Dentro de los sistemas de
apoyo a tu actividad diaria el cuaderno de notas juega un rol destacado. No se
si podría considerarse totalmente indispensable, pero casi…
Tomar notas mientras vas haciendo alguna actividad te permite enfocarte con más fuerza en lo que estás haciendo y al mismo tiempo mantener un registro básico del curso de los
acontecimientos.
Muchos te dirán: pero en los
tiempos modernos conviene tomar notas sobre sistemas digitales, notas de texto
o las mismas handheld. Bueno, no puedes tomar notas en dispositivo de
mano a la misma velocidad que en una
hoja de papel (a pesar de que algunos dispositivos permiten trabajar en formato
libre, por ejemplo la vieja Palm), y la simplicidad de encontrar todos los temas de
un período en cierto formato es espectacular.
No digo que no se pueda con el dispositivo de mano, pero el cuaderno de notas escritas representa a mi entender un elemento mucho más eficaz para tu mente, con una ventaja: no se queda sin baterías y es un registro “duro”. Es difícil perderlo por un error de manipulación o un virus. Se que es un tema discutible, pero a pesar de haber probado en mi caso otros sistemas, siempre termino volviendo a este viejo pero eficaz sistema.
Mejor Escríbelo...
Pongamos por ejemplo que durante
el curso de una reunión vas escribiendo los elementos salientes de la misma, la
información que entiendes necesitarás con posterioridad. Datos técnicos,
situaciones complejas, pedidos de un cliente, y por sobre todas las cosas: “Los
Puntos de Acción”.
Es muy tentador confiar en la
memoria para las reuniones más simples, pero como casi cualquier aspecto
relacionado a la organización “cuando las cantidades aumentan el riesgo de
error se incrementa sensiblemente”. Ya sea porque se tienen muchas reuniones
cortas o pocas pero largas, las notas son un elemento que resultan ser de un valor incalculable.
Un detalle no menor es que el uso del cuaderno de notas, redunda en una mejora sustancial de la efectividad de tu propia memoria a pesar de ser sólo un sistema de apoyo externo. Es muy común que termines recordando el tema con más facilidad por el sólo hecho de haber tomado notas, y que como resultado termines no usándolas luego.
Un detalle no menor es que el uso del cuaderno de notas, redunda en una mejora sustancial de la efectividad de tu propia memoria a pesar de ser sólo un sistema de apoyo externo. Es muy común que termines recordando el tema con más facilidad por el sólo hecho de haber tomado notas, y que como resultado termines no usándolas luego.
Pero el hecho de
no volver a usarlas no debe hacerte caer en el error de suponer que no tienen
utilidad.
Las notas sus múltiples usos
Así es como el cuaderno de notas termina oficiando de apoyo externo que sirve como:- Bitácora: puedes ir siempre a
revisar que se hizo en tal o cual fecha, para ver que temas se tocaron, o en
el caso opuesto saber cuándo se trató determinado asunto.
- Confirmación: No es
infrecuente tener dudas sobre qué se planteó en determinada conversación
sobre un tema específico. Sin importar lo seguro que estés de lo que
recuerdas, confirmarlo por medio de las notas produce una sensación de
seguridad que te puede ahorrar mucho tiempo. Por lo pronto no tendrás que
negociar cosas innecesarias en muchísimas ocasiones.
- Repaso: Muchas veces
necesitarás repasar un tema. Ya sea porque lo retomamos luego de mucho
tiempo, o porque queremos estar seguros de lo que habíamos hecho para
poder continuar con el siguiente paso. Más allá de la documentación que
puedas disponer, revisar tus propias notas tiene el efecto de ayudar
a tu mente a ponerte en contexto con el tema tal cual lo veías en el
momento en que lo trabajabas.
- Punto de Enfoque: La toma de la nota provoca un enfoque en tu mente que te ayuda a no distraer tu atención del contexto en el que estás envuelto.
De repente se te ocurre
alguna idea, y puedes reflejarla rápidamente como un gráfico, un texto
explicativo, o un sencillo garabato. Si vale la pena lo que resultó lo puedes pasar a tu sistema de organización. Si no, no se pierde. Allí estará en caso
que en algún momento la necesites.
Imprescindible durante las llamadas
Durante las llamadas, es "in-dis-pen-sa-ble". Una recomendación: antes de empezar la llamada (o incluso cuando recibas una) toma nota de la persona con la que hablas. Eso te ayuda a visualizar a tu interlocutor y ponerte en contexto del tema, el cual también conviene anotar.
Cuantas más notas tomes será más fácil reflejar una escucha activa que será
apreciada positivamente por tu contraparte.
No digo que no se pueda con el dispositivo de mano, pero el cuaderno de notas escritas representa a mi entender un elemento mucho más eficaz para tu mente, con una ventaja: no se queda sin baterías y es un registro “duro”. Es difícil perderlo por un error de manipulación o un virus. Se que es un tema discutible, pero a pesar de haber probado en mi caso otros sistemas, siempre termino volviendo a este viejo pero eficaz sistema.
Usa el scanner
Si en ciertas circunstancias
te conviene que las notas estén vinculadas a cierto proyecto, hoy en día
cuentas con tu buen amigo el scanner. Es una duplicación de la
información, pero para ciertas cosas de relevancia tiene sus ventajas que la
información esté asociada a la estructura del proyecto. Es cuestión de mensurar
adecuadamente las ventajas y desventajas de copiar en formato electrónico. Los
efectos de esto sólo los podrás ver con el tiempo, si tienes que revisar las
notas mucho después.
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