viernes, 21 de octubre de 2011

Agenda Electrónica o en Papel - ¿Y un poco de ambas?

La verdad es que la discusión sobre si nos organizamos con papel o con una agenda electrónica es difícil de zanjar si nos fanatizamos. E incluso podemos ir más lejos. ¿Porqué no combinar ambas herramientas en nuestro sistema de organización?



Meditaba sobre este tema a la vez que planificaba mi fin de semana a última hora de un viernes. Y por muchas vueltas que le dí al asunto, aún con una agenda electrónica completamente operacional con Outlook y un Smartphone perfectamente sincronizados, sigo teniendo que volver al viejo papel para algunas cosas.

Está bien, no es lo mismo. Hay una trampa. Es una impresión en tríptico (tres columnas de contenido) de mi Calendario para sábado y domingo con mi lista de tareas y un espacio en blanco para escribir por si acaso.

Es como si mi vieja agenda de papel hubiera vuelto de ultratumba…


¿Cual es el problema que tuvimos que solucionar? 


El acceso a la agenda. Mi escenario el fin de semana obviamente cambia. Ya no paso horas en un escritorio, ni ando por las calles de reunión en reunión. Raras veces un fin de semana dedicado al tiempo personal termina así, aunque tiende a ocurrir mucho cuando uno precisamente no se toma el trabajo de organizarlo, y termina haciendo lo que surge sin más.




No tengo la computadora disponible todo el tiempo, y la carga de datos en el Smartphone no es tan práctica como sobre la computadora. Nos saca de un apuro, pero ni de lejos permite manejarse con la velocidad del papel.

Ahora, un segundo detalle. El tener tacos de notas por todas partes para anotarme cuando me piden, se me ocurren o me acuerdo de las cosas es un uso del papel que mejora mucho mi control de la situación y evita que se me pierdan detalles. El celular no es tan práctico, y por supuesto igual que mencionaba antes la PC no siempre está a mi disposición. Es “anota u olvida”…

El papel se niega a desaparecer...

Sigo necesitando ver ciertos temas sobre un papel. Y uso computadoras desde hace dos décadas. Pero disfruto enormemente leer un buen artículo en una página impresa. Me da una sensación de “panorama” que no tengo sobre la pantalla del computador. Y para mi organización de proyectos sobre documentos de texto, muchas veces me conviene imprimirlos y ver el escenario completo para ver si tengo que corregir algo, garabatear ideas sobre el proyecto en sí y luego volcar nuevamente al sistema informático. 

Incluso con toda la flexibilidad que puede tener una agenda electrónica, mal usada puede resultar peor el remedio que  la enfermedad. 

Un ejemplo muy interesante sobre como manejar listas extensas de tareas con papel se puede ver en la nota titulada La caja de la productividad de Valentina Thörner da Cruz.

Un muy buen ejemplo de que la clave no está tanto en la herramienta que se elija sino en cómo se la utiliza.


Conclusión

Como sea, estamos hablando siempre de herramientas. No debemos fanatizarnos sino encontrar la forma de organizarnos que más nos convenga para poder relajarnos, y no perder pisada de nuestros compromisos y metas.

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jueves, 13 de octubre de 2011

Correo Electrónico – Clasifique antes de Procesar


Si uno se larga a procesar el correo, lo que normalmente la gente mal interpreta como responder los correos, es muy probable que en el afán por resolver el tema uno se pierda en la tarea. El objetivo es loable, pero el árbol impedirá ver el bosque.

Es necesario remover la paja del trigo, discriminando los mensajes según el criterio que mejor se ajuste a nuestros objetivos o los de nuestra organización.

Pero lo interesante del punto es que la clasificación no es el  procesamiento en sí. Es más bien una etapa intermedia que puede realizarse en muy poco tiempo y cuyas ventajas son inapreciables cuando la carga de trabajo arrecia.





