La recarga administrativa que nos genera poner en marcha un sistema de
organización personal, o mejorar el que tenemos, a veces puede resultar en un
gran esfuerzo. ¿Vale la pena? Mi opinión es que sí…
Muchas veces
algunos me preguntan si vale la pena tanto esfuerzo invertido en mi
organización personal. Que es demasiado tiempo dedicado a actividades
administrativas quitadas al verdadero trabajo.
Personalmente
no coincido con esa postura. Algunos de los mejores resultados que obtuve en mi
vida los saqué precisamente en aquellos casos en los que invertí el mayor
tiempo en poner mis ideas, mis asuntos y mi agenda en orden.
¿Qué si no es
cierto que en muchos casos terminamos organizando y estructurando nuestra vida
en exceso? A veces, sí. Eso ocurre por lo general cuando perdemos de vista que
la organización personal es un medio y no un fin en sí mismo.
Pero esa
recarga administrativa es la que nos permite alcanzar las más elevadas metas
que nos propongamos alcanzar. Y también nos sirve para liberar tiempo para el
ocio, el cual nos permitirá disfrutar de manera más plena los momentos que
queremos compartir con nuestros afectos y porqué no con nuestros propios
placeres en la vida.
Hemos discutido
en ¿cuánta planificación necesitamos? sobre cuál es la cantidad de tiempo invertido en
planificar que tiene sentido. Y la realidad es que la respuesta depende de la
complejidad del proyecto que tengamos entre manos.
Pero la
planificación es sólo uno de los variados e importantes componentes con que
cuenta la organización personal. También tendremos que dedicar parte de nuestro
tiempo a manejar archivos; responder mensajes; mejorar nuestros hábitos;
elegir, mantener operativas y dominar nuestras herramientas; dar seguimiento;
mantener viva nuestra red de contactos; eliminar lo innecesario, y podríamos
seguir un largo rato.
Y por supuesto,
el dilema siempre presente: ¿Le invierto mi siempre escaso tiempo a esta tarea
meramente administrativa o a lo que realmente debo hacer?
Lamentablemente
no hay una opción tan tajante. La recarga administrativa es el precio que
debemos pagar para alcanzar nuestras metas más complejas. Sencillamente el caos
existente en el mundo no puede ser superado sin un mínimo de inversión en
mantener operativo (útil) un sistema de organización. El que sea. Desde el más
sencillo y elemental como tomar un cuaderno para llevar notas y listar lo que
queremos hacer, hasta esquemas mucho más elaborados como GTD, la inversión en algún
tipo de organización es inevitable. Por supuesto si queremos obtener
resultados.
La discusión
por supuesto debe centrarse en hasta dónde. Ahí podemos empezar a pensar en
estrategias como eliminar redundancias; dejar de dedicar tiempo procesos que
nunca se terminan usando; incluso el minimalismo como filosofía es una
aproximación válida para tomar este tipo de decisiones.
Como he dicho
muchas veces, mi enfoque es dedicar tiempo a aquellas cosas que realmente
producen resultados. A lo que sirve. Y mi atención en general se centra en
identificar si una herramienta o procedimiento que uso responde al objetivo que
me propuse que cumpla. Cuando mi evaluación es que no, sencillamente busco una
nueva respuesta, que puede comenzar desde la eliminación simple y llana, hasta
en la puesta a prueba de una nueva manera de encarar el problema.
En el fondo,
esta manera es el centro del enfoque en la “mejora
continua”. Algo que aplico a muchos más aspectos en mi vida que la simple
organización personal o laboral. Es todo una filosofía de superación permanente,
que me lleva a revisar permanentemente mis metas y los medios que pongo en
juego para alcanzarlas.
¿Que si a veces
no me agota tanto esfuerzo administrativo? Si, por supuesto. En muchas
ocasiones es agotador. Pero cuando alcanzo mis metas, esa sensación se me pasa
…
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Me ha encantado el post. Hace reflexionar sobre nuestras propias experiencias.
ResponderEliminarYo creo que si inviertes más de un 20% en estas tareas que en el trabajo, además de una administración ineficiente generarás un trabajo improductivo. Recordemos la regla del 20-80: el 20% de preparación para generar el 80% del resultado.
Invertir tiempo en estas labores es necesario para un mejor resultado. Pero no hay que enquistarse en ello. Hay que ser ágiles y dar respuesta rápida al trabajo que hay que obtener.