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La Recarga Administrativa

La recarga administrativa que nos genera poner en marcha un sistema de organización personal, o mejorar el que tenemos, a veces puede resultar en un gran esfuerzo. ¿Vale la pena? Mi opinión es que sí…



Muchas veces algunos me preguntan si vale la pena tanto esfuerzo invertido en mi organización personal. Que es demasiado tiempo dedicado a actividades administrativas quitadas al verdadero trabajo.

Personalmente no coincido con esa postura. Algunos de los mejores resultados que obtuve en mi vida los saqué precisamente en aquellos casos en los que invertí el mayor tiempo en poner mis ideas, mis asuntos y mi agenda en orden.

¿Qué si no es cierto que en muchos casos terminamos organizando y estructurando nuestra vida en exceso? A veces, sí. Eso ocurre por lo general cuando perdemos de vista que la organización personal es un medio y no un fin en sí mismo.

Pero esa recarga administrativa es la que nos permite alcanzar las más elevadas metas que nos propongamos alcanzar. Y también nos sirve para liberar tiempo para el ocio, el cual nos permitirá disfrutar de manera más plena los momentos que queremos compartir con nuestros afectos y porqué no con nuestros propios placeres en la vida.

Hemos discutido en  ¿cuánta planificación necesitamos? sobre cuál es la cantidad de tiempo invertido en planificar que tiene sentido. Y la realidad es que la respuesta depende de la complejidad del proyecto que tengamos entre manos.

Pero la planificación es sólo uno de los variados e importantes componentes con que cuenta la organización personal. También tendremos que dedicar parte de nuestro tiempo a manejar archivos; responder mensajes; mejorar nuestros hábitos; elegir, mantener operativas y dominar nuestras herramientas; dar seguimiento; mantener viva nuestra red de contactos; eliminar lo innecesario, y podríamos seguir un largo rato.

Y por supuesto, el dilema siempre presente: ¿Le invierto mi siempre escaso tiempo a esta tarea meramente administrativa o a lo que realmente debo hacer?

Lamentablemente no hay una opción tan tajante. La recarga administrativa es el precio que debemos pagar para alcanzar nuestras metas más complejas. Sencillamente el caos existente en el mundo no puede ser superado sin un mínimo de inversión en mantener operativo (útil) un sistema de organización. El que sea. Desde el más sencillo y elemental como tomar un cuaderno para llevar notas y listar lo que queremos hacer, hasta esquemas mucho más elaborados como GTD, la inversión en algún tipo de organización es inevitable. Por supuesto si queremos obtener resultados.

La discusión por supuesto debe centrarse en hasta dónde. Ahí podemos empezar a pensar en estrategias como eliminar redundancias; dejar de dedicar tiempo procesos que nunca se terminan usando; incluso el minimalismo como filosofía es una aproximación válida para tomar este tipo de decisiones.

Como he dicho muchas veces, mi enfoque es dedicar tiempo a aquellas cosas que realmente producen resultados. A lo que sirve. Y mi atención en general se centra en identificar si una herramienta o procedimiento que uso responde al objetivo que me propuse que cumpla. Cuando mi evaluación es que no, sencillamente busco una nueva respuesta, que puede comenzar desde la eliminación simple y llana, hasta en la puesta a prueba de una nueva manera de encarar el problema.

En el fondo, esta manera es el centro del enfoque en la “mejora continua”. Algo que aplico a muchos más aspectos en mi vida que la simple organización personal o laboral. Es todo una filosofía de superación permanente, que me lleva a revisar permanentemente mis metas y los medios que pongo en juego para alcanzarlas.




¿Que si a veces no me agota tanto esfuerzo administrativo? Si, por supuesto. En muchas ocasiones es agotador. Pero cuando alcanzo mis metas, esa sensación se me pasa …




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Comentarios

  1. Me ha encantado el post. Hace reflexionar sobre nuestras propias experiencias.

    Yo creo que si inviertes más de un 20% en estas tareas que en el trabajo, además de una administración ineficiente generarás un trabajo improductivo. Recordemos la regla del 20-80: el 20% de preparación para generar el 80% del resultado.

    Invertir tiempo en estas labores es necesario para un mejor resultado. Pero no hay que enquistarse en ello. Hay que ser ágiles y dar respuesta rápida al trabajo que hay que obtener.

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