¿Qué criterios podemos utilizar para clasificar? Bueno, algunas potenciales opciones son:

  • Por Nivel de Urgencia: “Urgente/No Urgente”
  • Por Nivel de Prioridad: Alta/Media/Baja
  • Por Tipo de Acción: Leer/Revisar/Llamar

Si usamos clasificaciones del tipo GTD, podríamos pensar clasificaciones como las siguientes:

§         Referencia
§         En Espera
§         Calendario
§         Proyecto

Las clasificaciones que elijamos pueden ajustarse al método que se prefiera, pero lo más importante es que no se trabaje como si fuera algo grabado en piedra. Puede revisarse con el tiempo si las clasificaciones elegidas responden mejor o peor a nuestra manera de trabajar y realizar luego los ajustes necesarios.

Es de recomendar que los nombres de las clasificaciones tengan significación real para uno. Si se elijen palabras que no se pueden asociar mentalmente desde el punto de vista de sus implicancias, es difícil que el esquema que se arme termine funcionando.

Una vez que se eligió un método de clasificación va a surgir una lista de colas que tendremos que decidir como servir. Aquí sí que empieza el procesamiento en serio. Demás está decir que si una cola tiene asociado el título de “Urgente”, es más que obvio que esa cola es la primera que tendremos que atender.

¿Significa esto responder los correos? Depende. Si los fanáticos de GTD implementan una cola que asocian con “Menos de 2 Minutos”, o “DoIt”, es muy probable que al momento de servir esa clasificación se termine respondiendo esos correos directamente. ¿Para que molestarse en introducirlos a su sistema de organización, si los puede liquidar de un saque?

Una de las cosas buenas de ésta forma de trabajar es que,  si no queremos o no podemos terminar de procesar todo, tendremos un criterio más claro para tomar decisiones y por ejemplo poner el foco en aquellas clasificaciones que nosotros decidamos que no podemos dejar sin atender bajo ninguna circunstancia. Y todas aquellas que puedan ser postergadas estarán en un lugar claro para ser continuadas cuando se vuelva a disponer de tiempo. Así es como armamos un esquema de “contención”, y cuando tengamos que hacer uso de él podremos relajarnos sabiendo qué hacemos, qué no hacemos y el porqué de esa decisión en cada caso.

Si el sistema de correo es de tipo cliente como Microsoft Outlook se pueden implementar tanto carpetas (que sirvan de colas con sus nombres asociados a las clasificaciones con la significación que mencionamos antes), o podremos usar etiquetas a las que con colores podremos indicar sobre cada mensaje y luego atenderlos con base a la bandera que le colocamos.

En el caso de usar un Gmail, Hotmail o Yahoo, las etiquetas servirán para este propósito.

El consejo de siempre: haga los cambios de a uno, y evalúe como le va. Cuando se sienta cómodo, pase al siguiente cambio. Así de a poco podrá estabilizar su organización en un modelo eficaz para usted sin correr el riesgo de afectar negativamente su trabajo.

Termine de clasificar para tener en claro todo lo que tiene por delante. Luego empiece a procesar…

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lunes, 10 de octubre de 2011

Correo Electrónico - Defina un Esquema Regular de Revisión


Como decíamos en Correo Electrónico - La Bandeja de Entrada - Generalidades, el mail tiende a inducir a la reactividad. Porque uno intenta mantenerse sin pendientes con el correo. Entonces, en el mismísimo momento en el que entra un mensaje en nuestro Gmail, nuestro Outlook o aún peor en nuestro Blackberry es común ponerse a responder como un autómata.



Aquí pueden ocurrir dos cosas:

a)      El tema realmente es algo que puede resolverse rápido.

b)      El tema no se resuelve lo rápido que uno pensó, y ya compenetrado con el problema no se detiene a analizar cuánto tiempo le va a tomar resolverlo. Con el agravante que puede estar desarmando su propia planificación diaria.


