lunes, 10 de octubre de 2011

Correo Electrónico - Defina un Esquema Regular de Revisión


Como decíamos en Correo Electrónico - La Bandeja de Entrada - Generalidades, el mail tiende a inducir a la reactividad. Porque uno intenta mantenerse sin pendientes con el correo. Entonces, en el mismísimo momento en el que entra un mensaje en nuestro Gmail, nuestro Outlook o aún peor en nuestro Blackberry es común ponerse a responder como un autómata.



Aquí pueden ocurrir dos cosas:

a)      El tema realmente es algo que puede resolverse rápido.

b)      El tema no se resuelve lo rápido que uno pensó, y ya compenetrado con el problema no se detiene a analizar cuánto tiempo le va a tomar resolverlo. Con el agravante que puede estar desarmando su propia planificación diaria.


Así es común que se produzca una interrupción en la actividad que saca de curso a la persona de sus planes. Esto impacta directamente en la obtención de resultados. La masificación de celulares de 2G, Edge y 3G, tales como un Smartphone o un Blackberry, han llevado este problema al extremo, porque ahora es mucho más frecuente la revisión del inbox en todo momento y lugar.

Aquí no queremos decir que muchas veces no exista más remedio que salirse de curso y atajar el problema que se presentó súbitamente. Simplemente queremos dejar expuesto el problema que representa olvidarse de las tareas que se tienen planificadas.

Sorpresas siempre tendremos y frecuentemente deberemos salirnos del plan, pero tenemos que intentar lograr que esas salidas de curso sean la excepción y no la regla.

Si estamos haciendo algo importante, interrumpir la actividad sólo para ver si llegó correo cada 2 minutos es un despropósito a menos que seamos representantes de un call center.

¿Qué tan frecuentemente conviene revisar la bandeja? Bueno, en primer lugar al comienzo y al fin de la jornada sin duda. Eso nos permitirá comenzar bien nuestro día y tener una bosquejo del escenario para el siguiente.

¿Y en el medio, que hacemos? Bueno, probablemente sea conveniente una revisión adicional a medio día, otra a media mañana y una más a media tarde. Eso deja períodos razonablemente adecuados para poder cumplir nuestros compromisos y las tareas que tenemos pendientes en nuestro plan.

¿Qué hacemos si nos piden algo urgente en medio y no lo vemos? Bien, si algo es realmente urgente, el teléfono es mucho más adecuado para ese propósito. Hoy en día donde todos tienen celular, esto es mucho más claro. Si alguien lo busca porque necesita respuesta inmediata, el correo siempre representa el riesgo de demora, ya sea porque el servidor se satura, Internet se congestiona o porque sencillamente usted no está sentado delante de la pantalla o mirando extasiado su último Smartphone Samsung Galaxy. Si la urgencia es real, lo llamarán al teléfono celular sin dudarlo y hablarán con usted.

Si, hablar…

Mucho más claro aún si uno utiliza un servicio webmail, como Gmail, Hotmail o Yahoo Mail. En estos casos usted puede ni siquiera estar con el navegador abierto. No todo el mundo trabaja con la pantalla de la notebook a la vista, con lo cual estimados esto también es un llamado de atención para ustedes como usuarios. No esperen una respuesta inmediata a su correo. Esa es más bien la excepción que la regla.

En resumen, defina un esquema regular de revisión de su bandeja de entrada, sea tan consistente con el mismo como le sea posible, y abra espacios en su agenda para hacer aquello que realmente importa y tiene valor para usted.


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