, pero nunca bajo ningún concepto desecho un mensaje en el que por algún motivo esté o pueda estar potencialmente involucrado.

Y me dirán: “pero eso hará crecer el almacenamiento indefinidamente”. La respuesta a ese problema es que esta política debe ir acompañada de un adecuado manejo de “obsolescencia” del material y su correspondiente “backup”. Por obsolescencia me refiero a controlar el tiempo que tiene sentido mantener almacenados los correos. Esto puede variar mucho dependiendo de la profesión del usuario.

Los clientes de correo electrónico tienen límites a la capacidad de los archivos de almacenamiento. Así que ésto debe ser administrado con cierta regularidad.

Lo importante es que a pesar de la pequeña inversión en tiempo administrativo gano de sobra el siempre escaso recurso que es el tiempo,  evitando tener que pensar qué correos me quedo y cuáles no. Y por sobre todas las cosas, el sistema es elegante y sencillo porque todos los emails son almacenados en un único directorio. Absolutamente todos.

¿Resultado? No tengo que invertir ni un segundo en decidir dónde almacenar un email. Siempre va a un único lugar, que por supuesto no es la bandeja de entrada / Inbox (soy ferviente practicante de la política de “Inbox Cero”).



Si por algún motivo sé positivamente que utilizaré cierto mensaje en un futuro (por ejemplo contratos, pedidos, ofertas), sólo en ese caso copiaré el mensaje a mi sistema de archivos. Ahí sí que el beneficio de invertir tiempo en almacenarlo con acuerdo a una clasificación reducirá mi tiempo de búsqueda significativamente. Lo que no puedo hacer es perder tiempo en decidir donde guardar todos y cada uno de mis mensajes porque esas pequeñas porciones temporales acumuladas representan un desperdicio enorme a lo largo del día.

Aquí hay que evitar la tan común trampa mental de terminar considerando cualquier mensaje como potencialmente útil a futuro. Para eso, los guardo todos. Si lo llegara a necesitar, simplemente lo busco en la base de datos activa de mensajes o en el backup usando las herramientas que los avanzados programas existentes de email me ofrecen. Y lo haré sabiendo positivamente que están todos y cada uno de mis mensajes. La probabilidad de tener que recuperar un mensaje es tan baja que es preferible recurrir a las herramientas automatizadas de búsqueda a menos que tenga claro que necesariamente voy a utilizarlo en el futuro.

En resumen, podemos utilizar el cliente de correo electrónico como sistema de archivos en la medida que aporte verdadero valor a nuestro trabajo. Pero si debemos invertir demasiado tiempo en clasificar y almacenar los mensajes, cosa que ocurre frecuentemente en el ámbito empresarial,  lo mejor es reservar el cliente de email exclusivamente para comunicaciones y adoptar una política de archivado total de los correos, junto con una fuerte selectividad para copiar algunos de esos mensajes, los que sí sabemos que necesitaremos en el futuro, en nuestro sistema de archivos formal.

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