Así es común que se produzca una interrupción en la actividad que saca de curso a la persona de sus planes. Esto impacta directamente en la obtención de resultados. La masificación de celulares de 2G, Edge y 3G, tales como un Smartphone o un Blackberry, han llevado este problema al extremo, porque ahora es mucho más frecuente la revisión del inbox en todo momento y lugar.

Aquí no queremos decir que muchas veces no exista más remedio que salirse de curso y atajar el problema que se presentó súbitamente. Simplemente queremos dejar expuesto el problema que representa olvidarse de las tareas que se tienen planificadas.

Sorpresas siempre tendremos y frecuentemente deberemos salirnos del plan, pero tenemos que intentar lograr que esas salidas de curso sean la excepción y no la regla.

Si estamos haciendo algo importante, interrumpir la actividad sólo para ver si llegó correo cada 2 minutos es un despropósito a menos que seamos representantes de un call center.

¿Qué tan frecuentemente conviene revisar la bandeja? Bueno, en primer lugar al comienzo y al fin de la jornada sin duda. Eso nos permitirá comenzar bien nuestro día y tener una bosquejo del escenario para el siguiente.

¿Y en el medio, que hacemos? Bueno, probablemente sea conveniente una revisión adicional a medio día, otra a media mañana y una más a media tarde. Eso deja períodos razonablemente adecuados para poder cumplir nuestros compromisos y las tareas que tenemos pendientes en nuestro plan.

¿Qué hacemos si nos piden algo urgente en medio y no lo vemos? Bien, si algo es realmente urgente, el teléfono es mucho más adecuado para ese propósito. Hoy en día donde todos tienen celular, esto es mucho más claro. Si alguien lo busca porque necesita respuesta inmediata, el correo siempre representa el riesgo de demora, ya sea porque el servidor se satura, Internet se congestiona o porque sencillamente usted no está sentado delante de la pantalla o mirando extasiado su último Smartphone Samsung Galaxy. Si la urgencia es real, lo llamarán al teléfono celular sin dudarlo y hablarán con usted.

Si, hablar…

Mucho más claro aún si uno utiliza un servicio webmail, como Gmail, Hotmail o Yahoo Mail. En estos casos usted puede ni siquiera estar con el navegador abierto. No todo el mundo trabaja con la pantalla de la notebook a la vista, con lo cual estimados esto también es un llamado de atención para ustedes como usuarios. No esperen una respuesta inmediata a su correo. Esa es más bien la excepción que la regla.

En resumen, defina un esquema regular de revisión de su bandeja de entrada, sea tan consistente con el mismo como le sea posible, y abra espacios en su agenda para hacer aquello que realmente importa y tiene valor para usted.


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lunes, 3 de octubre de 2011

Sistemas de Apoyo – El Cuaderno de Notas

Dentro de los sistemas de apoyo a tu actividad diaria el cuaderno de notas juega un rol destacado. No se si podría considerarse totalmente indispensable, pero casi…
Tomar notas mientras vas haciendo alguna actividad te permite enfocarte con más fuerza en lo que estás haciendo y al mismo tiempo mantener un registro básico del curso de los acontecimientos.

Mejor Escríbelo...

Pongamos por ejemplo que durante el curso de una reunión vas escribiendo los elementos salientes de la misma, la información que entiendes necesitarás con posterioridad. Datos técnicos, situaciones complejas, pedidos de un cliente, y por sobre todas las cosas: “Los Puntos de Acción”.

Es muy tentador confiar en la memoria para las reuniones más simples, pero como casi cualquier aspecto relacionado a la organización “cuando las cantidades aumentan el riesgo de error se incrementa sensiblemente”. Ya sea porque se tienen muchas reuniones cortas o pocas pero largas, las notas son un elemento que resultan ser de un valor incalculable.

Un detalle no menor es que el uso del cuaderno de notas, redunda en una mejora sustancial de la efectividad de tu propia memoria a pesar de ser sólo un sistema de apoyo externo. Es muy común que termines recordando el tema con más facilidad por el sólo hecho de haber tomado notas, y que como resultado termines no usándolas luego. 




