martes, 6 de agosto de 2013

La Prueba del Tiempo

Cuando la cantidad de notas e información se acumulan por diversos motivos en nuestro sistema de organización, tratarlas puede convertirse en un verdadero desafío. Uno de los criterios para decidir si eliminar o no un elemento puede ser someterlo a “La Prueba del Tiempo”…




El mundo que nos rodea tiene muchas veces la costumbre de abrumarnos con información y demandas, especialmente en ésta época, en la cual la tecnología permite manejar cantidades enormes de ambas.

Pero no todo tiene la misma relevancia. Como decimos una y otra vez, saber priorizar es fundamental. Y lo que suele ocurrir muchas veces es que las cosas a las que les asignamos la mayor prioridad dejan otras en el camino, como suele decirse “cajoneadas”.  Esas cosas, en principio sin importancia suelen apilarse y generar una abundante carga de trabajo.

Hay muchas maneras de manejar ese cúmulo de “cosas”. Una es ignorarlo y tirarlo a la basura sin más. Es una opción y no es poco tentadora. Tiene el atractivo de limpiarnos de “cosas por manejar”. Libera tiempo.

También es cierto que nuestro método de evaluación de importancia puede fallar. Esa prioridad que asignamos tiene siempre asociada una probabilidad de error, y no pocas veces ocurre que algo que a primera lectura juzgamos de poco relevancia termina teniendo un impacto profundo en nuestra actividad.

Este punto contiene una trampa. El temor a perder de vista algo que “podría ser importante” nos puede llevar a acumular pendientes de poca monta que se acumulan y adquieren peso en nuestro sistema de organización por una mera cuestión de volumen. Simplemente hay que lidiar con ellos.

¿Cuántas veces nos pidieron algo que nos pareció irrelevante y simplemente no lo hicimos porque teníamos cosas más importantes que hacer? ¿Cuántas veces nos encontramos revolviendo nuestro papelerío acumulado o nuestros archivos buscando un dato que resulta crítico para resolver un problema, sabemos que lo tenemos en algún lado pero no nos tomamos en su momento el trabajo de guardarlo en el lugar correcto porque parecía de poca importancia? Demasiadas veces.

Como bien dice nuestro buen amigo Berto Pena: “la información vale cuando la necesitas”.

Hay una forma interesante de mantener un equilibrio entre mantener algo en nuestro sistema de organización durante más tiempo del necesario y el borrarlo sin mediar siquiera análisis:

“La Prueba del Tiempo”

Todo material tiene una fecha asignada. De creación, de recepción, de pedido, etc. Es como una marca a fuego y es bueno asegurarse que cada elemento que tratamos tenga alguna asociada.

Si el tema en cuestión considero que es importante, en primer lugar mi valoración es tenida en cuenta. Pongo el tema en la “cola” correspondiente de prioridad. Si es la más baja, allí irá a parar sin dudarlo. Pero estará ahí. No desaparece.

Cuando cada tanto haga “limpieza”, “revisión semanal” (o cualquier otro mecanismo que me sea útil) de mi sistema me encontraré nuevamente con el tema en cuestión y lo volveré a evaluar. La mayoría de las veces el material merece ser eliminado. Y, como no podía ser de otra manera, la cantidad de elementos eliminados es mayor cuanto mayor es la cantidad de tiempo transcurrido desde su creación hasta la revisión.

Me pasa muchísimo con las notas de recordatorio que escribo a diestra y siniestra para no olvidar nada. Si no son accionables o tienen poca importancia, terminan en una pila aparte que suele acumularse. Cuando hago una limpieza suelo tirar a la basura la mayor parte. El paso del tiempo jugó un papel fundamental en mi evaluación de su importancia. Tomando distancia del momento en que lo escribí resultó que el tema no merecía ocupar espacio en mi agenda. Al menos no mientras tuviera cosas más importantes que hacer.

De idéntica manera ocurre con las tareas que no son ni urgentes ni importantes (el cuarto cuadrante de la Matriz de Eisenhower). Van acumulándose en ese cola de baja prioridad hasta que decidimos eliminarlas por completo. Como decía Stephen Covey, se las va “ahogando”, hasta que mueren.

La prueba del tiempo es una manera de darnos cuenta si algo tiene sentido de ser realizado o no. Las cosas importantes suelen volver a nosotros una y otra vez, mientras que las cuestiones de menor peso se irán desvaneciendo hasta desaparecer de nuestro "radar".

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