Cuando la cantidad de notas e información se acumulan por diversos
motivos en nuestro sistema de organización, tratarlas puede convertirse en un
verdadero desafío. Uno de los criterios para decidir si eliminar o no un
elemento puede ser someterlo a “La Prueba del Tiempo”…
El mundo que nos rodea tiene muchas veces la costumbre de abrumarnos con información y demandas, especialmente en ésta época, en la cual la tecnología permite manejar cantidades enormes de ambas.
Pero no todo
tiene la misma relevancia. Como decimos una y otra vez, saber priorizar es fundamental. Y lo que suele ocurrir muchas
veces es que las cosas a las que les asignamos la mayor prioridad dejan otras
en el camino, como suele decirse “cajoneadas”. Esas cosas, en principio sin
importancia suelen apilarse y generar una abundante carga de trabajo.
Hay muchas
maneras de manejar ese cúmulo de “cosas”. Una es ignorarlo y tirarlo a la
basura sin más. Es una opción y no es poco tentadora. Tiene el atractivo de
limpiarnos de “cosas por manejar”. Libera tiempo.
También es
cierto que nuestro método de evaluación de importancia puede fallar. Esa
prioridad que asignamos tiene siempre asociada una probabilidad de error, y no
pocas veces ocurre que algo que a primera lectura juzgamos de poco relevancia
termina teniendo un impacto profundo en nuestra actividad.
Este punto
contiene una trampa. El temor a perder de vista algo que “podría ser
importante” nos puede llevar a acumular pendientes de poca monta que se
acumulan y adquieren peso en nuestro sistema de organización por una mera
cuestión de volumen. Simplemente hay que lidiar con ellos.
¿Cuántas veces
nos pidieron algo que nos pareció irrelevante y simplemente no lo hicimos
porque teníamos cosas más importantes que hacer? ¿Cuántas veces nos encontramos
revolviendo nuestro papelerío acumulado o nuestros archivos buscando un dato
que resulta crítico para resolver un problema, sabemos que lo tenemos en algún
lado pero no nos tomamos en su momento el trabajo de guardarlo en el lugar
correcto porque parecía de poca importancia? Demasiadas veces.
Como bien dice
nuestro buen amigo Berto Pena: “la información vale cuando la necesitas”.
Hay una forma interesante
de mantener un equilibrio entre mantener algo en nuestro sistema de
organización durante más tiempo del necesario y el borrarlo sin mediar siquiera
análisis:
“La Prueba del Tiempo”
Todo material
tiene una fecha asignada. De creación, de recepción, de pedido, etc. Es como
una marca a fuego y es bueno asegurarse que cada elemento que tratamos
tenga alguna asociada.
Si el tema en
cuestión considero que es importante, en primer lugar mi valoración es tenida
en cuenta. Pongo el tema en la “cola” correspondiente de prioridad. Si es la
más baja, allí irá a parar sin dudarlo. Pero estará ahí. No desaparece.
Cuando cada tanto
haga “limpieza”, “revisión semanal” (o cualquier otro mecanismo que me sea útil)
de mi sistema me encontraré nuevamente con el tema en cuestión y lo volveré a
evaluar. La mayoría de las veces el material merece ser eliminado. Y, como no
podía ser de otra manera, la cantidad de elementos eliminados es mayor cuanto
mayor es la cantidad de tiempo transcurrido desde su creación hasta la
revisión.
Me pasa muchísimo con las notas de recordatorio que escribo a diestra y siniestra para no olvidar nada. Si no son accionables o tienen poca importancia, terminan en una pila aparte que suele acumularse. Cuando hago una limpieza suelo tirar a la basura la mayor parte. El paso del tiempo jugó un papel fundamental en mi evaluación de su importancia. Tomando distancia del momento en que lo escribí resultó que el tema no merecía ocupar espacio en mi agenda. Al menos no mientras tuviera cosas más importantes que hacer.
De idéntica
manera ocurre con las tareas que no son ni urgentes ni importantes (el cuarto cuadrante
de la Matriz de Eisenhower). Van acumulándose en ese cola de baja prioridad
hasta que decidimos eliminarlas por completo. Como decía Stephen Covey, se las
va “ahogando”, hasta que mueren.
La prueba del
tiempo es una manera de darnos cuenta si algo tiene sentido de ser realizado o
no. Las cosas importantes suelen volver a nosotros una y otra vez, mientras que
las cuestiones de menor peso se irán desvaneciendo hasta desaparecer de nuestro "radar".
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