Pero el hecho de no volver a usarlas no debe hacerte caer en el error de suponer que no tienen utilidad.


Las notas sus múltiples usos

Así es como el cuaderno de notas termina oficiando de apoyo externo que sirve como:

  • Bitácora: puedes ir siempre a revisar que se hizo en tal o cual fecha, para ver que temas se tocaron, o en el caso opuesto saber cuándo se trató determinado asunto.

  • Confirmación: No es infrecuente tener dudas sobre qué se planteó en determinada conversación sobre un tema específico. Sin importar lo seguro que estés de lo que recuerdas, confirmarlo por medio de las notas produce una sensación de seguridad que te puede ahorrar mucho tiempo. Por lo pronto no tendrás que negociar cosas innecesarias en muchísimas ocasiones.

  • Repaso: Muchas veces necesitarás repasar un tema. Ya sea porque lo retomamos luego de mucho tiempo, o porque queremos estar seguros de lo que habíamos hecho para poder continuar con el siguiente paso. Más allá de la documentación que puedas disponer, revisar tus propias notas tiene el efecto de ayudar a tu mente a ponerte en contexto con el tema tal cual lo veías en el momento en que lo trabajabas.

  • Punto de Enfoque: La toma de la nota provoca un enfoque en tu mente que te ayuda a no distraer tu atención del contexto en el que estás envuelto.

De repente se te ocurre alguna idea, y puedes reflejarla rápidamente como un gráfico, un texto explicativo, o un sencillo garabato. Si vale la pena lo que resultó lo puedes pasar a tu sistema de organización. Si no, no se pierde. Allí estará en caso que en algún momento la necesites.

Imprescindible durante las llamadas

Durante las llamadas, es "in-dis-pen-sa-ble". Una recomendación: antes de empezar la llamada (o incluso cuando recibas una) toma nota de la persona con la que hablas. Eso te ayuda a visualizar a tu interlocutor y ponerte en contexto del tema, el cual también conviene anotar. Cuantas más notas tomes será más fácil reflejar una escucha activa que será apreciada positivamente por tu contraparte.

Muchos te dirán: pero en los tiempos modernos conviene tomar notas sobre sistemas digitales, notas de texto o las mismas handheld. Bueno, no puedes tomar notas en dispositivo de mano a la misma velocidad que en una hoja de papel (a pesar de que algunos dispositivos permiten trabajar en formato libre, por ejemplo la vieja Palm), y la simplicidad de encontrar todos los temas de un período en cierto formato es espectacular. 

No digo que no se pueda con el dispositivo de mano, pero el cuaderno de notas escritas representa a mi entender un elemento mucho más eficaz para tu mente, con una ventaja: no se queda sin baterías y es un registro “duro”. Es difícil perderlo por un error de manipulación o un virus. Se que es un tema discutible, pero a pesar de haber probado en mi caso otros sistemas, siempre termino volviendo a este viejo pero eficaz sistema.

Usa el scanner

Si en ciertas circunstancias te conviene que las notas estén vinculadas a cierto proyecto, hoy en día cuentas con tu buen amigo el scanner. Es una duplicación de la información, pero para ciertas cosas de relevancia tiene sus ventajas que la información esté asociada a la estructura del proyecto. Es cuestión de mensurar adecuadamente las ventajas y desventajas de copiar en formato electrónico. Los efectos de esto sólo los podrás ver con el tiempo, si tienes que revisar las notas mucho después.

En Resumen

El cuaderno de notas puede ayudarte a mejora tu atención; te da un registro "duro" de aquello que quieres recordar y lo puedes tener siempre a mano. Por donde se lo mire, es un elemento de la vieja escuela que no puedo dejar de recomendar a todo aquel que quiera mantener sus cosas bajo control.



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