jueves, 13 de octubre de 2011

Correo Electrónico – Clasifique antes de Procesar


Si uno se larga a procesar el correo, lo que normalmente la gente mal interpreta como responder los correos, es muy probable que en el afán por resolver el tema uno se pierda en la tarea. El objetivo es loable, pero el árbol impedirá ver el bosque.

Es necesario remover la paja del trigo, discriminando los mensajes según el criterio que mejor se ajuste a nuestros objetivos o los de nuestra organización.

Pero lo interesante del punto es que la clasificación no es el  procesamiento en sí. Es más bien una etapa intermedia que puede realizarse en muy poco tiempo y cuyas ventajas son inapreciables cuando la carga de trabajo arrecia.





¿Qué criterios podemos utilizar para clasificar? Bueno, algunas potenciales opciones son:

  • Por Nivel de Urgencia: “Urgente/No Urgente”
  • Por Nivel de Prioridad: Alta/Media/Baja
  • Por Tipo de Acción: Leer/Revisar/Llamar

Si usamos clasificaciones del tipo GTD, podríamos pensar clasificaciones como las siguientes:

§         Referencia
§         En Espera
§         Calendario
§         Proyecto

Las clasificaciones que elijamos pueden ajustarse al método que se prefiera, pero lo más importante es que no se trabaje como si fuera algo grabado en piedra. Puede revisarse con el tiempo si las clasificaciones elegidas responden mejor o peor a nuestra manera de trabajar y realizar luego los ajustes necesarios.

Es de recomendar que los nombres de las clasificaciones tengan significación real para uno. Si se elijen palabras que no se pueden asociar mentalmente desde el punto de vista de sus implicancias, es difícil que el esquema que se arme termine funcionando.

Una vez que se eligió un método de clasificación va a surgir una lista de colas que tendremos que decidir como servir. Aquí sí que empieza el procesamiento en serio. Demás está decir que si una cola tiene asociado el título de “Urgente”, es más que obvio que esa cola es la primera que tendremos que atender.

¿Significa esto responder los correos? Depende. Si los fanáticos de GTD implementan una cola que asocian con “Menos de 2 Minutos”, o “DoIt”, es muy probable que al momento de servir esa clasificación se termine respondiendo esos correos directamente. ¿Para que molestarse en introducirlos a su sistema de organización, si los puede liquidar de un saque?

Una de las cosas buenas de ésta forma de trabajar es que,  si no queremos o no podemos terminar de procesar todo, tendremos un criterio más claro para tomar decisiones y por ejemplo poner el foco en aquellas clasificaciones que nosotros decidamos que no podemos dejar sin atender bajo ninguna circunstancia. Y todas aquellas que puedan ser postergadas estarán en un lugar claro para ser continuadas cuando se vuelva a disponer de tiempo. Así es como armamos un esquema de “contención”, y cuando tengamos que hacer uso de él podremos relajarnos sabiendo qué hacemos, qué no hacemos y el porqué de esa decisión en cada caso.

Si el sistema de correo es de tipo cliente como Microsoft Outlook se pueden implementar tanto carpetas (que sirvan de colas con sus nombres asociados a las clasificaciones con la significación que mencionamos antes), o podremos usar etiquetas a las que con colores podremos indicar sobre cada mensaje y luego atenderlos con base a la bandera que le colocamos.

En el caso de usar un Gmail, Hotmail o Yahoo, las etiquetas servirán para este propósito.

El consejo de siempre: haga los cambios de a uno, y evalúe como le va. Cuando se sienta cómodo, pase al siguiente cambio. Así de a poco podrá estabilizar su organización en un modelo eficaz para usted sin correr el riesgo de afectar negativamente su trabajo.

Termine de clasificar para tener en claro todo lo que tiene por delante. Luego empiece a procesar…

Enlaces Relacionados

4 comentarios:

  1. Estuve pensando en esta entrada, y llegué a la conclusión que para mí metodo, clasificar "leer dos veces el correo", creo que es mejor cuando tu lees todos los correos "de una vez" respondes los que te demoras menos de dos minutos, y los otros que tienes que "actuar" o responder, creas el proyecto "email x" y colocas las siguientes tareas que tienes que realizar para poder contestarlo..
    saludos desde Chile

    ResponderEliminar
  2. Sin ninguna duda, el método de los dos minutos se aplica muy bien a esta etapa de la bandeja de entrada.

    Te cuento porqué no lo hago:

    1) Es muy común que algo que pensé que me tomaba dos minutos termine siendo más. Es un error de evaluación, ciertamente, pero prefiero que me ocurra en la etapa en la que me propongo "responder o accionar sobre los correos"

    2) La actitud de responder inmediatamente se "mezcla" con la de "resolver inmediatamente lo urgente, y tal vez tenga un correo que merezca que le preste más atención porque tiene consecuencias importantes no atenderlo a tiempo. En ese caso, es preferible haber identificado rápido lo que merece atención de "prioridad uno", por más que lo otro lo puedas resolver en esos dos minutos. Supón que por algún motivo (exagerando tal vez) tienes "diez correos de dos minutos". Son veinte minutos dedicados a temas que por ahí no son tan críticos, pero "EL" correo de tu jefe pidiendote un informe no previsto a primera hora de la mañana no llegas a verlo antes de terminar esos 20 minutos...

    Como siempre depende de la naturaleza de tu trabajo. Si puedes tener las cosas bajo control liquidando los correos de dos minutos directamente de tu bandeja de entrada, el método es muy bueno igual.

    Saludos y muchas gracias por tu comentario.

    JC

    ResponderEliminar
  3. Siento que esta organización se adapta muy bien al estilo de trabajo. Creo que no se espera de nadie que responda -- en linea -- cada correo que se envía, ya que, si existe una real urgencia, te llamarán por teléfono u realizaran por otro medio.

    Si tu trabajo es de soporte a clientes, creo que no deberías enfocarte a otras cosas, porque a mi parecer, son la mayoría de las veces incompatibles y no se realiza ninguna de las dos bien...

    felicidades por tu blog, me encanta cuando las personas ingresan sus experiencias y se alejan de repetir lo que dicen los libros!!!

    ResponderEliminar
  4. Lamentablemente "hay entornos donde la gente espera que respondas un correo inmediatamente". Esto lo aceleró brutalmente el blackberry.

    Muchas gracias por tu comentario. Realmente lo aprecio.

    Saludos

    JC

    ResponderEliminar